加強應收賬款管理

李　芳

摘要:企業必須正視目前面臨的情況,加強清欠工作,減少應收賬款損失,加速企業資金的周轉,提高企業經濟效益。應收賬款是企業因銷售商品、產品或提供勞務,應向購貨單位或接受勞務的單位或個人收取的款項,是企業因銷售商品、產品或提供勞務等經營活動所形成的債權。

關鍵詞:應收賬款;管理;企業

中圖分類號:F231.3文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)30-0070-02

作為企業營運資金管理的一項重要內容,應收賬款管理直接影響企業營運資金的周轉和經濟效益。如何監控應收賬款的發生,加強應收賬款的管理,已成為我們企業管理中一項重大課題。

根據有關部門調查,中國企業應收賬款占流動資金的比重為50%以上,遠遠高于發達國家。企業之間、尤其是國有企業之間相互拖欠貨款,造成逾期應收賬款居高不下,已成為經濟運行中的一大頑癥。目前,全球金融危機的影響也已波及到中國的各個行業及國有大中型企業,市場經濟萎縮的現狀,阻礙了逾期應收賬款回收率的提高,加重了現金流量的不足,三角債、多角債滲透于社會經濟的方方面面,高額的應收賬款直接影響企業的現金流入,使企業在具有良好盈利的狀況下,因應收賬款管理不善而面臨財務危機,出現有利潤、無資金、賬面狀況不錯卻資金匱乏的狀況,從而嚴重影響企業的生產經營活動,甚至導致企業的破產、倒閉。

1.企業經濟環境的影響。市場競爭是應收賬款產生的主要原因之一。在社會主義市場經濟條件下,企業為擴大銷售,增加利潤,減少庫存,降低成本,加大市場占有率,采取分期付款、賒銷等形式對外銷售商品,提供勞務,由此產生了應收賬款。加上,許多企業故意拖欠賬款,社會普遍缺乏誠信,引發應收賬款居高不下。

2.企業自身的問題。企業管理水平不能適應市場經濟發展的需要:內部控制制度不全;營銷水平不高;業務水平偏低;企業領導主觀上重銷售、輕管理,客觀上應收賬款管理經驗與理論上不足;責任不明,催收不利也是應收賬款存在的多種因素。

3.財務制度核算的原因。按照現行財務管理制度的規定,財務核算采用權責發生制確認企業銷售行為的實現,是從產品轉移了所有權開始,確認銷售收入的實現與貨款到位的時間差,發生應收賬款。

(一)建立專門的信用管理機構,對賒銷進行管理

企業信用風險管理是一項專業性、技術性和綜合性較強工作,須特定的部門或組織才能完成,企業對賒銷的信用管理需要專業人員大量的調查、分析和專業化的管理和控制,因此,設立企業獨立的信用管理職能部門是非常必要的,尤如財務總監領導下的信用管理部門或銷售總監領導下的信用管理部門,該部門要取得財務和銷售部門的支持,并在賒銷管理中起到主導作用。

(二)建立客戶動態資源管理系統

專門的信用管理部門必須對客戶進行風險管理。動態監督客戶,尤其是核心客戶,了解客戶的資信情況,給客戶建立資信檔案,并根據收集的信息進行動態管理,這就是客戶的動態資源管理。如果企業對這項工作沒有足夠的人力,也可以委托社會征信公司完成,或在其指導下完成。調查的渠道一般包括:銷售部門業務員掌握的客戶資料,管理人員的實地考察,客戶的其他供應商調查的情況,網絡數據的其他公開的信息渠道。調查的內容主要有:客戶的品質、能力、資本、抵押和條件(“5C”系統),客戶與企業往來的歷史記錄、客戶的規模、財務狀況、發展前景、行業的風險程度等等。

(三)建立應收賬款的監控體系

1.賒銷發生監控。一般銷售業務要經過接受顧客訂單、批準賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運貨物、向顧客開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個業務流程。賒銷監控主要發生在接受顧客訂單、批準賒銷信用、記錄銷售和回收資金流程。

在接受顧客訂單環節,顧客的訂單只有在符合管理當局的授權批準時才能被接受,銷售單管理部門應根據信用部門客戶動態管理系統提供的情況決定是否批準銷售。

在批準賒銷階段,信用管理部門的職員在收到銷售單后,將銷售單與該客戶已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較。并每個新顧客進行信用調查,建立客戶動態資源系統。根據調查的客戶資信狀況和其他相關信息,信用部門決定是否批準該客戶的賒銷,并在銷售單簽署明確的意見。

在記錄銷售和收回資金流程,財務部門應將銷售數據和資金回收數據及時反饋給信用管理部門,更新客戶財務狀況的動態資源系統。

2.財務部門對應收賬款風險程度的分析及管理。(1)根據應收賬款產生的原因進行分類。一類客戶是基于將賒銷期間的貨款看成是從企業獲取的一筆無息或低息貸款,這一類客戶往往會想盡辦法延長付款時間,從而很大程度上加大了企業應收賬款的成本。此類應收賬款我們將它劃分為A類,進行重點管理。另一類客戶是因資金暫時周轉不靈,以資產抵押或擔保賒銷產品而產生的應收賬款。由于購銷雙方簽訂的抵押或擔保合同具有法律保證,當付款日期來臨時,可以根據合同規定收款或拍賣抵押物收回貨款,安全性較好,可以劃分為B類進行管理。還有一類客戶是由于銷售產品和收款時間上的差異而形成的應收賬款。這類應收賬款是時間差造成的,不屬于商業信用,也不是應收賬款的主要內容,一般情況這類客戶收到貨物后會很快付款,安全性很好,可以劃為C類,不對它進行重點管理。(2)根據應收賬款的賬齡進行分析。一般情況下,應收賬款賬齡越長,收回的可能性越小,而發生壞賬的可能性越大。企業可以根據以往的工作經驗將賬齡最長、風險最大的應收賬款劃分為A類,而將賬齡最短、風險最小的應收賬款劃分為C類,其余則劃分為B類。(3)根據應收賬款的比重進行分析。將在應收賬款中所占比重較大的客戶劃分為A類,較小的客戶劃分為C類,其余的B類。

