企業ＥＲＰ系統實施的基礎條件分析

何　軍

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

內容摘要：隨著競爭壓力的增大，企業資源計劃（ERP）系統受到越來越多企業的重視，但是ERP系統實施成功率低，給很多企業造成困擾。本文從思想觀念轉變、管理變革及技術協調方面，探討了企業實施ERP系統前的基礎條件，以保證ERP系統順利實施，減少風險，提高成功率。

關鍵詞：企業資源計劃（ERP） 實施基礎條件

目前，隨著原材料上漲、勞動力成本提升及人民幣升值，我國的制造優勢面臨嚴峻挑戰，如何有效控制成本增加產品的附加值，成為眾多企業的當務之急，越來越多的中小企業把實施ERP系統作為改善以上問題的主要手段。企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是從MRP(物料需求計劃)和MRPⅡ（制造資源計劃）發展而來的新一代集成化管理信息系統，近幾年在國內得到了迅速的發展。ERP能夠改善企業業務流程，提高競爭力，因此受到越來越多企業的重視，應用范圍越來越廣。但是與此相矛盾的是，ERP系統實施成本高、時間長、風險大，統計顯示ERP系統應用的成功率不到30%，甚至更低。究竟是實施ERP系統，提高企業競爭力實現持續發展，還是維持現狀減少風險，挖掘企業現有潛力，許多企業陷入決策困境。

ERP系統的主要作用是在企業管理比較好、基礎數據比較完善的情況下，保證產供銷流程的順暢，從而減少成本，提高效益。但是企業必須做好充分準備之后才能開展工作，企業在實施前要有什么樣的準備，具有什么樣的條件才能保證系統實施成功，是每個準備實施ERP的企業都必須研究的問題。

企業實施ERP系統前的思想觀念轉變

對ERP系統認識不足是項目失敗最主要的因素之一，尤其對于一些中小企業來說，他們對ERP系統寄予厚望，想要看到立竿見影的效果。初期的發展使企業積累了一定的資金，管理水平的不足又限制了他們的發展，迫切想通過提升管理水平使企業更加發展壯大，ERP被當成實現這一想法的有效途徑。這些對ERP認識的誤解主要是對ERP系統的本質和企業實施ERP的目的不明確，對ERP系統抱有盲目的期望，對ERP系統實施的艱巨性、長期性、困難性認識不足，為實施帶來困難，最后導致項目失敗。

（一）ERP系統是一種管理思想而不是一種手段

首先，ERP系統是一種管理思想，通過標準化的業務流程和共享的信息數據，使企業能夠整合企業內部的各種資源，從而提升企業的運營效率和整體的經營水平。企業的管理層必須認識到，ERP是一種管理思想，不是一種單純的技術。如果不從企業管理層次上認識ERP系統，把ERP系統當作解決具體問題的工具，必然導致ERP項目的失敗。

其次，ERP系統不是解決企業管理方面問題的手段。ERP系統對于規范企業的運營流程及管理確實有一定的積極作用，但是企業管理水平的提升還是必須從企業自身角度來加強，同時ERP系統的有效運作還要依賴于企業的管理水平。ERP系統最大的作用是實現信息共享和提高工作效率，而不是解決企業具體的問題，企業不從根本上解決管理中的各種問題，只會影響ERP系統的正常運行。所以企業在準備上馬ERP項目前，要首先解決企業自身的各種問題，不然隨著項目實施，各種問題就會暴露出來。

（二）實施ERP系統需要足夠的資金保障

資金是保障ERP項目成功的必要條件之一，沒有資金支持一切都是空談。實施ERP系統動輒就幾十萬、上百萬甚至上千萬資金，對于中小型企業來講，他們最終創造的效益還是體現在產品銷售上，ERP系統不過是一個信息平臺，并不能短期產生出來效益。從中長期效益來看，ERP系統體現在運營效率的提高與成本的降低，使企業管理、規范化產生根本性的變化，最終走上結構化的自我優化之路，但是其效益也是間接的。在現今的競爭形勢下，中小型企業還處于生存階段，企業只有把更多的資金投入在生產設備改進、工藝改進上，才可能獲得及時的收入回報，創造持續的發展動力，很多企業在管理和員工培訓上的投入都很少，更不用說花費巨大的ERP系統了。規模小、資金缺乏是我國很多企業真實情況，所以持續不斷的資金支持是ERP系統得以成功的重要因素之一，企業在思想上要充分認識到這點，否則在實施過程中資金鏈中斷，一切都前功盡棄。

（三）實施ERP系統要注意風險防范

ERP系統應用的投資大、實施周期長、牽涉的管理及技術層面廣泛，因此導致了較低的實施成功率。但很少有企業認識到風險防范的重要性，缺乏對實施風險的認識和科學而有效的風險控制機制，會直接導致實施過程中的盲目性和隨意性，也是實施低成功率的一個重要因素。對于一些中小企業來說，他們迫切需要一種上線周期短、能夠馬上解決一些關鍵問題、快速規范運作與管理流程、有效降低運營成本的管理軟件，而這點與傳統ERP實施周期長、功能大而全是不同的，因此對于這些落差和期望，在實施ERP系統前要有思想準備。

