電子文件保管收集應注意的幾個問題

劉艷玲

電子文件是指能被電腦系統識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等載體上,并可以在網絡上傳送的數字代碼序列。電子文件的特征是信息形態以數字編碼的形式存在,并且可以采用圖像、聲音、動畫等多媒體來表述其內容。

電子文件管理是非常復雜的管理活動,它包括電子文件的保管利用及收集整理兩個方面。涉及諸多利益相關者,既有電子文件的形成者、利用者,又有對電子文件進行長期保管并提供利用的檔案館等機構;既有生成電子文件的業務系統,也有對其對其進行保管的檔案系統;電子文件管理涉及的諸多活動中,既有形成文件的業務流程,又有文件管理流程;管理活動既需要良好的管理規范,又需要大量成熟的技術支撐,既要保證電子文件在機構內部的順暢流轉,又要保證其與外部具有良好的共享交換平臺。

一、電子文件的保管利用

1.保管上的特點。(1)電子文件的保管需要不斷地更新設備。當電子文件使用某種電子信息技術和設備將其記錄于存儲載體之后,就永遠離不開支持這種載體的技術和設備環境。由于電子信息技術的發展日新月異,電子文件在保管條件上必須通過不斷地更新設備來適應新技術,才能達到經常保存和使用文件的目的。這是電子文件在保管上與傳統紙質文件不同的特殊要求。因此,醫院在同類型電子設備更新時,應注意到新老設備的兼容性,或及時更新原有信息的適應性。使大量的業務信息不致因設備的更替而造成損失。(2)信息容量大、所占空間極小。隨著多媒體電腦中掃描儀的使用和外置硬盤、光盤海量存儲的出現,使文件原文(包括文字和圖像)完整文本的輸入成為可能。這不僅大大減少了紙質文件占用的大量存儲空間,而且還能完全避免對以紙質為載體的圖書或檔案原件長期或永久保管的文件造成自然的或人為的損害,從而延長文件的壽命。(3)管理人員必須是掌握計算機應用技術和檔案管理專業知識的復合人才。和以往的傳統文件管理相比,電子文件的管理有其不可逾越的設備、技術要求。這就使得管理人員不僅要熟悉檔案管理專業知識,還要精通計算機應用技術。否則,所保管的電子文件就會因人們的無知與無能而無法破譯,成為永遠的謎底。

2.使用上的特點。(1)信息資源的共享性。電子文件在被制成光盤或通過網絡傳輸之后,很容易為眾多需求者提供近距離或遠程信息資源共享。(2)電子文件的同步重復使用性。在計算機網絡的支持下,一份電子文件,可同時供若干個需求者同步使用,也可以重復使用。

二、電子文件的收集和整理

1.電子文件的收集。(1)建立一套完善的電子文件收集網絡。電子文件同紙質文件在形成上都有一個共同的特點,就是分散性。每個部門、每個科室、每個工作人員都可能是電子文件的形成者。這種形成的分散性使得電子文件的收集不可能由單獨的科室或個人獨立完成。因此,必須建立一個包括分管領導、專兼職檔案員、網絡管理員在內的收集工作網絡,從組織上確保收集工作落到實處。(2)專兼職檔案員與網絡工作人員共同完成電子文件的收集工作。在收集工作中,網絡管理人員將每日或每周形成的電子文件提示給專兼職檔案員,檔案管理人員再根據來源原則確認電子文件的歸檔范圍,確定應收集的電子文件,經確認的電子文件通過檔案管理人員的提前介入,進入歸檔程序。

2.電子文件的整理。電子文件的整理,就是按照一定的原則和方法,將電子文件分門別類組成電子檔案的工作。電子文件整理的原則是確保電子文件的真實性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分類、編目、排序三個方面:①分類:要根據本單位的實際,聯系紙質文件的分類方案,結合電子文件自身的特點,制定一套科學、完善的分類方案并盡量保持與紙質文件分類一致。一些比較大的單位可采用:年度—問題(機構)—保管期限—文件類別分類法;單位小、文件類別單一的,可采用:年度—保管期限分類法。②排序:按照本單位的分類方案,對電子文件進行分類后,進行編號,并按編號順序排序,使全部電子文件成為一個有機的整體。③編目:建立一個包括件號、責任者、文號、題名、日期和備注在內的歸檔電子文件目錄,以備查詢。

三、 電子文件收集整理過程中應注意的幾個問題

1.做好電子文件的鑒定工作 電子文件鑒定工作的內容包括:①可靠性鑒定。可靠性鑒定主要針對電子文件的載體,其次是查看其自身有無病毒感染。載體作為電子文件信息的直接生存環境,其質量好壞將直接影響到今后檔案信息的完整性和準確性。因此,應認真查看電子文件所依賴的軟盤、光盤及硬盤等存儲介質是否損壞(劃傷、污染等),如有損壞,應及早采取拷貝、轉換或更新等補救措施。計算機病毒可對電子文件造成致命的傷害,因此,收集來的電子文件,必須經過對其所依賴的系統及其存儲介質進行全面、準確地病毒檢測,使其盡可能地減少或避免病毒的侵害,確保電子文件的歸檔質量。②可讀性鑒定。可讀性鑒定是歸檔整理過程中的關鍵環節,也是技術鑒定中最重要的方面。這項工作的實質就是通過計算機系統來確認其內容能否正常讀出,是否有丟失和差錯現象,確定文件內容是否齊全、完整,以便于今后的正常利用。③價值鑒定。正確評價電子文件的價值,首先應確認其是否屬于歸檔范圍,其次應選擇那些具有查考利用價值的電子文件進行保存。要根據本單位的實際,準確地判定每份電子文件的保管期限,對同一份文件的電子版本、紙質版本,保管期限應完全一致。④密級鑒定。要根據每份文件所記錄的事實和單位各部門人員的職責不同,進行文件的密級劃定,在歸檔前對每份文件進行的密級鑒定,不僅對電子文件的使用管理進行了控制,也為今后歸檔文件的管理奠定了基礎。

2.應注意考證電子文件的真實性、原始性 任何記錄公務或商務等活動的文件,都必須以真實性為基礎,公務文件的真實性包括兩層含義即可靠性和原始性。“可靠性”指文件的內容未被改動,“原始性”指文件的格式未被改動過,無論是文件的內在含義,還是文件的外在風格,都必須保持文件的原貌,才具備完整意義上的真實性。因此,電子文件真實性的確認主要體現在對信息可靠性和原始性的確認上。

(編輯/李舶)