完善電子商務(wù)平臺 拓展石油企業(yè)物流渠道

武永革

石油企業(yè)的物資供應(yīng)部門在整個油田生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的保障作用。長期以來石油企業(yè)在物流方面主要面臨物流信息不暢通、管理較粗放和信息反饋不及時、預(yù)測能力差、庫存積壓等問題。對于在生產(chǎn)建設(shè)投資中物資采購的比例高達70%左右的大型國有企業(yè)來說,由于庫存資金占用多,因此資本運行相對較高。電子商務(wù)的引用,給石油企業(yè)尤其從物資采購中尋找了效益,獲取了最佳的物資資源配置,同時為降低物流成本、杜絕漏洞提供了平臺。在電子商務(wù)平臺下實施的物流管理,極大地提高了企業(yè)物資采購經(jīng)營活動的及時性。

一、長慶油田物資供應(yīng)處實行電子商務(wù)的必要性

長慶油田的生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域主要覆蓋陜、甘、寧、蒙四省區(qū),作為油田的物資供應(yīng)部門,生產(chǎn)作業(yè)轉(zhuǎn)移到哪里,物資供應(yīng)處的工作就需要在哪里展開。其工作性質(zhì)具有點多、面廣、線長和高度分散的特點,各點與點之間由于地域跨度太大工作銜接有困難。在日常工作中,各庫房要通過物資管理系統(tǒng)進行物資入庫、物資入庫報檢等業(yè)務(wù)以及及時統(tǒng)計物資收發(fā)存情況、各個站點每周異地向處機關(guān)科室匯報物資存發(fā)狀況;商檢所需要接受庫房報檢單、及時在系統(tǒng)錄入檢驗內(nèi)容、產(chǎn)生編號、檢驗物資、異地審核、審批檢驗報告。為了實現(xiàn)企業(yè)“物流管理成為第三利潤源”的目標(biāo),長慶油田物資供應(yīng)處把物資采購按照現(xiàn)代物流管理模式,建立了“電子商務(wù)物資管理系統(tǒng)”,實現(xiàn)了全油田“網(wǎng)絡(luò)共享、集中管理、分級使用”的電子商務(wù)平臺,使物資采購?fù)黄屏藭r空界限,全部業(yè)務(wù)活動在網(wǎng)上,按規(guī)定高速規(guī)范運作,改變了過去傳統(tǒng)的手工運作模式,縮短了物資采購時間,做到了“公開、公平、公正、快速”。

二、長慶油田物資供應(yīng)處實行電子商務(wù)后的收獲

通過近幾年的實際運行,物資供應(yīng)處大力推行并不斷完善、規(guī)范電子商務(wù)的運行,取得了比較明顯的效果:

1.電子商務(wù)實現(xiàn)了物資采購的集中管理。電子商務(wù)的建立,尤其是通過中石油的能源一號網(wǎng)站的集中采購使物資供應(yīng)處集中采購的物資能迅速進入物資管理系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)。對二級單位采購的物資在網(wǎng)上上報,物資供應(yīng)處和相關(guān)處室在網(wǎng)上進行異地審批,從而把物資采供所涉及的計劃上報、供應(yīng)商資質(zhì)審查、招標(biāo)議標(biāo),商務(wù)談判、合同審定、付款結(jié)算等50多個環(huán)節(jié)全部在網(wǎng)上公開實施。電子商務(wù)的建立實現(xiàn)了全油田信息流共享和物資采購計劃的集中管理,增強了對相關(guān)業(yè)務(wù)的監(jiān)管力度,加速了業(yè)務(wù)的處理效率。

