高校教務(wù)檔案管理的建設(shè)與發(fā)展

摘要： 教務(wù)檔案工作是高校教務(wù)管理工作的重要組成部分，本文作者結(jié)合高校檔案管理的實踐，探討了教務(wù)檔案管理的建設(shè)，指出了教務(wù)管理工作中存在的問題及發(fā)展的對策，使之更好地為高校教學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞： 教務(wù)檔案 建設(shè)工作 問題 發(fā)展對策

高校教務(wù)檔案是學(xué)校在開展教學(xué)過程中形成的具有保存價值的各種資料的歷史記錄，是學(xué)校全體師生和教學(xué)管理工作者勞動成果和智慧的結(jié)晶。它在微觀上記錄了教學(xué)過程的每一個方面和各個環(huán)節(jié)，在宏觀上反映了高校的整體規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。教務(wù)檔案在提高學(xué)校管理水平、探討教育改革規(guī)律、加快教育科學(xué)研究進(jìn)程、加速合格人才的培養(yǎng)等方面起到了非常重要的作用。

1.教務(wù)檔案管理的建設(shè)工作

要利用好教務(wù)檔案，就要做好教務(wù)檔案的收集、整理和歸檔工作。教務(wù)檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，它也是一種重要的信息資源。主動、充分地開發(fā)教務(wù)檔案的信息資源，服務(wù)于教育教學(xué)工作，是每個教務(wù)工作者應(yīng)有的職責(zé)，也是檔案管理的一項重要內(nèi)容。所以，做好檔案管理的建設(shè)工作，要注意以下幾點(diǎn)：

1.1保障檔案的及時收集、整理和歸檔工作。

教務(wù)檔案資料管理不僅是量大、繁瑣的事務(wù)性工作，而且有大量的技術(shù)性工作，特別是教學(xué)資料的收集和管理更是如此。因此，作為教務(wù)管理人員不僅要增強(qiáng)檔案管理意識，而且要讓檔案形成者明白檔案的重要性，讓他們主動收集、整理、及時上交應(yīng)歸檔的資料，這樣在檔案形成的最初階段，在質(zhì)量上就得到了保障。

1.2保障人員素質(zhì)。

檔案管理人員素質(zhì)是科學(xué)管理教務(wù)檔案的基本保障，他們處在教務(wù)檔案工作的第一線，他們工作的優(yōu)劣關(guān)系到高校教育事業(yè)能否順利、高效地發(fā)展。教務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的高低也直接影響到高校檔案工作能否得到繁榮與發(fā)展。所以教務(wù)檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的歷史責(zé)任感，要有實事求是的精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，能吃苦耐勞、不計報酬得失，甘為紅燭、人梯。為了能使工作高效，教務(wù)檔案管理人員還要有廣博的知識和精深的專業(yè)知識，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，教務(wù)檔案管理人員也要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

1.3保障人員的穩(wěn)定性。

檔案管理是一個系統(tǒng)性比較強(qiáng)的工作，且工作任務(wù)繁雜、責(zé)任重大，檔案管理人員若流動頻繁，會引發(fā)一些負(fù)面效應(yīng)：一，不利于高校檔案管理的正常發(fā)展，可能引起工作的間斷或拖延。二，不利于其他工作崗位人員的穩(wěn)定性和責(zé)任感，使他們無法安心工作。三，會造成學(xué)校人力資源成本的損失和人力重置成本。因此，只有保障學(xué)校檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，才有利于檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2.教務(wù)檔案管理工作中的問題

2.1檔案的完整性欠缺，文件的規(guī)范化程度不高。

檔案形成的初期，是由系部上交的資料，他們雖然做了大量的工作，但由于對教學(xué)檔案意識的薄弱，所以有相當(dāng)一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全。另外還時常發(fā)現(xiàn)文件的格式不正確，在行文過程中缺乏文字的準(zhǔn)確性、簡潔性、嚴(yán)肅性，用紙及裝訂也不規(guī)范統(tǒng)一，用筆不注意字跡的耐久性，也有的對文件擬稿至簽收的流程不清楚，在歸檔時就要查漏補(bǔ)缺，還有的附加資料不全，或是由于當(dāng)時資料還在使用，后來又沒有及時歸檔。

