企業物流業務外包中存在的問題及解決方法

程凱媛

摘要：文章通過大量的調研實踐，將物流業務外包的各種情況作了歸納介紹，通過分析物流業務的外包方即客戶(制造)企業和承接外包業的第三方物流企業，指出企業物流業務外包中存在的問題，并進一步指出通過外包前的審計來降低風險，提前發現和解決外包過程存在的問題，提高外包的成功率。

關鍵詞：外包；問題；對策；審計

中圖分類號：F272文獻標識碼：A文章編號：1002-3100(2009)02-0121-02

當“物流”這個概念剛剛被引人中國的時候，各地紛紛掀起了“物流熱”。在多數人對“物流”一知半解的情況下，物流從業人員迅速增加，人們紛紛加入到物流行業里來，共同挖掘這個中國市場的第三利潤源。經過十幾年的探索學習，中國的物流作為一個新興的服務行業，已經有了很大的發展。隨著對物流業務的熟悉，人們逐漸認識到，優化供應鏈管理中的“物流外包”將是今后一個階段物流業發展的重點。

物流外包來自優化供應鏈管理中降低企業成本的需求。很多企業在沒有對外包以及外包管理進行充分研究的情況下紛紛將自己的物流業務外包出去，并且在物流外包中摸索著有中國特色的管理方法。于是有的企業成功了，但更多的企業以失敗而告終。

物流外包按照客戶(制造)企業將業務外包的時間階段可以分為兩種情況：一是客戶企業成立初期即將物流業務外包；二是客戶企業階段性運作后(即企業處于成長或成熟階段)將物流業務外包。第一種情況下的外包對第三方物流企業來說較容易運作，因為客戶企業和外包業務同一階段建立，物流企業可以和客戶共同探討。充分介入外包業務的建設，使之與客戶企業和物流企業本身相匹配，通過一段時間的運營，物流企業一般可以處于主導地位。而第二種情況則不同，客戶企業自己運營一段時間后選擇將物流業務外包，一方面該物流業務可能存在嚴重的管理問題，另一方面客戶面臨市場競爭壓力需要更進一步的降低成本，提高物流效率，因此對第三方物流企業外包的期望和要求較高，在這種情況下不具備競爭優勢的第三方物流企業很難將外包業務進行到底。

目前，提供第三方物流服務的企業，其前身一般是運輸業、倉儲業等從事物流活動及相關的行業的企業。從事第三方物流的企業在委托方物流需求的推動下，從簡單的存儲、運輸等單項活動轉為提供全面的物流服務，其中包括物流活動的組織、協調和管理、設計建議最優物流方案、物流全程的信息搜集、管理等。

外包作為企業的戰略決策，需要考慮多方面的因素。站在客戶的角度上來講，選擇合格的供應商(即外包業務承包商)是關鍵。很多企業將外包失敗的原因歸結于供應商，比如供應商專業水平低，效率不高；供應商缺乏誠信和服務意識，等等。其實，外包需要客戶企業和供應商之間充分合作，而不僅僅是客戶企業從供應商處購買服務。

國內眾多制造企業和物流企業中對外包的風險評估過于草率和簡單。制造企業認為只要將物流業務外包出去，就一定能降低成本；物流企業以為只要接到外包業務就能盈利。而這兩種觀點都是不完全正確的。

我們先來了解一下外包的盈利過程：

某制造企業運營自己公司的物流業務(主要為運輸和倉儲)，每個月的成本為2萬元，將業務外包出去，假定該公司期望將成本降低至1.5萬元。該外包業務在物流企業的運營下，成本在1.5萬～2萬元之間，物流企業會虧本；成本在1.5萬元，物流企業持平；成本在1.5萬元以下，物流企業才能盈利。在這種情況下，物流企業必須具備很強的專業技術和管理水平，通過整合改進既有的物流體系，才能降低成本，達到盈利的目標。

