消極信息外貿函電語篇構成中的禮貌策略分析

[摘 要] 外貿函電是商務交際的重要手段之一，禮貌是其文體特征之一。本文基于合作原則和禮貌原則理論，以拒絕對方還盤的函電為例，從語篇構成中合理使用禮貌策略的原則，分析語篇構成策略。

[關鍵詞] 外貿函電 語篇構成 禮貌策略原則 禮貌策略分析

英語外貿函電作為商務交際中最常見的一種應用文，具有突出的格式化特征、語篇結構特征和語言特征。外貿函電按照其所傳遞信息的性質不同，語篇所體現的概念功能、人際功能和語篇功能也有所不同，所以語篇的構成策略和特征也具有不同的表現形式。消極信息外貿函電的交際目的是傳遞不利于對方的消息，寫信者不但要盡力說服對方接受函電所傳遞的信息，而且要傳遞愿意繼續保持業務來往的信息。本文擬分析消極信息外貿函電的語篇構建過程中所體現的合作原則和禮貌原則，選擇和使用科學的語篇構成策略。

一、外貿函電語篇體現的禮貌策略原則

1.合作原則

美國哲學家Grice（1975）認為，會話是受到一定條件制約的，人們進行交談之所以不會說出一連串互不連貫的話，是因為會話者互相合作，同遵循一個目的或一組目的。為了達到某一目的，會話雙方都必須共同遵守一些基本原則，他特別強調了“合作原則”。Grice指出，人們在談話中遵守的合作原則包括四個范疇，每個范疇又包括一條準則和一些次準則:(1)量的準則(Quantity Maxim)：①所說的話應包括當前交談所需要的信息；②所說的話不應包括超出需要的信息;(2)質的準則(Quality Maxim):①不要說自知是不真實的話；②不要說自己缺乏足夠證據的話；③關聯準則(Relation Maxim)：所說的話要貼切、相關；④方式準則(Manner Maxim)：說話簡練；說話有條理。

如果會話者要直截了當表示出自己的意思，就必須遵守上述這些規則。但在實際生活中，人們常常會在不同程度上有意不遵守這些規則，間接地表達自己的意見。英國語言學家Leech認為，“合作原則”的主要作用體現在解釋系統意義(sense)和話語意義(force)之間關系的轉換上。但是合作原則有個明顯的缺陷，它無法解釋人們為什么經常要違反合作原則，間接地表達自己的意見。

2.禮貌原則

Leech在《語用學原則》中(1983) 把“禮貌原則”(politeness principle)作為“合作原則”的“援助”原則提出來，完善了“會話含義”學說。Leech把“禮貌原則”劃分為六類，每類包括一條準則和兩條次準則:(1)寬宏準則(Generosity Maxim):①使他人受損最小；②使他人受惠最大;（2)策略準則( Tact Maxim):①使自身受惠最小；②使自身受損最小;(3)贊揚準則(Approbation Maxim):①盡力縮小對他人的貶損;②盡力夸大對他人的贊揚;(4)謙虛準則(Modesty Maxim)：①盡力縮小對自身的贊揚；②盡力夸大對自身的貶損;(5)贊同準則(Agreement Maxim)：①盡力縮小自身和他人之間的分歧;②盡力夸大自身和他人之間的一致。（6）同情準則(Sympathy Maxim):①盡力縮小自身對他人的厭惡;②盡力夸大自身對他人的同情。

成功商務信函要符合完整(completeness)，簡潔(concise)，清晰(clarity)和禮貌(courtesy)等原則。前三條符合合作原則，最后一條則符合禮貌原則。禮貌原則和合作原則互為益補。可以說，外貿函電中合作原則和禮貌原則的準確把握是信函交際功能能否實現的關鍵，在很大程度上決定著與客戶業務的長遠發展。因此，要使信息接收者心平氣和的接受消極信息，實現函電的交際目的，使雙方能夠繼續保持友好的業務關系，采用合適的禮貌策略是必不可少的。

二、消極外貿函電語篇構成中禮貌策略分析

外貿函電按其所傳遞信息的性質可分為消極信息函電、積極信息函電和勸服性函電。傳遞消極信息的函電可大致分為兩類：賣方拒絕買方的還盤、訂單、索賠類函電，買方向賣方的申訴、索賠以及催裝類函電。語篇的體裁不同，交際功能不同，不僅導致其語言風格不同，而且導致其組句成篇的模式有異。本文以拒絕還盤信函為例分析傳遞消極信息函電語篇構建過程中的禮貌策略。

Dear Sirs，

We learn from your letter of May 28 that our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.