2.2工作人員的主動性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

教務(wù)檔案管理人員雖從事檔案管理工作，但總認(rèn)為歸檔始終是學(xué)校檔案部門的工作，與自己的關(guān)系不大，只要到年終把資料一并上交就行，缺乏平時的收集、整理、分類、立卷，因此，就會導(dǎo)致一些資料的丟失或資料的混亂。另外，檔案管理人員大多是其他工作人員兼職的，缺乏檔案管理系統(tǒng)知識的學(xué)習(xí)，對業(yè)務(wù)范疇理解得不深，對檔案管理工作還在摸索中進(jìn)行，所以，要使檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，檔案管理人員就要充分發(fā)揮其主動性，不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3檔案管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化管理。

當(dāng)今社會正步入計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的時代，作為原生信息的教務(wù)檔案的管理，也要與時俱進(jìn)，實行數(shù)字化管理。以前，大多數(shù)學(xué)校的教務(wù)檔案都是紙質(zhì)文檔，存放占用較大空間，并且不易長期保存，檔案管理主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明顯滯后，這樣就不便于對檔案的利用，師生進(jìn)行查找、檢索費(fèi)時費(fèi)力，不能做到很好地為師生服務(wù)。

3.教務(wù)檔案管理工作的發(fā)展對策

3.1增強(qiáng)檔案意識，健全管理制度。

檔案形成者的檔案意識與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系。加強(qiáng)檔案意識，除了檔案管理人員從自身思想重視外，檔案部門也要經(jīng)常性地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更重要的是要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)各級檔案人員的意識，使檔案意識深入人心。教務(wù)檔案管理是一項繁重而復(fù)雜的工作，在增強(qiáng)檔案管理意識的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)層也要加大管理力度。高校院系處于教學(xué)、科研的第一線，是教務(wù)檔案最直接的來源，對其資料的收集和整理要制定系統(tǒng)有序的管理體制，落實各級教務(wù)檔案責(zé)任制，實行部門立卷，規(guī)定相應(yīng)的檔案管理范圍，建立健全管理制度，保障教務(wù)檔案的完整性、文件的規(guī)范化。

3.2提升人員素質(zhì)，提高服務(wù)水平。

檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案工作的質(zhì)量，也直接影響到對檔案的利用與服務(wù)的效率。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視和積極支持教務(wù)檔案工作，充分重視檔案工作人員的再教育，學(xué)校綜合檔案室應(yīng)經(jīng)常組織各級檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識，了解相關(guān)政策，同時應(yīng)掌握常用的計算機(jī)知識和現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù)和方法，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，提高工作效率和質(zhì)量。同時，教務(wù)檔案管理人員要樹立為一線教學(xué)服務(wù)的意識，克服重視收集、管理，輕視利用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教務(wù)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教務(wù)檔案的服務(wù)水平。比如，經(jīng)常利用一些典型的材料進(jìn)行展示，充分開發(fā)檔案材料中的資源，使全體師生從內(nèi)心產(chǎn)生一種奮發(fā)進(jìn)取的效應(yīng)，從而使學(xué)校的自身形象、學(xué)校的精神、先進(jìn)人物的榜樣力量得到不斷的延續(xù)并加以繼承，在這其中檔案起了很重要的作用，從側(cè)面使人們也意識到檔案的重要性。

3.3加強(qiáng)信息化管理，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

檔案的最終目的是為利用者服務(wù)，檔案的價值在利用中才得以實現(xiàn)。教務(wù)檔案管理者要解放思想、更新觀念，從封閉的管理機(jī)制中擺脫出來，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，大膽地利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索教務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；將電子檔案歸檔；把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。搭建一座服務(wù)平臺，力求多角度、深層次、全方位地開發(fā)利用，為更多的用戶提供服務(wù)，使得在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，師生可以在任何一臺計算機(jī)上查閱到自己權(quán)限內(nèi)可以查閱的檔案信息，大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全，使檔案資源在保密范圍之外以優(yōu)質(zhì)高效、無時空限制地進(jìn)行共享，更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。

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