淺析現代企業虛擬團隊的管理

賀亞茹

摘 要:虛擬團隊是現代企業新興的一種組織結構,在組成、功能、方面均不同于傳統企業組織模式。文章從其特征、類型、投入產出等方面分析了虛擬團隊存在的問題及解決對策。

關鍵詞:虛擬團隊;電子溝通;信息共享

中圖分類號:F270文獻標識碼:A文章編號:1006-8937(2009)22-0075-02

傳統的企業組織模式以員工工作性質、業務特長為標準,把相同業務內容的人員劃分到同一個部門,以方便企業的管理。但是,在以項目型管理為特點的企業里,這種組織機構受到了考驗。如果一個項目過程涉及企業的多個部門,涉及企業多個部門的不同級別的工作人員,企業該如何協同這些人的行動?

其實,所有涉及到相同項目的人員 ,都可以把他們看作是一個團隊,但這是一種臨時性的團隊。這種團隊具有以下特點:團隊相對不穩定,成員隨項目的進展而隨時增加或縮減:所涉及人員對于項目的參與程度不同:成員之間的關系相對松散,大多數的時候,在團隊成員甚至在公司管理者眼里,并沒有把它視作一個“團隊”。我們可以稱之為“虛擬團隊”。

1 虛擬團隊的特征

有關虛擬團隊的定義,不同的研究人員提出了不同的看法,有人認為虛擬團隊是一個群體,他們分散于不同的時間、空間和組織邊界,但他們一起工作,共同完成任務。TOUNSEND等這樣描述這種組織機構形式:虛擬團隊由一些跨地區、跨組織的、通過通訊和信息技術的聯結、試圖完成共同任務的成員組成,虛擬團隊可視為以下幾個方面的結合體:一是現代通訊技術;二是有效地信任和協同教育;三是雇傭最合適的人選進行合作,而是人員是最重要的的因素。也有人提出;超越50英尺之外進行運作,通過電子溝通進行協作達到他們共同目標的團隊,都可以稱之為虛擬團隊。

綜合相關的研究,我們可以發現虛擬團隊存在四個方面的特征:一是團隊成員具有共同的目標:二是團隊成員地理位置的離散性:三是采用電子溝通方式:四是寬泛型的組織邊界。

2 虛擬團隊的類型

虛擬團隊可分為以下七種類型:①網絡式虛擬團隊。團隊和組織邊界模糊,團隊成員具有較高流動性。②并行式虛擬團隊。團隊成員構成明確,團隊和組織邊界明確,在短期內構建的為改善某一過程或系統而設計方案的臨時性組織,任務完成時自動解散。③項目產品開發團隊。團隊界限明確,團隊成員具有一定的流動性,團隊任務具有長期性,非常規性,團隊具有決策權。④工作團隊。團隊界限明確,成員確定,完成常規的、單一功能的任務,通過內部Internet進行溝通、共享信息。⑤服務團隊。由提供網絡維護、技術支持的跨地域的技術專家組成,根據不同地區的時差輪流工作。⑥管理團隊。由跨國公司的高層人員組成,利用網絡信息技術協同工作以指導公司目標的實現。⑦行動團隊。對于緊急情況,突發事件提供快速反應。

3 虛擬團隊的投入產出模型

綜合虛擬團隊相關的案例研究,虛擬團隊主要包括三個要素:目標、成員和聯結。

①目標。目標對虛擬團隊而言,尤為關鍵。因為目標是使虛擬團隊成員一起工作的粘合劑,只有當團隊目標被團隊成員認同和接受,他們才會一起工作。在虛擬團隊中,目標必須轉換為行動方案,成為團隊成員一起工作的基石,并要求目標具有可合作性、任務相依性和結果的具體性。團隊的存在是為了獲得結果,沒有合作性的目標,項目任務始終不會啟動,如果任務都是相互獨立的,團隊就沒有存在的必要。由于個人和單個組織獨自無法取得預期的結果,通常會建立虛擬團隊解決面臨的困境。

②成員。團隊成員是虛擬團隊的核心,必須考慮以下三個關鍵因素:一是獨立性。虛擬團隊的每位成員必須自主、自我依賴,但又能相互依存。二是領導分享。虛擬團隊的每一位成員能隨著團隊進程,擔當領導者角色,領導者隨著任務的變化而變動,每一位成員在任務進程中發揮自己的才能和專長。三是整合水平。虛擬團隊不僅僅是橫向連接的團隊,它必須能與組織上下連接。