3.信用部門和銷售部門進行應收賬款跟蹤管理服務。從賒銷過程一開始,到應收賬款到期日前,對客戶進行跟蹤服務、監督。從而確保客戶正常支付貨款,最大限度地降低逾期賬款的發生率。通過應收賬款跟蹤管理服務,保持與客戶經常聯系,提醒付款到期日,催促付款,可以發現貨物質量、包裝、運輸、貨運期以及結算上存在的問題和糾紛,以便作出相應的對策,維護與客戶的良好關系。

(四)謹慎選擇結算方式

企業通常采用的結算方式有支票、銀行本票、委托收款、托收承付、商業承兌匯票、銀行承兌匯票等。選擇合適的結算方式,是決定能否安全、及時收回款項的主要因素。因此,在充分調查了客戶的資信情況后,接下來便要選擇合適結算方式。對于盈利能力較強、資信較好的客戶,企業可以適當放寬政策,采取委托收款、托收承付等結算方式;而對于盈利能力較弱、資信度較差的客戶,企業則應該選擇支票或銀行承兌匯票。決不能只為了提高銷售額,而去遷就客戶提出的不合理要求。針對不同客戶采取不同的結算方式,才能有效地降低應收賬款帶來的風險。

(五)建立切實可行的對賬制度

應收賬款的對賬工作包括兩個方面:(1)總賬與明細賬的核對;(2)明細賬與有關客戶單位往來賬的核對。

在實際工作中會出現對賬工作脫節的現象:單位的明細余額與客戶單位往來余額對不上。銷售部門往往直管銷售,而不管款項是否能收回,認為是財務部門的工作。而財務部門日常的記賬、編報表等工作繁忙,無瑕顧及與客戶對賬,再加上應收賬款金額大、牽扯的單位很多,具體的客戶情況不甚了解,而一般對賬工作均是債權單位主動實施。這樣一來,企業的應收賬款對賬工作就陷于停頓狀態,使得客戶有借口說往來賬目不清楚拒絕付款或拖延付款,給企業造成損失。

(六)發揮內部審計的監督作用

內部審計在應收帳款管理中的監督作用主要體現在兩個方面,一是不斷完善監控體系,改善內控制度,二是檢查內控制度的執行情況,檢查有無異常應收賬款現象,有無重大差錯、玩忽職守、內部舞弊、故意不收回賬款等情況,確保應收賬款的回收。內部審計對應收賬款審計主要應在銷貨和收款流程,在銷貨流程應核查銷售業務適當的職責分離、正確的授權審批、充分的憑證和記錄、憑證的預先編號、按月寄出對賬單等方面。在收款流程主要應檢查收款記錄的合理性、核對應收賬款、分析賬款賬齡、向債務人函證等方面。

(七)應收賬款的處置

1.成立清收小組,對應收賬款催討。企業管理當局對已經到期的應收賬款應交由應收賬款清收小組進行催討。對于清收小組的組織管理工作要注意以下幾個方面:(1)原款項經辦人、部門領導或單位負責人應為某項應收賬款的當然責任人,參加清收小組,在清收小組負責人的調配下參加工作。(2)清收小組成員按客戶分工,并分解落實清理回收目標任務。(3)嚴格考核,獎罰分明,提高催討人員的積極性和效果。清收小組要對應收賬款進行劃分,清收小組應根據不同情況采取不同的催討方式。

2.債務重組。(1)采取貼現方式收回賬款。在企業資金嚴重缺乏而購貨者又無力償還的情況下,可以考慮給予債務人一定的折扣而收回逾期債權。這種方式不同于企業在銷售中廣泛采用的現金折扣方式,首先它是針對債務人資金相對緊張的逾期債權,其次往往伴隨著修改債務條件,即債務人用現金清償部分債權,剩余債務在約定日期償還。通過這種方式企業雖然損失了部分債權,但收回了大部分現金,對于盤活營運資金降低壞賬風險是一種較為實際的方法。(2)債轉股。應收賬款持有人與債務人通過協商將應收賬款作為對債務人的股權投資,從而解決雙方債權債務問題。由于債務人一般為債權人的下游產品線生產商或流通渠道的銷售商,債權人把債權轉為股權投資后對產品市場深度和廣度的推廣很有利。(3)以非現金資產收回債權。債務人轉讓其非現金資產給予債權人以清償債務。債務人用于償債的非現金資產主要有:存貨、短期投資、固定資產、長期投資、無形資產等。

(八)建立應收賬款壞賬準備制度

不管企業采用怎樣嚴格的信用政策,只要存在著商業信用行為,壞賬損失的發生總是不可避免的。因此,企業要遵循穩健性原則,對壞賬損失的可能性預先進行估計,積極建立壞賬準備制度,以促進企業健康發展。