會計電算化的應用與管理

郭 偉

【摘要】在知識經濟時代,會計信息的收集、加工、處理和輸出過程實行全面的電算化并加速其更新換代的過程已成為當務之急。加強會計電算化的應用與管理,應選擇適合企業自身需要的會計軟件,做好會計管理基礎工作,提高企業會計從業人員的素質,加強會計信息系統的安全與保密,做好電算化會計檔案管理。

【關鍵詞】會計電算化 應用 管理

隨著計算機技術在各行各業中的廣泛應用,會計工作也由傳統的記賬、算賬與報賬轉變到參與企業管理、經營決策的較高層次。現代會計的主要職能,不僅要求會計人員深入研究資金、成本、價格與利潤之間的變量關系,努力提高經營效果和經濟效益,更重要的是要參與企業經營決策,預測企業未來的發展趨勢,并實現由單一核算向全面核算的過渡,由靜態反映企業經營狀況向動態反映企業未來的發展過渡,使會計工作真正實現反映過去、控制現在與規劃未來的職能與任務。會計工作實施電算化,可以有效減少人為的誤差,大大增加會計數據收集的準確性,同時可以使會計信息實現及時、快捷的傳送,對企業了解市場行情,增強市場競爭力起到積極作用。傳統的會計手工操作不僅對企業經營狀況和經營成果的反映比較緩慢,而且使許多科學的管理方法無法應用。企業成本核算、銷售分析、經營考核等工作都無法做到及時與準確,會計數據利用價值低,不便于進行事后分析,會給企業投資、籌資等經營活動造成負面影響。因此,實現會計工作的電算化,提高企業財務會計工作的運行效率是當務之急,大勢所趨。

一、選擇適合企業自身需要的會計軟件

當前市場上的商業會計軟件種類繁多,而且由于每個企業的經營管理模式和財務核算方式各不相同,所以企業在選用商業軟件時,不應盲目追求軟件的“大而全”,而應結合企業自身的特點,選擇適用于本企業財務核算與經營管理模式的模塊,例如一般企業只須選用財務核算、財務分析、固定資產管理、工資管理、財務報表等幾個軟件模塊,就基本可以達到財務管理工作的目的。同時,企業應根據實際情況,開發和研制一些企業內部的實用管理模塊,這樣既可最大限度地運用計算機系統為企業提供理財與核算方面的服務,又可有效地降低企業的經營成本,滿足企業會計管理工作的實際需要。

二、做好會計管理基礎工作

管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法,以及較完整的規范化的數據;會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規范化、標準化,才能使電算化會計信息系統順利進行。

電算化會計雖然以計算機為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對數據(信息)的處理是通過程序來進行的,系統內部控制方式均要求程序化。管理人員的現代化管理意識,在整個企業管理現代化總體規劃的指導下做好會計電算化的長期、近期發展規劃和計劃并認真組織實施,重新調整會計及整個企業的機構設置、崗位分工,建立一系列現代企業管理制度,提高企業管理要求。

三、提高企業會計從業人員的素質

提高會計人員素質,加強會計基礎工作的規范性。這項工作在實施會計電算化的過程中至關重要。盡管計算機能夠加快信息的提供與處理速度,但如果會計人員連日常會計事項都處理不好,那么就很難充分利用計算機開展日常工作,所以會計人員首先必須具有較高的專業素質,認真做好會計基礎工作,才能充分保證錄入信息的合理與準確。另一方面,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策,會計電算化,給會計工作增添了新內容,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構,一方面為了參與企業管理,要更多地學習經營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識,好的會計基礎工作和規范的業務處理程序,是實現會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求促進會計工作的規范化。會計電算化促進會計工作職能的轉變,引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計使會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,會計人員有更多的時間參與企業經營管理,促進會計工作職能發生轉變。從而,引起會計人員知識結構的變化和素質的提高。電算化會計下的人員除會計專業人員外,還有計算機專業人員。計算機專業人員的主要任務是保證軟、硬件設備和整個系統的正常運轉,使其在會計核算過程中發揮應有的作用。這樣才能適應會計電算化工作的客觀要求。

四、加強會計信息系統的安全與保密

財務上的數據往往是企業的絕對秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認真研究過數據的保密問題。數據保密性、安全性差。

對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。

必要的內部控制。在電腦網絡環境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。

加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度,如專機專用、專室專用等。

加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性,實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。

五、做好電算化會計檔案管理

為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

1.電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度,把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

2.電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。

3.電算化會計檔案的利用

即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:①所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將你所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可。②所調閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。

會計電算化使財務人員從大量的算賬、記賬工作中解放出來,提高了財務工作的效率。但隨著電算化的普及和應用,也出現了一系列的問題。比如,手工方式下的某些規定已不付存在,憑證更改痕跡的檢查、某些會計崗位將取消、大量財務數據的檢索應用、財務軟件無法適應企業多變的體制轉變、與報表系統接口、與其他業務部門軟件的接口等等。特別是新形勢下,互聯網的應用使得會計電算化的應用又上了一個新的臺階。也給我們對于電算化的應用提出了新的課題。同時,我們也應看到,會計電算化的的實施,不能急功近利,這是一個循序漸近的過程,有一個廣大財務及相關人員適應的過程,在電算化的實施過程中,不僅僅是財務核算方式的轉變,更多的是要在這項工作進行摸索及總結。很多企業之所以不成功,或是上了之后,反響不好,都是存在這方面或那方面的問題,而這些個問題有些是理論與實際結合之后的必然沖突,有些是我們缺乏經驗及在軟件選擇上的失誤等原因造成的。

古語云:“凡改革之業最難,其利在后,愚者弗見,知者即或見之,而疑慮其成,若夫目前之不便,則萬眾所共睹也”。會計電算化不是一步完成的工作。會計電算化的成功應用最終依靠的是實施者艱韌的工作態度與不斷鉆研的精神,無論多理想的軟件都有它的缺憾之處,需要的是實施者的二次開發與應用。無論什么時候也不能本末倒置,忽視人的主導作用,這是電算化工作中常被忽視的一個重要問題,也是很多影響電算化實施方案取舍的一個重要因素。