③聯結。聯結是聯系,不僅僅是技術。這些聯系可通過面對面的交談,也可通過信息技術。但這些聯系本身是被動的。任務的結果需要某些類型的互動,互動能產生關系,如果這些關系是可信任的,則其就有持續性。信息時代的不同之處并不在于關系和互動,而是數字技術。數字技術提供了極為豐富的互動機會,但這些技術如何影響組織方式值得我們進一步的研究。我們并不想放棄其他溝通方式,而是要加以豐富化。如可以通過面對面交談,快速建立信任關系,但如果存在空間距離,就不可行。一旦明確了團隊目標和成員,我們就可以選擇最為適用的聯結方式與團隊成員溝通,并完成共同的任務。

4 成功虛擬團隊的關鍵要點

虛擬團隊想要取得成功,必須做好以下9方面的工作:①認真選拔團隊成員,團隊成員必須具有自我開拓意識,較強的溝通能力和其他較高的虛擬團隊技能。②保持項目任務為中心,使團隊成員能測定自己的工作進程,明白自己是否處于目標方向之中。③保持團隊的積極互動和行為取向。④公共協議的標準化。⑤建立清晰的團隊目標。⑥恭賀目標的達成。⑦建立共享空間。共享空間能超越工作范疇,實現團隊成員的互動。⑧識別成員需要克服的協作障礙。⑨明確危機發生時團隊成員應該做什么,應與誰聯系和決策的等級層次。

5 虛擬團隊在管理上的問題

虛擬團隊既然不同于實體團隊,那么它就具備自己的特點。虛擬團隊在管理上經常出現以下幾個問題。

①團隊成員的行政隸屬與項目隸屬。每一個團隊成員首先屬于公司某一具體部門,在業務上受該部門的領導,這是行政隸屬。其次,每一個成員又在項目上受到項目經理的指導,這是項目隸屬。這種雙頭領導的現象必然在一定程度上導致管理效率的降低。②溝通過度與溝通不足。對于一個真正的團隊,經常性的“團隊會議”是必不可少的。對于以項目為中心的“虛擬團隊”來講,每個成員涉及到項目的時間、深入程度不同,對于項目進展信息的需求也就不同。頻繁的“團隊會議”會造成大量的時間浪費,溝通過度。如果團隊沒有及時的進行有效的溝通,成員之間的配合就會出現問題,又導致溝通不足。③績效考核。員工在不同時間參與不同項目,對于每個項目的貢獻也不盡相同。如何客觀的考核員工績效?很多企業對于員工績效考核的依據來自于其行政隸屬部門的工作評價。而存在虛擬團隊的企業里,往往項目經理能夠更清楚的知道虛擬團隊成員的項目貢獻有多大。

6 解決對策

虛擬團隊的這些問題,我們都可以歸結為一點:準確信息的缺乏。及時、準確的項目信息可以有效避免溝通過度和溝通不足,使員工在多個項目之間、在所屬項目與本部門臨時制定的工作之間取得平衡。而員工充分的項目參與信息又可以提供績效考核的有力依據。

因此,IT技術是虛擬團隊管理的必要手段。其中銷售能力自動化(SFA)是一個在目前看來具有現實意義的方法。在實踐中,SFA也其實達到了有效管理虛擬團隊的作用。一個典型的案例就是北京某數據系統有限公司在虛擬團隊的管理中應用SFA的三個功能模塊:任務協同、信息共享和知識共享。

任務協同是指SFA在銷售中的某一階段制定任務,選擇相關參與人員,靈活的、階段性的擴大或縮小虛擬團隊,有時總經理也會納入虛擬團隊。

在虛擬團隊確定后,SFA通過信息共享的方式完成對虛擬團隊的協同。這包括:首先是關于項目進展的信息共享。這個模塊可以通過客戶、機會等資源對團隊或個人進行共享設置,使得信息能夠及時準確的傳遞給應該到達的成員。其次,是項目知識的信息共享。即該項目涉及的產品、技術、競爭廠商、應用解決方案等。

通過知識共享使得“虛擬團隊”的成員可以及時了解到非本部門業務范圍、但涉及項目的相關信息,從而達到默契的工作配合。

參考文獻:

[1] 劉雪峰,張志學.模擬情境中工作團隊成員互動過程的初步研究及其測量[J].心理學報,2005,(2).

[2]張志學,Paul S.Hempel,韓玉蘭,等.高技術工作團隊的交互記憶系統及其效果[J].心理學報,2006,(2).