淺談職業(yè)院校總務(wù)管理

盧希之

職業(yè)院校總務(wù)管理的概念是指總務(wù)工作以質(zhì)量為中心、以全體總務(wù)工作人員的共同參與為基礎(chǔ)、目的在于通過本校所有成員及社會(huì)受益而達(dá)到長(zhǎng)期成功的管理方式或途徑。

一、職業(yè)院校總務(wù)管理的特點(diǎn)

1.管理面廣且工作量大

總務(wù)工作瑣細(xì)、紛繁、具體,而總務(wù)工作者必須及時(shí)進(jìn)行處理,校內(nèi)各系、各部門都與總務(wù)部門有著密切的工作聯(lián)系。在校外,又與眾多的企業(yè)商家有著經(jīng)常往來(lái)。因此,總務(wù)工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高管理水平,改進(jìn)工作方法,使紛繁的事務(wù)條理化,主動(dòng)做好服務(wù)工作。

2.階段性特點(diǎn)

總務(wù)工作的階段性是從屬于教育教學(xué)的階段性,學(xué)校教育、教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施過程顯示著階段性,從上、下學(xué)期、寒假、暑假到開學(xué)、期中、期末等等。這些不同時(shí)期的教育教學(xué)活動(dòng),都具有不同的特點(diǎn),總務(wù)工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)這些特點(diǎn)來(lái)計(jì)劃安排工作。例如,新學(xué)年開始前除了備齊教育、教學(xué)、生活等各種物資外,還要根據(jù)事業(yè)計(jì)劃調(diào)整教學(xué)、生活用房;配齊教室桌凳及生活用品。學(xué)期結(jié)束前,應(yīng)抓緊時(shí)間作好房屋、設(shè)備維修計(jì)劃,清理財(cái)產(chǎn),并適時(shí)地按照學(xué)校假期活動(dòng)特點(diǎn),全面地妥善地安排好房屋、桌凳、照明、生活用品。

3.專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)

總務(wù)管理的專業(yè)有物資、水電、木工、園林、采購(gòu)等等,這些專業(yè)都有各自的技術(shù)。如財(cái)產(chǎn)管理的檢驗(yàn)、記財(cái)、儲(chǔ)存,水電設(shè)施的安全適用,物資規(guī)格性能質(zhì)量鑒別,綠化栽培等等,這些都是技術(shù)性強(qiáng)的工作。總務(wù)管理人員的技術(shù)素質(zhì)越高,則管理工作成效越好,不懂技術(shù),不尊重技術(shù),勢(shì)必導(dǎo)致工作成效低劣,甚至造成損失。

二、職業(yè)院校總務(wù)管理的原則

1.提升政治思想的原則

總務(wù)管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)自身政治和思想素質(zhì),提高業(yè)務(wù)水平,爭(zhēng)做一名一職多能的專業(yè)型與復(fù)合型的人才。做好總務(wù)管理人員的思想工作,教育他們熱愛本職工作,樹立事業(yè)性和責(zé)任感,對(duì)本職工作勤勤懇懇,忠于職守,樹立全心全意為教學(xué)為師生服務(wù)的思想,具有廉潔奉公,任勞任怨、甘當(dāng)配角、甘做教育戰(zhàn)線上的無(wú)名小卒的獻(xiàn)身精神。還要經(jīng)常組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)崗位職責(zé)和崗位規(guī)范,多開展檢查與巡視,進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)觀念,明確服務(wù)宗旨。

2.為學(xué)校師生服務(wù)原則

學(xué)校工作以教學(xué)為主,這是學(xué)校工作長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),也是學(xué)校管理工作的客觀規(guī)律,是每個(gè)學(xué)校工作人員所必須嚴(yán)格遵循的重要原則。學(xué)校工作以教學(xué)為主,這就決定了總務(wù)工作必須為教學(xué)服務(wù),要貫徹為教學(xué)服務(wù)的原則為師生服務(wù)的原則,要求總務(wù)后勤工作盡量想方設(shè)法解除師生的后顧之憂,比如為師生創(chuàng)造較好的教學(xué)設(shè)備、住宿條件,努力辦好食堂,提高飯菜質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量,讓師生有更多的時(shí)間和精力投入到緊張的教學(xué)活動(dòng)中去。在工作中做到主動(dòng)、熱情、耐心、周到八字方針。

3.勤儉節(jié)約,廉潔奉公原則

學(xué)校的總務(wù)管理工作對(duì)全校的教育工作有極大影響,它是學(xué)校行政管理的重要組成部分。工作的好壞,直接或間接地要影響學(xué)校錢物的管理和使用,比如要負(fù)責(zé)管理學(xué)校全部經(jīng)費(fèi)的收、支和物資供應(yīng),所以,要始終貫徹勤儉節(jié)約、廉潔奉公的原則,做好經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制等工作,盡量做到少花錢多辦事。

三、職業(yè)院校總務(wù)管理的方法、策略

1.加強(qiáng)教育,提高人員素質(zhì)和主人翁意識(shí)

必須抓好全體總務(wù)服務(wù)員工的質(zhì)量教育工作, 加強(qiáng)工的質(zhì)量意識(shí), 牢固樹立質(zhì)量第一的思想, 促進(jìn)員工自覺地參加質(zhì)量管理的各項(xiàng)活動(dòng)。同時(shí)還要不斷提高員工的技術(shù)素質(zhì)、管理素質(zhì)和政治素質(zhì), 以適應(yīng)深入開展全面質(zhì)量管理的需要。

2.創(chuàng)設(shè)制度環(huán)境,讓制度規(guī)范行為

通過制定總務(wù)部門各級(jí)各類人員的質(zhì)量責(zé)任制, 明確自己在質(zhì)量責(zé)任制中的責(zé)任和權(quán)限, 各司其職, 密切配合, 形成一個(gè)高效、協(xié)調(diào)、嚴(yán)密的質(zhì)量管理工作的系統(tǒng)。

3.采取陽(yáng)光操作,增大透明度

加強(qiáng)總務(wù)處內(nèi)部工作流程管理,嚴(yán)格經(jīng)辦各種申購(gòu)及手續(xù),增強(qiáng)總務(wù)工作的透明度。要加強(qiáng)對(duì)基建維修管理力度,嚴(yán)格物資采購(gòu)管理,實(shí)行集中采購(gòu),定點(diǎn)采購(gòu),采購(gòu)必須按程序、按權(quán)限申報(bào),批準(zhǔn)后方可采購(gòu),任何人不得隨意自行采購(gòu),嚴(yán)格公務(wù)領(lǐng)用審批制度,嚴(yán)格辦公用品出入庫(kù)登記制度,杜絕公物流失與浪費(fèi)。

總之,總務(wù)管理緊緊圍繞學(xué)校總體計(jì)劃的要求,在保障學(xué)校教學(xué)工作中心的前提下,大力唱響后勤管理主旋律,以為教育教學(xué)服務(wù),為師生服務(wù)為宗旨,以加強(qiáng)后勤隊(duì)伍建設(shè)為保障,以嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)管理和加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)為重點(diǎn),以公物管理和環(huán)境建設(shè)為突破口,全面強(qiáng)化總務(wù)后勤工作的規(guī)范管理。

(作者單位:山東省濱州技術(shù)學(xué)院)