外貿中如何用好ＭＳＮ

我用MSN也有好幾年了，通過這樣一個平臺，認識和積累了很多客戶，甚至和其中的很多人成為了朋友。同樣是在這個過程中，我感覺到這種基于網絡的交流過程中蘊含了很多微妙情感：比如一旦某人加了你的MSN后，你們之間經常保持在線，不僅容易使兩人關系逐漸接近，更有可能也許這個客人在法國，但是因為你們同時在MSN這樣的一個平臺上，只要一個表情，一句問候，一個震動你甚至就會覺得他就在你身邊，這種跨越空間的貼近感對于國際商務活動而言，重要性不言而喻。

如何讓交流不尷尬

我因為經營著一家外貿公司，工作基本都通過MSN進行，不同于見面交流能通過一些身體語言以及環境信息進行輔助，如何能讓網絡那頭的客戶感覺舒適，把握好交流的尺度很重要。

第一，不要隨意去打擾你在MSN上的客人。商務活動中，一個客人加了你MSN，如果大家有同時在線的習慣，這樣大家的溝通的確方便。但是每個商人都有自己的貿易習慣，因為是國際貿易，這其中還涉及時差所造成的貿易時間差別。在我剛開始用MSN聯絡客戶的時候，只要看見客人在線我就去交流，后來才明白這個習慣不好，因為這樣其實有意無意中是打擾了別人?，F在我通常有這樣一個流程：結識客戶時先問客人一些基本問題，比如一天中他通常什么時間有空等，如果確實需要較長時間跟客人通過MSN交流，我會先給他發一個郵件，敲定希望什么時候可以跟他在MSN上交流一下，甚至是談什么內容都預先告知。而不是隨意的去打擾他們。

第二，在MSN上交流時間不要過長，切記商務交流不等于聊天。商務交流，其實某種意義上類似于一個會議，所以一般時間不要持續太長。比較得體的做法：最好在交流開始之前，給自己列出一個提綱，其中包含在這次溝通中需要著重討論的一些問題，盡量保證在比較短的時間內的交流是完整的。切忌聊天式的漫談。

第三，注意自己的文字態度。這是很多外貿操作員通過MSN等軟件進行貿易交流最常一犯的錯誤，也是最容易真實體現企業形象的一個關鍵點。我曾經就這個問題向很多的朋友進行了解，大部分人的答案是相同的。大家都覺得相對于當面交流，在MSN上交流，下意識會變得比較隨意和自由，這主要體現在用語和一些語氣上。顯然，這又是一個商務交流不同于一般性聊天的地方。操作員始終要牢記：畢竟我們是在進行商務交流，所以MSN的語言態度、措詞等應該堅持非常認真、嚴謹。

第四，避免一些不必要的話題。這主要是基于國際貿易的背景下，交流雙方因為國籍、文化背景、政治背景以及信仰等呈現多元化，因此在商務溝通的過程中，若無需要，應盡量避免探討這樣的話題。畢竟如果你拿捏不好，很可能直接影響到貿易洽談。

第五，巧妙回避和化解MSN溝通遇到的“冷問題”。所謂“冷問題”，其實在我們的貿易交流中經常會遇到。比如有的客人在MSN上寫了不合適的話，或者用了一些非常情緒化的表達，很多時候讓人很難接下去。MSN作為一個交流平臺，這時候如何表現出你的態度，是一件很微妙的事情。我一般會用幾種方法：保持沉默。不作任何回復；或者告訴客人剛剛電腦顯示不好或者掉線了；要么下次遇到客人時，根本就不提這事情，權當沒發生過。

如何讓交流出效益

通過MSN究竟能產生多大的效益?曾經有人問過我：在你的700多位MSN商友中，你聯系客人的頻率有多少高?這個問題看上去非常普通，其實越想越覺得其實頗有深度。這700多位聯系人都是我在不經意的過程中慢慢積累并逐漸認識到他們的價值的。要回答這個問題，我便開始了一番思考和提煉。

使用MSN交流的原因，最直接的目的就是尋找客戶和維護客戶。為了達成這個結果，交流會因為不同客戶的多個跟進階段進行一些區分：

在我700個MSN聯系人里，我每天聯系最密切的一定是我手頭正在操作訂單的那些客人。這點非常好理解，這都是正在進行的訂單，每天這樣的聯系完全是工作上的必要步驟。

對于那些目前沒有進行貿易操作的MSN商圈的聯系人，我會不定期地跟他們在MSN上交流。比如對某一商業問題、商業想法，或者最近熱門的商業事件進行探討。這樣做是非常必要的，畢竟這樣探討的結果是使雙方得到了最新的、最完善的思路和想法。正所謂理越辯越明。而且一個商人擁有一個最新、最完善的商業理念，在當今這樣一個變化著的商業社會是非常關鍵的。

對于那些暫時無貿易往來的MSN商圈聯系人，保持穩定的溝通頻率也很重要。這種溝通是真誠的毫無商業目的的(這里的前提是你要注意對方的聊天習慣、聊天時間等，不要打擾別人)。這點看上去好像沒什么實際意義，但是卻是這樣的不經意間的溝通，很好地傳達了雙方的感情，甚至這種不經意的溝通也可能產生效益和訂單。

有一次，已經夜很深了，我發現MSN上一個泰國的客人phong仍在線，因為他并不是每天都在線，我就跟這個好久沒聯系的朋友打了個招呼，并且關切地詢問：“最近生意如何，做什么新項目?”他回復說現在正準備進口一種太陽能耗材，言談中流露出對跟一個工廠合作的種種不愉快。他是很隨意地在跟我聊這些事情，但是我卻是非常認真和刻意地在聽，在思考。

在跟他聊天后的幾天，我開始刻意地去找這種太陽能耗材。沒想到，兩個月后我竟然通過中間商，跟這位老朋友做成了一筆3000多美元的生意。單子雖然很小，但是意義是非常重大的，因為我的貿易領域又增加了太陽能耗材這一項。這就是溝通的力量，很多時候看上去不經意的溝通，確實能產生意想不到的價值。

交流中的“空杯子”心態

我們公司現在得到了一些海外創業資金的關注，對我們這樣一個經營傳統產品的企業，能夠吸引海外資金，媒體對此非常感興趣。在與一位記者的溝通中我們談了關于企業融資、web3.0、還有我的MSN商圈。我告訴她我的MSN商圈的高素質人才，不少都是世界名校畢業的，有些甚至可以講3～4門語言，同時跟她談了我現在要做的一個全球在線的虛擬公司，“我發現你的思維是跟全世界保持同步的?！彼@樣總結。

我的這些想法跟我的MSN或者其他在線軟件的朋友聊天和溝通是分不開的。這些MSN上的聯系人來自世界各地，有各自的商業背景和文化背景，而且他們大多數有著非常豐富的貿易經驗。我通過跟他們交流經?？梢垣@得一些最新的信息。比如一個朋友在迪拜，他的話題中經常出現他對最近建筑耗材的想法，一個朋友在印度，他的話題中經常會出現關于最新軟件和印度中小企業融資的話題；跟上海宋老師溝通，我就會了解中國目前網商的最新動態，可以說這都是最最鮮活的教材和老師。每天我就這樣不斷地接觸到這個世界最新的想法和資訊。

我一直告誡自己應該有個“空杯子”的心態。博采眾長，融會貫通，這對一個人的成長是非常有好處的。像MSN這樣的即時通訊工具的出現，讓交流溝通的重要性被更加重視。不僅讓我們了解客人真實的需求，同時也是為了更好地滿足其需求，以便在第一時間贏取訂單，同時也為我們自己打開了一扇了解世界的窗戶。