圖書檔案數字化管理淺談

朱進江

[摘要]企業辦公自動化和網絡技術的普及和發展敦促圖書檔案管理工作到一個新的高度，介紹的圖書檔案管理系統實現資料集中統一的管理，使資料查閱及管理工作更人性化，提高工作效率。

[關鍵詞]圖書檔案 管理

中圖分類號：G25文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0220178－01

計算機技術和信息網絡業的發展，推動了檔案數字化的建設，圖書、檔案作為信息資源，其數字化的建設具有適應社會經濟發展和提高現代化管理水平的現實意義。檔案數字化建設是對傳統檔案管理模式的挑戰，是現代科學技術發展的必然趨勢。在數字化建設中圖書檔案管理系統扮演了重要角色，它帶給我們的是全新的管理理念和現代管理技術。

近些年，許多單位在圖書檔案數字化建設上做了很多工作，將庫藏檔案部分或全部進行了數字化，但基本上是局限在以傳統管理為導向的工作模擬。隨著各業務部門大量電子文件的產生，電子檔案從收集、整理、鑒定到利用等問題成為圖書檔案管理中的新課題，電子檔案的管理既要符合檔案管理學的基本準則，又要區別于傳統檔案的管理模式。圖書檔案管理系統的開發不但是計算機技術、網絡技術的應用，更是檔案管理新理論的具體實現。

一、科技圖書檔案管理系統的基本內容

從2005年開始，我們庫藏紙質檔案進行了數字化，實現機讀條目化和采用掃描儀將紙質檔案以圖像JPG格式存儲到可讀寫光盤中。2006年又針對檔案全文信息電子文件的歸檔建立了相應的檔案信息數據庫。檔案管理系統已經從單純的檔案目錄管理階段逐漸走向了電子檔案原件管理的初試階段。

（一）圖書管理。我單位研發的圖書管理子系統包括圖書管理、流通作業、信息查詢與系統維護四大模塊，其中圖書管理可實現圖書征訂、新書登記、圖書編目、期刊征訂、新刊登記及期刊合訂與編目等功能，流通作業包括借書作業、還書作業和預借作業，而信息查詢可實現按各種條件查書、按藏書、分類數量、借書等情況統計查詢和綜合查詢。另外系統支持條型碼掃描，當用戶使用掃描槍掃描圖書ISBN編碼時，系統自動從Internet上下載圖書相關信息：書名、作者、出版社、定價、頁數、簡介等信息極大地減輕了圖書編目錄入的工作量。該系統為單位圖書室的科學化、信息化建設提供了有力的工具。

（二）電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、整理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。

電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數字簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄，動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。

同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（三）電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

（四）電子檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理工作的最終目的，占據了檔案管理工作極其重要的地位。電子檔案的產生及數據共享使檔案信息的檢索、利用發生了根本變化，其快捷、準確為檔案利用者提供了方便，也就是說做好電子檔案的檢索、利用更能體現出檔案信息化的優勢。電子檔案的檢索與利用應具有：對數據信息的基本查詢及靈活多變的條件組合查詢：各種條件下的檔案組卷：對無限制查閱條件的電子原件，可在網上進行瀏覽、下載；對有限制查閱條件的電子原件，可在網上進行申請、審批；實物借閱、歸還、催還的網上管理功能；對外發文（圖）的申請、審批、發文（圖）功能等等。

（五）電子檔案的維護性管理。電子檔案的維護性管理由用戶權限來限制，即不同用戶管理能力不同。維護性管理應具有：數據庫管理（包括數據分類、庫結構管理、數據備份和恢復、增加部門人員等）；網上各種申請、審批單的查閱管理功能；權限分配、回收和分配情況的查閱管理功能；對電子檔案保管期限的鑒定和最終審定及銷毀功能；電子原件各種動態數據信息的查詢瀏覽功能；對電子檔案的降密、解密；電子檔案的各種數據統計、卡片和報表制作、輸出：數據以其它存儲格式導人或導出在線監控等等。

二、科技圖書檔案管理系統的數據安全

圖書檔案管理系統提供對每個工作人員進行相應的賬號和權限設置，使管理工作責任更加到位規范。系統不但要充分利用系統平臺和網絡所提供的各種安全機制，還要建立一套自身的數據訪問安全管理機制，杜絕檔案信息失密的發生。

（一）授權管理機制。用戶的訪問身份和權限，一般由系統管理員、檔案分類管理員、高級用戶、普通用戶組成：

1．系統管理員：具有數據管理的最高權限，包括設置部門，用戶和授權。2．檔案分類管理員：由系統管理員設置。可以在自己管理的分類范圍內對其它用戶授權。3．高級用戶：由系統管理員或分類管理員設置。可以具有檔案管理的全部或部分權限。4．普通用戶：由系統管理員或分類管理員設置。只具有數據的一般瀏覽、查詢。

權限設置一般包括：庫結構管理權限，如庫字段的增加、刪除、修改等；歸檔與接收管理權限，如設置歸檔人，檔案接收人等。檔案數據的管理權限，如數據目錄的增加、刪除、修改、銷毀等。檔案原件的管理權限，如原件瀏覽、原件增加、原件刪除、原件下載等。檔案的借閱、歸還管理權限。檔案的統計、報表管理權限等。

同一用戶對不同檔案分類可享有不同的權限。用戶權限可根據實際情況重新分配和回收。