島內的機關檔案金檔獎及績優人員獎勵要點

二〇〇二年,臺灣島內的“檔案管理局”設置“機關檔案管理金檔獎”和“績優檔案管理人員金質獎”。并在當年四月十日正式發布“機關檔案管理金檔獎評獎實施要點”和“機關績優檔案管理人員選拔獎勵要點”。二〇〇三年舉行了第一屆“機關檔案管理金檔獎暨金質獎”以及“績優檔案管理人員金質獎”評選、頒獎活動,被島內檔案學界視為“檔案管理之創舉”。之后,評獎活動一年一度舉行,二〇〇八年十月二日,“行政院”舉行“第六屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎”頒獎典禮。二〇〇九年八月,“第七屆機關檔案管理金檔獎暨績優檔案管理人員金質獎”獲獎名單出爐。

至于兩項評獎的“要點”,前后已經做了三次修正,最近一次是二〇〇八年七月九日。

“機關檔案管理金檔獎評獎實施要點”具體規范了評獎基點、范圍、項目、標準、程序、激勵機制等,要求各機關管理檔案編列年度計劃時,應包括“檔案管理業務年度目標、衡量指標及推動重點。”明確“經評定檔案管理績效卓著之機關,頒予金檔獎”;“獲獎機關檔案管理主管及主要承辦人員,得由各機關依公務人員考績法相關規定,記大功一次,其他有功人員,由各機關依相關規定辦理敘獎。已獲獎之機關,兩年內不得再參加評獎。”

而“機關績優檔案管理人員選拔獎勵要點”,特別指出機關檔案管理人員連續服務滿兩年以上,且符合下列條件之一者,得予推薦參加績優檔案管理人員選拔:(一)對推展檔案管理業務提出重要改進研究建議,經采行確有重大成效者;(二)負責檔案管理業務,長年奉獻,克盡職責,績效良好,有具體事跡者;(三)對檔案保存、管理或應用提出著作,具創新或特殊學術價值,其成果經主管機關或學術團體評選獲獎者;(四)配合本局執行檔案政令或試辦新制,能於限期內完成,有具體績效者;(五)協助辦理國家檔案之征集與移轉專案工作,成績特優或有特殊績效者;(六)推展檔案應用服務與行銷業務,成績特優者;(七)對檔案資產之保存維護,災害救護有具體成效者;(八)運用現代化資訊管理工具或其他科技方法,提升檔案管理與應用效率,確有具體績效者;(九)其他對檔案管理業務有重大貢獻或具體績效者。經選拔獲獎之績優檔案管理人員,兩年內不得重復參與選拔。

每年的兩項評審,也有不同側重點。以二〇〇六年的“第四屆機關檔案管理金檔獎評審重點說明”為例,制定出評審重點、查核方法、績效成果撰寫范例、評審項目、衡量重點、衡量指標。并對具體配分作了分類細化:

檔案管理整體規劃 (六分)——依規定設置或指定專責單位或人員,并編列年度計劃及預算辦理檔案管理事項(二分)、檔案管理標竿學習與創新作為(四分);

倡導及專業培養(六分)——機關檔案管理觀念倡導、檔案管理人員訓練規劃與提升專業素養情形(六分);

檔案分類編案編目(九分)——歸檔案件依規定確實賦予檔號,案件并分入所屬分類號并建立簡要案名(三分)、檔案依機關檔案編目規范規定完成編目建檔(六分);

檔案整理立卷(五分)——檔案分類編案后確實完成整理入卷,且檔案卷夾封面或卷脊應標示(五分);

檔案保管(入庫管理及庫房安全管理)(十四分)——入庫檔案確實依規定完成上架,檔案架柜標示正確完整;每年確實辦理檔案清查(八分)、檔案庫房與其他工作場所有明確區隔并配置環境控制、防盜、通訊、消防、安全警報等設備(六分);

檔案清理銷毀(三分)——依規定辦理檔案銷毀(三分);

檔案應用(目錄匯送、檢調及應用)(二十四分)——依規定辦理檔案目錄匯送檔案管理局(十四分)、依規定程序辦理檔案檢調(二分)、建立檔案應用機制,設置檔案應用處所及設施,并倡導機關檔案應用服務(八分);

機密檔案管理(七分)——機密檔案保管存放調借及定期辦理機密等級之變更或解密情形(七分);

作業信息化(二十分)——機關檔案管理信息系統作業功能完整性及信息安全保護措施(二十分);

績效評估(六分)——機關檔案管理績效(四分)、機關檔案管理評鑒作業。(二分)。