論新時(shí)期圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的編輯

［收稿日期］2008年6月20日

［作者簡(jiǎn)介］張利娜(1980～ )：女，大學(xué)本科畢業(yè)，助理館員，東莞圖書(shū)館辦公室。

［摘 要］本文結(jié)合工作實(shí)際，介紹了圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的性質(zhì)和作用，格式和類(lèi)型，以及采寫(xiě)和編輯人員在編印簡(jiǎn)報(bào)過(guò)程中應(yīng)注意的要素。

［關(guān)鍵詞］簡(jiǎn)報(bào) 編輯 采寫(xiě) 編發(fā)

［中圖分類(lèi)號(hào)］R319

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1009－5489(2008)07－0223－02

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簡(jiǎn)報(bào)是單位內(nèi)部向上級(jí)部門(mén)反映情況，向下級(jí)或平級(jí)單位溝通信息時(shí)使用的一種簡(jiǎn)短快捷的，帶有一定的新聞性質(zhì)的文字材料。圖書(shū)館作為公益性的文化事業(yè)單位，簡(jiǎn)報(bào)在具體工作中也是不可或缺的。根據(jù)本人在圖書(shū)館幾年的工作經(jīng)歷和編輯簡(jiǎn)報(bào)的體會(huì)，現(xiàn)就新時(shí)期圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的采寫(xiě)和編輯談點(diǎn)粗淺的看法。

一、圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的性質(zhì)和作用

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跟其他工作簡(jiǎn)報(bào)一樣，圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)是領(lǐng)導(dǎo)和員工了解圖書(shū)館館情和工作進(jìn)展的一個(gè)重要窗口。它的傳遞關(guān)系既可是上行，也可是平行和下行的，它具有報(bào)告的功能，但不屬于正式的公文。歸納起來(lái)，圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)的作用體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.匯報(bào)

簡(jiǎn)報(bào)的主要編輯目的是向上級(jí)報(bào)告“重大事項(xiàng)的處理和進(jìn)展、工作中的最新情況和經(jīng)驗(yàn)”等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)。近年來(lái)，隨著東莞圖書(shū)館事業(yè)的迅猛發(fā)展，政府對(duì)圖書(shū)館的投入和關(guān)注得到空前的提高，市委市政府下發(fā)了關(guān)于圖書(shū)館建設(shè)的幾份文件，如打造圖書(shū)館之城和舉辦讀書(shū)節(jié)等。為此，我們開(kāi)辟了“圖書(shū)館之城建設(shè)”、“東莞讀書(shū)節(jié)”等專(zhuān)欄。

2.交流和溝通

對(duì)于圖書(shū)館館內(nèi)各部門(mén)和其他兄弟單位，通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)可以互通情報(bào)、介紹經(jīng)驗(yàn)、探討問(wèn)題。

對(duì)于傳媒單位，則可以為報(bào)紙、電臺(tái)、電視報(bào)道提供資料和線索。如東莞圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)開(kāi)辟了“工作動(dòng)態(tài)”、“身邊人身邊事”、“員工風(fēng)采”欄目，讓各部門(mén)和館內(nèi)員工更好地了解彼此。3.指導(dǎo)和協(xié)調(diào)

簡(jiǎn)報(bào)還可以傳達(dá)、解釋上級(jí)文件精神，指導(dǎo)圖書(shū)館分館和部門(mén)工作；在簡(jiǎn)報(bào)上直接提出意見(jiàn)和要求，供各部門(mén)和分館參照?qǐng)?zhí)行；也可以表彰先進(jìn)，批評(píng)后進(jìn)，運(yùn)用典型推動(dòng)工作更好地開(kāi)展。

4.宣傳和推介

圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)不僅承擔(dān)著信息傳遞的功能，也是有效的宣傳媒介。它容量可大可小，篇幅可長(zhǎng)可短，行文可莊可諧。通過(guò)它，可以宣傳上級(jí)部門(mén)最新的方針、政策，可以傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)指示、講話；館內(nèi)員工和廣大讀者的意見(jiàn)等，都可以通過(guò)它編發(fā)傳播。

二、簡(jiǎn)報(bào)的格式和類(lèi)型

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圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)同其他單位的簡(jiǎn)報(bào)一樣，有固定的格式，大體分為報(bào)頭、主體、報(bào)尾三部分。東莞圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)采用A3紙編印，視具體情況可適當(dāng)增加頁(yè)數(shù)。類(lèi)型分為兩種，一種是綜合簡(jiǎn)報(bào)，是對(duì)全館動(dòng)態(tài)及某些部門(mén)工作的報(bào)道等；二是專(zhuān)題簡(jiǎn)報(bào)，由某一盛大活動(dòng)或項(xiàng)目的綜合報(bào)道，整篇簡(jiǎn)報(bào)圍繞該事項(xiàng)進(jìn)行。

