電算化總賬系統操作員的權限控制

[摘 要] 在會計信息系統中，除了要熟練進行會計軟件的各項操作以外，還應重視企業的內部會計控制，尤其是各個操作員的權限控制，這在電算化的具體操作中越來越重要。本文主要探討在會計電算化總賬系統的操作過程中操作員的權限控制問題。

[關鍵詞] 會計電算化 操作員 權限

在競爭激烈和信息技術飛速發展的時代，作為現代企業的會計人員，應熟練運用會計電算化信息系統，對企業的各項業務進行有效管理，從而達到優化資源，提升企業整體競爭力的目的。那么，作為會計電算化軟件的使用者，在操作過程中會面臨操作員的管理問題。

在傳統的手工會計系統中，各個企業內部都有人員崗位分工制度，會計人員的責權明確，對會計核算的處理工作不會發生混亂。但是，在會計信息系統中，由于目前許多企業單位的電算化操作人員欠缺，往往疏忽了操作員的管理、操作員的權限控制等問題，從而不能達到內部控制的目的。因此，在電算化軟件的操作過程中，應時刻注意操作員的權限控制問題。以下以總賬系統的重點操作內容為背景，分析各個環節的操作員的權限控制。

一、系統管理員進行系統管理

系統管理員admin負責整個應用系統的總體控制和維護工作，可以管理系統中所有的賬套。以系統管理員身份注冊登陸系統，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置用戶、角色和權限，設置備份計劃，監控系統運行過程，清除異常任務等。可以這樣理解：系統管理員admin是個虛擬操作員，也就是單位的一個看門人，初次使用系統時只有他拿著鑰匙，只有以他的身份登陸到系統管理，才能完成后續的工作。

那么，在建立本單位的賬套前，第一次只能由系統管理員admin身份注冊登陸系統管理，完成角色及用戶（即操作員）管理、建立單位賬套、設置用戶的功能權限等管理。在用戶的管理中，完全可以設置五類操作人員：賬套主管、制單人員、出納人員、審核人員、記賬人員，分別授予他們相應的操作權限，以后便可分別以這幾類人員登陸進入系統來完成操作任務。

二、賬套主管完成系統初始設置

賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管理（包括創建、清空、引入、輸出，以及各子系統的年末結轉），以及該賬套操作員權限的設置。

系統管理員和賬套主管是有聯系和區別的：對已設置的操作員進行賦權，只能由系統管理員admin和該賬套主管進行；admin可以指定賬套主管，還可以對各個賬套操作員進行權限設置，賬套主管則只可以對其所管轄賬套的操作員進行權限設置。

賬套主管及其權限確定后，以其身份注冊登陸到系統，進行初始化設置，包括基本信息、基礎檔案、數據權限、單據設置、總賬系統初始化（包括系統參數的設置和期初余額的錄入等）。

三、制單人員進行制單

當制單人員被賦予了總賬等權限后，以其身份注冊登陸到系統中，來完成記賬憑證的填制、修改、作廢與刪除等操作任務。這里需要注意的是，如果在系統參數的設置中允許修改、作廢他人填制的憑證，則各個制單人員均可以自己的身份進入系統后進行對他人填制憑證的修改與刪除；如果系統參數設置為不允許修改、作廢他人填制的憑證，則要想對某張憑證進行修改或刪除，必須由填制該憑證的操作員來登錄完成。

四、各審核人員審核

審核憑證包括出納審核簽字、主管審核簽字和審核員審核簽字。首先由出納人員注冊登陸，進行出納憑證的審核并簽字，然后由主管會計人員注冊登陸進行所有憑證的審核簽字，最后由審核人員注冊登錄完成審核憑證并簽字。其中審核員的審核簽字是必須完成的操作，只有經過審核員審核并簽字的憑證才允許記賬。而出納和主管會計的審核簽字不是必須進行的，這要考慮單位的實際情況，結合核算單位的內部控制制度。那么，如果在系統參數中設置為出納憑證必須經由出納簽字和憑證必須經由主管會計簽字，則必須由出納人員和會計主管完成審核簽字，才能進行記賬處理。

另外，審核人員和制單人員不能是同一個人，否則不能完成審核簽字操作；憑證一經簽字就不能被修改、刪除，只有取消簽字才可以修改或刪除，取消簽字必須由簽字人員本人來進行。那么需要修改的憑證在取消所有的審核簽字后，還應以制單人員的身份注冊登錄系統，進行正確憑證的填制。

五、記賬人員記賬

在各審核人員對憑證進行了審核簽字后，便由記賬人員登錄完成月份的記賬工作。這里，雖然會計軟件設置了取消記賬的功能，但會計人員不可隨意進行取消記賬操作，以防止會計舞弊現象的發生。

六、出納進行出納管理

在日常業務的操作過程中，出納可以根據實際業務來登錄完成出納管理。包括現金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理和銀行對賬，并可對長期未達賬提供審計報告。

七、以各種人員的身份注冊處理期末業務

期末業務處理包括計提、分攤、結轉、對賬和結賬。在進行各種轉賬憑證的定義時，可以由制單人員來完成。之后，再由制單人員完成轉賬生成操作。注意在每一張轉賬生成憑證保存之后，都要以相應人員的身份注冊登陸，來完成對該張憑證的審核和記賬操作。最后可以由賬套主管來登錄完成對賬和結賬工作。

以上各操作人員在注冊登陸系統進行他們的授權操作以前，必須合法取得他們的登陸口令，即登入系統的密碼，并嚴格保護密碼的安全性，減少錯誤的發生和舞弊的可能性。

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