另外，企業決策者要意識到ERP系統的實施會對企業原有管理體制產生強烈的沖擊作用 ，甚至會與企業原有的管理模式和固有觀念、企業文化相沖突，尤其涉及到各級管理人員的管理權限重新分配，企業內部業務信息和利益共享等敏感問題時，會面臨來自各個方面的抵觸情緒以及實施的長期性和各種不確定因素的干擾，為此要精心準備應對措施，如果企業對這些認識不足或缺乏專業經驗，可以找專業的咨詢公司進行規劃。

（四）企業上下統一思想

對于企業決策層來說，對建立ERP系統要有明確的目標和統一認識。ERP系統不是為了領導個人的政績和形象工程，也不是為了企業樹立品牌，打響知名度，標榜自身的技術水平，而是企業發展的確實需要。企業決策層在深入理解ERP的基礎上，由“一把手”親自參與主持，實施ERP是“一把手工程”并不是說一定要“一把手”來做而是需要“一把手”的絕對支持，給實施人員足夠的權利調動各個部門，動員全體員工共同參與，積極消除實施ERP系統對企業原有的管理思想和管理模式產生的重大影響。

對于企業中層管理人員來說，ERP系統將使企業管理工作更加透明，各部門之間的壁壘將被打破，各種信息等資源實現流動和共享，工作或管理事務按章按規律辦事，例如采購部門，ERP系統供應商管理模塊通過模型計算，將自動給出選擇供應商的最佳策略，這樣就避免了人為因素干擾，很多時候有些相關管理人員的權利和利益將會受到影響，這些人員的心理上可能就會產生不滿情緒，甚至阻礙ERP系統的實施。解決這個問題就需要高層管理人員進行組織協調和溝通，讓他們認清個人利益與企業整體利益的輕重選擇，從根本上消除他們的抵觸心理。

只有員工的積極配合，才能推進ERP系統的正常運行，他們是ERP系統的具體操作和應用人員。很多ERP系統實施失敗的一個很重要的原因就是員工不理解ERP系統，并且產生很多錯誤想法，因此在實際中就會消極對待，不配合不支持。只有當員工真正理解ERP系統的理念之后，認識到ERP可以提高企業的管理水平，提高工作效率，減輕他們的壓力，員工的積極性自然被調動起來。同時企業為實施ERP系統舉辦的各種培訓工作也是提高員工自身素質，使其更加適應現代企業要求的舉措，這點企業要宣傳到位。

企業做好ERP思想認識上的準備，就可以調動全員的積極性，使大家有了統一認識和期望值，確保順利推進項目的實施。

企業實施ERP系統前在管理上的變革

從認識上認清ERP系統、消除誤解之后，企業就要在管理方面做好具體準備工作，使企業的管理水平、業務流程適應ERP系統的運行需要。

（一）優化組織結構

首先從管理水平上來說，我國很多企業，尤其是中小型企業缺乏科學的管理意識和手段，企業的規章制度操作性差，很多還停留在口號階段，企業機構臃腫，沒有形成先進的扁平化、高效率的組織結構。其次是企業沒有形成面向流程的管理模式，各職能部門之間各自為政、無序管理，企業信息的交互性較差，甚至人為限制流動，相互隔離。企業中還存在很多與正常業務流程無關的各種非工作流程，就會對正常的業務流程造成極大干擾，企業管理上的這些問題都為ERP實施帶來嚴重障礙。

對此，企業需要解決管理規范的問題，用制度條例代替人為的管理；全面考察分析企業的現狀，組織管理人員和員工都要參與的、對整個業務流程的分析和清理；以企業的核心業務流程為中心，完成初步的流程重組，建立科學的組織模式，將無關緊要的流程剝離出去，這也是ERP系統實施前必須要完成的工作。

（二）考慮企業的未來發展戰略是否與ERP系統適應

ERP系統一般都要運行10年左右時間，對于一些中小企業，企業的發展規模、業務范圍都在不斷發展變動過程中，企業的未來發展戰略要與實施的ERP系統相適應，如果做不到這點，企業將要應用或正在使用的ERP系統就很可能成為將來發展的障礙。

為此企業對于自己未來的發展戰略一定要有清晰的規劃和認識，為ERP系統選型提供參考。另外要選擇那些擴展性強，能隨著企業的經營狀況變化而改進提升的ERP系統。對那些還沒有未來發展規劃和目標的企業來說，工作中心應該在尋找發展模式上，ERP系統對于他們作用不大，企業現階段可以不用考慮，一切以實用為原則，小型的企業管理軟件就可以滿足要求。