外包一般分為三個階段：接手階段、調整階段和盈利階段。物流企業在接手外包業務之初一般選擇按照業務原有的模式運作，保持整體的穩定性，特別是對于一些大型的外包項目，對業務的改進一般會設定幾個階段來完成，也是考慮到一個平穩過渡的問題。在接手階段通常也會暴露外包業務的一些問題。物流企業在充分了解外包業務的基礎上，對調整階段的工作做出合理的規劃。調整階段對物流企業非常關鍵，決定了物流企業能否成功運作外包業務。在這個階段有很多問題需要和客戶企業溝通解決，如果客戶企業不配合或者物流企業的改進措施因為與客戶企業的其他規定相矛盾而得不到解決，物流企業將很難進入到第三階段即盈利階段。事實上很多外包業務在第二階段就以失敗告終。例如某物流企業希望改進外包業務中的運輸流程。但改進建議與客戶企業的運輸安全管理規定有沖突，在多次協調不成功的情況下，該物流企業只能繼續原先的流程。

另外，物流外包涉及很多方面。包括：人員的安排、現有設備、系統等資源的處理等，這些都是第三方物流企業面臨的問題。從這方面講，物流外包可以分為兩種形式：一是純粹的業務外包；二是業務以外附帶客戶(制造)企業人員、系統和硬件設施的外包。前一種形式的物流外包可以充分利用物流企業的優勢資源，外包較易成功。后一種形式情況相對復雜。物流企業在接手外包業務之前和以后都需要做很多工作。

外包失敗的原因有很多，其中一個主要的原因是物流企業在外包前對外包業務缺乏充分了解和評估。物流企業在外包業務的談判中常常處于被動，對外包業務的狀況僅限于客戶企業的介紹，而客戶企業在更多情況下將自己外包的期望和要求放在首位，不介紹或簡單介紹外包業務的運作情況，有的根本不提及業務存在的問題。當物流企業正式接手業務后一段時間，各種各樣的問題就暴露出來了。

避免這一類問題的有效方法是外包前進行外包業務審計。那么審計由誰來做呢?物流企業作為供應商，考慮到已有的以及將來與客戶的關系，很難對客戶進行嚴格的審計，審計往往會流于形式。為此，我們建議選擇第三方的物流咨詢公司或者物流咨詢顧問對外包業務進行審計。

審計的好處在于，一方面我們可以通過審計來了解外包業務運作現狀、存在的問題、內部人員結構及人員關系等，特別是對于物流業務以外附帶客戶(制造)企業人員、系統和硬件設施的外包，這一點顯得尤為重要。另一方面，物流企業可以從審計的結果來確定外包后的管理模式、人員的安排以及外包過程中的成本核算。對所要外包的業務有一個深入的了解，避免和減少外包的風險。對于客戶企業而言，即使審計后不選擇外包。也可以通過審計對自己的物流業務有較客觀的評估和認識。

如何對物流外包業務進行審計呢?從內容上講，主要包括兩個部分：即主觀性測評和客觀性測評。主觀性測評采用不記名形式，內容涉及：(1)外包的物流業務部門與客戶企業其他部門之間的協調；(2)外包的物流業務部門與外部企業和單位的協調；(3)外包的物流業務部門內部的凝聚力、溝通及合作性(團隊精神)。客觀性測評因外包業務不同而有所不同，按物流業務管理模塊進行測評，以數據形式來體現測評結果，主要涉及：(1)業務文檔的管理；(2)流程的完善性；(3)業務團隊的組織結構和工作分工；(4)業務量及差錯率。

物流外包業務的審計從流程上講分為三個階段：第一階段，提交審計方案。審計方案和方案實施時間需通過物流企業和客戶企業的認可。第二階段，審計。實施審計可以由第三方物流咨詢公司或物流咨詢顧問獨立進行。也可由物流咨詢公司與物流企業、客戶企業共同參與進行。第三階段，由第三方物流咨詢公司提交審計報告，物流企業和客戶企業可以共同討論審計結果，擬定和調整外包方案。

通過審計可以提前了解物流外包業務，發現潛在問題，對客戶企業的物流外包業務給出客觀評價，減少物流企業經營風險，提高外包的成功率，這對于外包雙方都有好處。