在信函的開頭部分，寫信者放棄方式準則，遵循禮貌原則中的贊同準則，以緩和、中立的語氣客氣的指出收到對方的來函和有關的價格信息，刻意地回避在信函的最開始部分直接拒絕對方的還盤，以最大限度地放大相互之間的一致之處，避免唐突地傳遞消極的信息，引起對方的不快，為下文的拒絕還盤做好了充分的準備，使對方有了一定的心理準備。另外，寫信者遵循關聯準則和質量及數量準則，以“our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.”言簡意賅地表明該函電的目的是談論“Silicon Steel Sheet”的報價事宜。

在外貿函電寫作中，無論是傳遞積極的信息還是消極的信息，交易的一方在回復對方來函時總要體現商務信函所要求的禮貌原則。在函電的開頭部分，寫信人總是禮貌地提及對方的來函，以簡單明了的語言說明去函的目的。

While we appreciate your cooperation in giving us the information about the Japanese supply in your market， we regret to say that there is no possibility of cutting the price to the extent you indicate， i.e. 8%. For your information， we have received a crowed of inquires from buyers in other directions and expect to close business at something near our level. At present， we cannot see our way clear to entertain your counter-offer， as our price is quite realistic.

本信函的目的雖然是拒絕對方降價要求，但作者巧妙地運用贊揚準則和贊同準則，在第一部分以中立的語氣陳述對方認為價格太高，暗示自己一方難以接受的基礎上，使用“we appreciate your cooperation”以感謝的口吻提到對方所提供的信息，創造友好的氛圍。然后略帶歉意地拒絕了對方降階要求。對于方式準則的缺失，書信的作者采用了禮貌原則中策略準則進行彌補，使用regret來表示作者對傳遞消極信息（拒絕還盤）的遺憾之情，為對方接受消極信息設置良好的語言環境，消除對方心中的不悅情緒。

表面看起來，使用“there is no possibility of cutting the price”拒絕對方的降價要求違背了方式準則，但是寫信者運用量的準則和質的準則，使用“a crowed of inquires”來強調貨物的暢銷，清楚地說明了拒絕對方降價要求的具體、真實原因。雖然這樣的解釋方法在一定程度上違背了謙虛準則，但避免了一味地表示禮貌而過分的使用謙卑的言辭降低自己的地位，并且使對方感覺到雙方的談判是建立在互相信任、平等互利的基礎上，使拒絕還盤顯得有禮有節。

If later on you see any chance to do better， please let us know. In the meantime， please keep us posted of developments at your end.

在前一段說明拒絕對方原因的基礎上，寫信者運用贊同準則表明對該筆業務走勢非常關注，期望知道對方的任何進展，表達了雙方的利益息息相關，盡力縮小自己與對方的分歧，對其曉之以理、動之以情，側重以對方的利益來勸說其接受報盤。一方面進一步解釋拒絕接受還盤的原因，更重要的是達到說服對方收回要求降價的要求。

一般的拒絕還盤信函都會提供反還盤供對方考慮，例如適當降價、改變支付方式、交貨時間等等，該信函卻禮貌而又完全地拒絕了對方還盤。表面看起來雙方的談判告一段落，事實上寫信者運用策略準則，通過上一部分的“expect to close business at something near our level”和本部分的“If later on you see any chance to do better， please let us know”精心地使用語言技巧為以后的談判留下充分的空間，體現了寫信者對市場的把握程度和禮貌原則的熟練使用。

We assure you that all your inquiries will receive our prompt attention.

在結尾部分，寫信者運用謙虛準則和贊揚準則，在自己的利益不受到損害的情況下，從情感上給以對方有好的安慰，使得話語的回旋余地大大增加，表達保持業務關系的誠意。

三、 結語

由于消極信息函電主要傳遞的是拒絕、指責和威脅等等本質上不禮貌的信息，這些信息會使貿易雙方陷入尷尬的境地，因此，在撰寫消極信息函電過程中，應采用積極的禮貌策略，既要遵守合作原則又要出于禮貌的需要或其他原因而故意違反合作原則，從而體現語言的語篇功能和交際功能。在構建消極信息外貿函電的語篇過程中，為了避免過于直率對對方造成傷害，寫信人在函電開始部分總是要從積極的角度著手，采用緩和的語氣陳述消極信息，給對方心理接受做好鋪墊；然后再傳遞消極信息并作出客觀的、令人信服的解釋，用事實說明不能滿足對方要求確系不得已而為之，博得對方對傳遞消極信息的理解，并提出切實可行的補救措施；最后用友好的態度和客氣的結束語進一步降低消極信息對業務和業務關系帶來的的不良影響。

參考文獻:

[1]Grice， H.P. Logic and Conversation. In Cole， P.and Morgan， J. (eds.) Syntax and Semantics. New York: Academic Press， 1975

[2]Leech， G. Principles of Pragmatics， London: Longman， 1983

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