淺談Word 郵件合并的使用技巧

梁麗容

“郵件合并”最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說,就是在郵件文檔(主文檔)的固定內容中,合并與發送信息相關的一組通信資料,從而批量生成需要的郵件文檔,從而大大提高工作效率。

“郵件合并”適用于需要制作的數量比較大且文檔內容可分為固定不變的部分和變化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不變的,而收信人信息是變化的部分),變化的內容來自數據表中含有標題行的數據記錄表。

一、基本的合并過程

郵件合并的基本過程包括三個步驟。只要掌握了這些過程,就可以得心應手地利用“郵件合并”來完成批量作業。

1.建立主文檔

主文檔是指郵件合并內容固定不變的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文檔的過程,與新建一個Word文檔一模一樣。在進行郵件合并之前,它只是一個普通的文檔。唯一不同的是,如果正在為郵件合并創建一個主文檔,需要考慮一下,這份文檔要如何寫才能與數據源更完美地結合,滿足具體的要求。另外,寫主文檔的時候也可以反過來提醒作者,是否需要對數據源的信息進行必要修改,以符合書信寫作的習慣。

2.準備數據源

數據源就是數據記錄表,其中包含著相關的字段和記錄內容,如Excel表格、Access數據庫。如果沒有現成的數據資料,也可以重新建立一個數據源。

實際工作中,可能需要在Excel表格中加一行標題。如果要用為數據源,應該先將其刪除,得到以標題行(字段名)開始的一張Excel表格,使用這些字段名來引用數據表中的記錄。

3.將數據源合并到主文檔中

利用“郵件合并”工具,可以將數據源合并到主文檔中,得到目標文檔。合并完成的文檔份數取決于數據表中記錄的條數。

二、應用示例——信函合并

例如,出于個人信息的保密需要,需要給一組聯系人各發一封內容大致相同而稱呼與關鍵信息不同的信函。一種做法是打印出模板,然后手填有區別的信息。但是,也可以做得更完美一些,使這些信函看起來像是專為某個人寫的。“郵件合并”就可以幫助我們輕松實現這個愿望。

舉例:每年八月份,某技工學校要向已錄取的同學發送錄取通知書。

1.創建主文檔示例(括號內為變化的信息,將被數據表中的相關字段代替)

(姓名)同學:

經審核,我校決定錄取你為(錄取專業)專業2008級學生。請接到通知后帶上相關證件于2008年8月20日至2008年8月23日來校報到,逾期末報到,取消入學資格。

XX省X X技工學校

2008年8月10日

2.創建數據源方法

將根據新生信息的匯總表,包括姓名、性別、錄取專業、聯系方式等必要信息,另存一份備份,并對將其中多余的字段,如性別、聯系方式等刪除。

3.將數據源合并到主文檔步驟

打開主文檔,點擊菜單欄的“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并”,在Word工作區的右側將會出現郵件合并的任務窗格。它將引導我們一步一步、輕松地完成郵件合并。在同一個菜單,還可以選擇“顯示郵件合并”工具欄,方便操作。

第一,選擇文檔的類型,使用默認的“信函”即可。之后,在任務窗格的下方點擊“下一步:正在啟動文檔”。由于主文檔已經打開,選擇“使用當前文檔”作為開始文檔。

第二,選擇收件人,即找到數據源。選擇“使用現有列表”,并點擊下方的“瀏覽”,選擇數據表所在位置并將其打開(如果工作簿中有多個工作,選擇數據所在的工作表并將其打開)。在隨后彈出的“郵件合并收件人”對話框中,對數據表中的數據進行篩選和排序,具體操作方法與Excel表格類似,這里不贅述。

第三,撰寫信函。任務窗格上顯示了“地址塊”、“問候語”、“電子郵政”和“其他項目”四個選項。前三個的用途是常用的一些文檔規范,可以將數據源中的某個字段映射到標準庫中的某個字段,從而實現自動按規范進行設置。不過,更靈活的做法是自己進行編排。

選中主文檔中將要被替換的部分,將其刪除。點擊任務窗格的“其他項目”,在彈出的“插入合并域”對話框中,選擇“姓名”這個字段,并選擇“插入”,繼續選擇“錄取專業”這個字段并插入。

第四,預覽信函。如果在預覽過程中發現了問題,可以進行更改,如對收件人列表進行編輯以重新定義收件人范圍,或者排除已經合并完成的信函中的若干信函。

第五,打印信件。如果信件還需要加入一些個性化內容,那么可以單擊“編輯個人信函”,將這些信函合并到新文檔,之后對這個文檔進行編輯,也可以將其保存下來留備后用。

(工作單位:海南省高級技工學校)