2.電子商務(wù)加快了資金的結(jié)算速度。在長慶油田委托二級單位的采購管理、網(wǎng)上付款結(jié)算管理、委托物資供應(yīng)處物資采購等一系列物資采購合同,全部實現(xiàn)網(wǎng)上審查審批。審計造價部門利用網(wǎng)上的價格信息流在網(wǎng)上進行科學(xué)地價格和合同條款審計,審計底稿和審計簽證單從網(wǎng)上自動生成,極大的提高了工作效率,增加了物資采購過程的透明度,實現(xiàn)了“陽光”采購。電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)使物資供應(yīng)處全體庫管人員能及時掌握了庫存信息,實現(xiàn)了物資庫存的動態(tài)管理,減少物資積壓。網(wǎng)上開具驗收單、發(fā)料單,加快了單據(jù)傳遞速度,縮短了采購周期,加快了資金結(jié)算速度。

3.電子商務(wù)提高了物資管理的質(zhì)量。電子商務(wù)的應(yīng)用,把采購管理的日常業(yè)務(wù)從大量繁瑣的統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料中解脫出來,從而使業(yè)務(wù)人員把主要精力放在市場調(diào)研、技術(shù)論證和質(zhì)量跟蹤等方面,使采購人員有更多的精力到一線為現(xiàn)場服務(wù),到更多的廠家參觀尋訪,篩選供應(yīng)商;使物流管理業(yè)務(wù)發(fā)生了質(zhì)的變化,業(yè)務(wù)層次明晰,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

4.電子商務(wù)提高企業(yè)的工作效率。①生產(chǎn)率提高。電子商務(wù)系統(tǒng)的采用,極大的提高了工作效率。物資供應(yīng)處二三十人完成了相當(dāng)于過去五六十個人完成的采購工作量,極大地提高了勞動生產(chǎn)率。②準(zhǔn)確率提高。將信息流、物流、資金流用國際先進的容錯手段來實現(xiàn)管理,在提高工作效率的同時,更降低了操作誤差。③資金占用率降低。電子商務(wù)大大簡化了工作程序,在實現(xiàn)產(chǎn)品積壓少、供應(yīng)周期短、信息反饋及時的同時,加快了庫存資金周轉(zhuǎn)天數(shù),降低了庫存資金。④杜絕了人情交易,降低了采購成本。通過電子商務(wù)網(wǎng)上招投標(biāo)各供應(yīng)商互不見面,背靠背操作,容易給供應(yīng)商造成心理壓力,促進供應(yīng)商競爭,買方可以獲得比較優(yōu)惠的價格。網(wǎng)上辦公,大大簡化了合同供方的業(yè)務(wù)辦理手續(xù)。平均年采購費用降低8～10%。真正實現(xiàn)了“公開、公正、高效”。

三、電子商務(wù)在物資供應(yīng)處具體應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

經(jīng)過近幾年的發(fā)展和建設(shè),物資供應(yīng)處電子商務(wù)得以較快發(fā)展,但客觀地講,發(fā)展過程中還存在一定問題,有不足之處尚需進一步整合和完善。

1.對電子商務(wù)的認識還有一些欠缺,電子商務(wù)功能還有待進一步擴展。電子商務(wù)的應(yīng)用水平還需要繼續(xù)提高,雖然物資供應(yīng)處在信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)應(yīng)用方面已經(jīng)基本完成,但對于提高企業(yè)競爭力具有重要作用的綜合管理信息系統(tǒng)ERP系統(tǒng)乃至更深一層的CRM系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用尚處于待完善中。

2.企業(yè)信息系統(tǒng)維護需要加強。目前,物資供應(yīng)處在機關(guān)設(shè)立了電子商務(wù)部,對全處的信息系統(tǒng)進行開發(fā)及維護,但是在基層的各個站庫系統(tǒng)維護不足。物資供應(yīng)處的信息系統(tǒng)有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標(biāo)系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng)以及商檢所的物資檢驗系統(tǒng)。如果網(wǎng)絡(luò)或者系統(tǒng)出了問題,在基層不能第一時間迅速排除網(wǎng)絡(luò)故障或者是解決系統(tǒng)問題。這樣無疑浪費了時間,縮短了市場響應(yīng)度。