（三）做ERP系統實施的配合工作

ERP系統不是企業某些管理部門、某些員工的事情，而是企業全體員工、全部部門都要參與的工作，部門之間、員工之間不是相互推諉，推卸責任，而是相互合作，共同促進完成。企業要把這個當作大事情來看待，有制度保證，有獎懲措施，全員推進。

（四）成立ERP選型小組

成立選型小組，為企業培訓自己的人才，也是為將來的維護和二次開發服務。當決定實施ERP系統后，企業就要著手建立自己的選型工作團隊，團隊的成員一定要經過仔細挑選，除了企業主管領導參與，做好一把手工作之外，還要有業務管理人員、計算機技術人員、熟悉本行業的專家，那些既懂管理業務又懂計算機知識的復合型人才是最佳的人選。最終ERP系統的實施團隊成員可以從這些選型團隊成員中挑選，作為企業的代表參與實施團隊，這些人員還是將來企業維護ERP系統正常運轉的保證，也是以后ERP系統二次開發和系統升級或定制的重要實施者，對這些成員的培訓和避免流失將是重要的工作。

企業實施ERP系統前的技術協調工作

ERP系統的運行依賴數據的準確、及時和完備，可以說數據準備工作是整個系統實施過程中工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最復雜和最容易犯錯誤的環節。基礎數據各類信息的記錄從幾個到上萬個都有，量非常龐大，造成項目延期的原因90%都與此有關?；A數據的準備工作時間從項目立項一直延續到系統上線，幾乎在實施項目整個周期的80%的時間都在做這個工作。所以說，基礎數據的準備是系統實施過程中最直接、最具體、任務最繁重的一節。下面以生產環節為例，介紹需要準備的基礎數據。

（一）企業資源編碼

企業資源的類型、分類，資源的計量單位（采購單位、庫存單位、銷售單位）、計量單位的轉換等都是企業的基礎數據，這些基礎數據的標識和識別就是企業資源的編碼問題。資源編碼在手工管理情況下，可以根據資源的各種屬性或慣例來識別，所以不是特別重要。但在計算機信息管理條件下，基礎數據的標識和識別就非常重要，在ERP系統中企業的各種資源存儲在數據庫中，它的定義和使用就是依靠這些資源編碼來實現，企業的資源編碼一定要統一。

企業的資源編碼是企業標準化工作的一項重要內容，企業必須建立系統、完整、科學合理的編碼體系，這也是ERP系統運行的最基本要求。數據準備工作中最難的是制定編碼規則，這也是最占用時間的工作，一個考慮周全的編碼體系需要企業部門之間反復討論以求最佳方案。

（二）BOM、工藝路線、工作中心數據

BOM（物料清單）包括BOM類型種類、BOM的創建原則和方法等，BOM作為ERP系統中的基礎數據，幾乎與企業各部門的活動都有關。由于各個企業需求不同加之項目規模也不同，BOM需要包含的信息差異也非常大，企業的需求越多，項目規模越大，ERP要為企業解決的問題就越多，在BOM的構建中就需要更多的表和層次。

工藝路線數據包括各種工序設置、加工和裝配、加工成本和標準工時數據等，工作中心數據包括工作中心的確定、工作中心能力的度量和管理等，這些數據也是企業的重要基礎數據。如果企業的標準化管理薄弱，產品結構更改頻繁，必然導致BOM數據維護困難，工藝路線經常修改，無法制定工作計劃，不能指導工作中心的具體工作。即使此時企業已經使用了ERP系統，這時候出來的任何數據或工作安排也沒有任何意義，只會擾亂正常的工作安排。對此企業在準備實施ERP系統之前就要避免這種情況，做好企業的標準化工作，將BOM、工藝路線、工作中心等數據確定下來。

（三）成本和庫存數據

成本數據有物料用料定額、成本核算參數、成本類型、成本的計算方法、標準成本的計算等。庫存數據有倉庫存儲位置設置、庫存分類、庫存盤點、出入庫操作、庫存控制、安全庫存與庫存訂貨、庫存管理等。

（四）計劃與控制類數據

ERP系統是一種量化的信息管理系統，依賴于各種基礎數據的準確有效，各種加工工時定額、物料采購提前期、主生產計劃MPS時間分段基準、預測與計劃量、生產規劃、生產排程，時段、時區和各種提前期數據等，這些是保證系統正常運行的重要參數。生產環節中的這些數據都需要得到重視，必須在日常經營管理過程中，通過建立基礎數據采集和管理機制，不斷收集和積累這些數據，保證各種數據的準確有效，為將來ERP系統的各個模塊提供參數。同時企業還有很多其他比如財務管理、采購、銷售等環節的各種基礎數據，也是需要準備齊備的。

綜上所述，ERP系統實施是企業體制和觀念的一次大變革，只有以上的各項準備工作都完成之后，企業才具備了實施ERP系統的要求和保證，實施風險才能降到最低。

參考文獻：

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