1.報(bào)頭

報(bào)頭位于簡(jiǎn)報(bào)第一頁(yè)的上方，約占該頁(yè)的三分之一，設(shè)計(jì)要求美觀大方，主要包括簡(jiǎn)報(bào)的名稱(chēng)、期號(hào)、印發(fā)日期、編發(fā)單位等。簡(jiǎn)報(bào)名稱(chēng)宜固定，不要隨意改動(dòng)，其位置居中，用大號(hào)字體，套紅，以求端莊醒目。在東莞圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)的首頁(yè)上方，中間是簡(jiǎn)報(bào)的名稱(chēng)“東莞圖書(shū)館工作”，名稱(chēng)下面是簡(jiǎn)報(bào)期號(hào)或順序號(hào)和印發(fā)日期，印發(fā)日期下面靠右側(cè)是編發(fā)單位的全稱(chēng)。

2.主體

主體由目錄、標(biāo)題和正文構(gòu)成。目錄在整個(gè)報(bào)頭的下方居中，它是對(duì)本期簡(jiǎn)報(bào)的一個(gè)索引介紹，目錄下面用一條橫線和正文格開(kāi)；標(biāo)題是對(duì)文章正文的高度概括，必須恰當(dāng)、醒目，使人一看就知道文章的中心內(nèi)容；正文則是對(duì)事件的具體描述，風(fēng)格可以活波幽默，也可以嚴(yán)肅穩(wěn)重。有時(shí)簡(jiǎn)報(bào)還要根據(jù)需要在正文前面加上編者按語(yǔ)，以求更明了簡(jiǎn)潔。

3.報(bào)尾

在東莞圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)最后一頁(yè)下部靠右，注明本期的責(zé)任編輯。

三、簡(jiǎn)報(bào)的采寫(xiě)

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圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的原稿一般是由各部門(mén)和員工自行擬寫(xiě)。但在此之前，簡(jiǎn)報(bào)的編輯人員要確定本期的主要重點(diǎn)和內(nèi)容是什么，然后通知各部門(mén)圍繞這些重點(diǎn)采寫(xiě)。采寫(xiě)人員抓準(zhǔn)了編輯的意圖，了解簡(jiǎn)報(bào)的動(dòng)向，所寫(xiě)的稿件才能使編者滿意。根據(jù)本人的體驗(yàn)，采寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)要做到以下四點(diǎn)：簡(jiǎn)練、快捷、新穎、準(zhǔn)確。

1.簡(jiǎn)練

簡(jiǎn)報(bào)，顧名思義，就是簡(jiǎn)明扼要的報(bào)告。要做到簡(jiǎn)，首先內(nèi)容要精煉集中、言簡(jiǎn)意賅，材料要典型、有特點(diǎn)；其次是文字要干凈利索，不廢話連篇；再次是寫(xiě)法上要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)，不說(shuō)空話、套話。

2.快捷

簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)似報(bào)道中的“消息”，速度一定要快，反映思想動(dòng)態(tài)快，報(bào)告工作情況也要快，以便領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及時(shí)掌握新情況、研究新問(wèn)題，這就要求編輯人員文思敏捷，善于抓重點(diǎn)。編寫(xiě)“簡(jiǎn)報(bào)”要搶時(shí)間，慢了就失去了它存在的價(jià)值。目前東莞圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)以每10天出一期，每月出3期的頻率編印。

3.新穎

新，也是簡(jiǎn)報(bào)的價(jià)值，包括思想方法的新動(dòng)態(tài)，工作方面的新經(jīng)驗(yàn)，值得注意的新苗頭等。新聞刊物突出“新”的因素，而圖書(shū)館簡(jiǎn)報(bào)也強(qiáng)調(diào)“新”，以求在工作中發(fā)揮更實(shí)在的指導(dǎo)作用。

4.準(zhǔn)確

就是要求真實(shí)可靠。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部室員工可能會(huì)根據(jù)簡(jiǎn)報(bào)反映的情況作出決策或提出意見(jiàn)，所以材料包括原文和數(shù)字等一定要真實(shí)、準(zhǔn)確。采寫(xiě)人員一定要有高度的責(zé)任感，成稿后交給部門(mén)主任審核，以保證事實(shí)的準(zhǔn)確，切不可閉門(mén)造車(chē)，主觀臆斷，憑空想象。

四、簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)

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東莞圖書(shū)館工作簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)是由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)的。簡(jiǎn)報(bào)責(zé)任編輯的主要任務(wù)是對(duì)各部門(mén)報(bào)送的簡(jiǎn)報(bào)稿進(jìn)行審查和必要的處理。簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的真實(shí)性有各部門(mén)負(fù)責(zé)人和編輯共同把關(guān)。此外，要想使簡(jiǎn)報(bào)擁有第一手新鮮資訊，簡(jiǎn)報(bào)責(zé)任編輯還必須親自組稿和采寫(xiě)重要稿件，做到采編合一。同時(shí)，責(zé)任編輯也應(yīng)該鼓勵(lì)采用不同形式、不同風(fēng)格的文章，盡可能將簡(jiǎn)報(bào)辦得生動(dòng)活潑一些、可讀性強(qiáng)一些。至于簡(jiǎn)報(bào)的分發(fā)，各部門(mén)在看到OA通知或接到辦公室電話通知后，派人盡快到指定地點(diǎn)領(lǐng)取印刷好的簡(jiǎn)報(bào)后。同時(shí)，主動(dòng)派人將新鮮出爐的簡(jiǎn)報(bào)送給上級(jí)主管部門(mén)。對(duì)于異地和館外的其他單位，簡(jiǎn)報(bào)組則采取郵寄方式，定期寄出。