淺談文檔一體化管理

蔣　萍

摘 要:計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的文件管理和檔案管理模式受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，使文檔一體化作為科學(xué)的、規(guī)范的管理方式走入我們的日常工作中，文章對文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)和管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡要的分析。

關(guān)鍵詞:文檔一體化 辦公自動化 對策

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)02-228-02

隨著我國信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，形成了辦公過程的文字載體由紙介質(zhì)向磁介質(zhì)的轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)，也為文檔一體化管理帶來了難得的機(jī)遇。近年來，文檔一體化管理受到了越來越多的重視，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理以成為廣大檔案工作者的共識。

一、理論基礎(chǔ)和作用

(一)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件的生命周期理論研究了文件從最初形成到最終銷毀或永久保管，是一個完整的過程，它分為三個階段：第一，文件的形成階段。它借助于撰寫、印刷、錄音等信息記錄手段來固定文件撰寫結(jié)果，形成具有法定效力的文本的過程；第二，文件的使用階段。是指文件在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)作、發(fā)揮作用階段；第三，文件的歸檔階段。即文件履行完現(xiàn)行效用，一部分有價值的文件被當(dāng)作檔案保存起來，而另一部分無價值的文件則被銷毀的過程。由此可見，文件和檔案只是同一事物在其不同運(yùn)動階段上價值形態(tài)變化的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理就是對文件發(fā)生、發(fā)展、滅亡或永久保存三個階段實(shí)行的全過程管理。

(二)文檔一體化管理的概念

所謂文檔一體化管理，就是從文書和檔案工作全過程出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成到歸檔管理的全過程控制。它包括：文檔實(shí)體生成一體化管理，即對公文、檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔形成檔案直到銷毀為止的整個生命周期進(jìn)行全面管理；文檔一體化管理，從管理體制、組織機(jī)構(gòu)、人員配備等方面保證管理的實(shí)現(xiàn)；文檔信息利用一體化管理，利用時不要考慮是文件信息還是檔案信息，只用一條檢索命令即可查到全部文檔信息，是對文檔數(shù)據(jù)信息內(nèi)部運(yùn)動的全過程實(shí)現(xiàn)的有效體現(xiàn)。

(三)文檔一體化管理的作用

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實(shí)際的工作內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理后，檔案工作將滲透到文件的形成階段和文件的使用階段之中，形成一個不可分割的整體，實(shí)現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，保證了文件信息的不會被遺失或損耗，減少了重復(fù)勞動，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了對文件處理的前控性。文檔一體化管理通過先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)對文件進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采用有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，使文檔實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞，異地查詢和處理，節(jié)約了存儲空間和場地，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮信息資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、當(dāng)前我國文檔一體化方面存在的主要問題

(一)管理體制方面

傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分開的，分屬兩個職能部門各自負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者以立卷歸檔為工作界面，文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統(tǒng)中各自運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量的不到可靠的保證，檔案資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象。文檔分離既不利于檔案部門信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。

(二)技術(shù)方面

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。由于各行政部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同，在文書處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規(guī)范，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動浪費(fèi)了人力和財力。

(三)計算機(jī)硬軟件及安全性方面

文檔一體化管理軟件的研制和開發(fā)比較少，價格比較昂貴。計算機(jī)硬軟件的技術(shù)生命周期比較短，電子文檔由于其本身對軟、硬件及載體的依賴性而容易丟失，對設(shè)備的依賴非常大，所以如何保管好電子文件是擺在我們面前的一大課題。計算機(jī)設(shè)備更新?lián)Q代很快，需要長期保存的電子文件對計算機(jī)設(shè)備依賴性造成的問題會更加嚴(yán)重。一般的計算機(jī)設(shè)備5年左右就會被更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時間。若十年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問題。電子文檔在提供了便捷的共享資源的同時，時刻面臨著計算機(jī)病毒的侵入、外來磁場的干擾以及人為地破壞的等，使電子文檔的安全性、可靠性遇到極大的挑戰(zhàn)。

三、文檔一體化實(shí)踐中的對策思考

(一)轉(zhuǎn)變觀念提高人員素質(zhì)

由于管理體制、思維模式上長期存在著文件工作、檔案工作分家的局面，日前我國大部分檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化管理，檔案管理的需求并未納入其中。因此，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須對文檔一體化有著客觀、充分的認(rèn)識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀和微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。事業(yè)興衰，關(guān)鍵在人。文檔一體化是一項(xiàng)融文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計算機(jī)科學(xué)等多知識、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓(xùn)來提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過崗位培使他們充分認(rèn)識文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。與此同時要注重抓好領(lǐng)導(dǎo)者的培訓(xùn)，能否真證全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。

(二)全面推行辦公自動化

辦公自動化是利用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)辦公信息數(shù)字化，辦公自動化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實(shí)地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個過程分類整理，并準(zhǔn)確地將要?dú)w檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應(yīng)用于檔案管理中，真止實(shí)現(xiàn)了電子文件的形成、傳遞、查閱、存檔的一體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化辦公與檔案管理的無縫鏈接，成功的實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

(三)制定綜合管理文件、檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)文檔一體化的基本前提就是要文件、檔案類別的劃分和類目設(shè)置要準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能順利開展。國家教委頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與檔案工作規(guī)范》，把高校檔案分成黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財會十個一級科目，就是按各職能部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)劃分，分類十分清楚。如果在文書處理時，把這種分類原則運(yùn)用到分類編號中，使每一個單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個有機(jī)的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會提供可靠的檔案信息。

四、結(jié)束語

文檔一體化是未來檔案工作的趨勢，實(shí)現(xiàn)文檔一體化也是對檔案工作者提出了新的的要求，我們必須端正思想，刻苦鉆研，投入相當(dāng)?shù)木?，我們相信，文檔一體化將引領(lǐng)我們走進(jìn)檔案管理的新階段。

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5.張銜,韓英.文檔一體化存在的主要問題及思考.檔案天地,2005（5）

(作者單位:徐州工程學(xué)院 江蘇徐州 221008)

(責(zé)編:賈偉)