3.網(wǎng)絡(luò)信息的安全性限制了電子商務(wù)的進一步發(fā)展。物資供應(yīng)處目前有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標(biāo)系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng),B/S結(jié)構(gòu)是基于因特網(wǎng)的一種網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu),其安全性是企業(yè)最為擔(dān)心的問題。物資供應(yīng)處作為石油物資供應(yīng)部門,庫存存放的物料種類繁多,如果一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題,如黑客進入物資管理系統(tǒng),擅自篡改庫存狀況表,本來庫存顯示發(fā)貨完畢需要進貨,而物資管理系統(tǒng)卻顯示沒有顯示缺貨,從而導(dǎo)致沒有按實際情況進行計劃采購或者移庫。最終致使企業(yè)因為缺貨而使企業(yè)人力、物力、財力費用開支加大。更為嚴(yán)重的是給企業(yè)的信譽造成了不可估量的損失,所以電子商務(wù)部門需要高度重視網(wǎng)絡(luò)的安全問題。

四、如何完善物資供應(yīng)處的電子商務(wù)平臺

針對以上存在的問題,物資供應(yīng)處電子商務(wù)的發(fā)展需要依靠加快信息化建設(shè)、完善相應(yīng)的制度來加以推動整個電子商務(wù)系統(tǒng)的不斷完善,促進物資供應(yīng)處電子商務(wù)運行的不斷發(fā)展。

1.電子商務(wù)所依托的技術(shù)平臺要先進適用。物資供應(yīng)處在實施信息化過程中既要注重所采用技術(shù)的先進性,不能采用已被淘汰或即將被淘汰的技術(shù),更要注重所選技術(shù)的適用性,以適合本單位的實際情況和需要。如物資供應(yīng)處目前所存儲的物資種類繁多,除了在采購過程中進行分類管理外,還可以考慮開發(fā)物資倉儲條碼管理系統(tǒng),將所管物資標(biāo)上標(biāo)簽,加入條形碼技術(shù),從而更清晰的了解倉儲動態(tài),降低倉儲管理成本。

2.系統(tǒng)的開發(fā)與利用并重。開發(fā)電子商務(wù)需要對信息資源的充分開發(fā)和有效利用,所以建設(shè)過程中要十分重視對信息資源的利用。需要建立物資供應(yīng)處的企業(yè)數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)的采集、提煉、錄入、存儲、傳輸、處理、分析、管理、應(yīng)用及共享乃至二次、三次開發(fā)利用上下功夫,同時還要注重企業(yè)外部信息資源(如供應(yīng)商、客戶及市場需求信息)的開發(fā)利用,不僅要開發(fā)出在實際工作中有效應(yīng)用的模塊,更要建立起能系統(tǒng)運用各方面信息資源的體系。

3.適時加入決策支持系統(tǒng)。企業(yè)電子商務(wù)運行到一定程度就可以考慮擴展它的功能以便更好的為企業(yè)服務(wù),提高工作效率,決策支持系統(tǒng)就是企業(yè)隨著電子商務(wù)不斷發(fā)展出現(xiàn)的優(yōu)秀的管理方式。

在決策支持系統(tǒng)下建立的各項數(shù)據(jù)庫,需要保證數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、及時。通過決策支持系統(tǒng)分析的數(shù)據(jù)和決策內(nèi)容,將會強化企業(yè)業(yè)務(wù)過程中的信息集成和控制,加快決策速度,提高決策質(zhì)量?？梢詾楣芾砣藛T和企業(yè)決策人員提供輔助的決策依據(jù)幫助決策者迅速、正確的把握市場信息,使企業(yè)由事后管理變?yōu)槭虑邦A(yù)測、過程控制。將物資采購需求由原來的人工預(yù)測轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)科學(xué)預(yù)測管理,資金流決策分析由原來的計劃管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉治鰶Q策管理,使物資管理更加科學(xué)。

4.事先預(yù)測轉(zhuǎn)向適時監(jiān)控與調(diào)整。傳統(tǒng)的流通模式通過預(yù)測下游通道的資源來進行各項物流作業(yè)活動,不幸的是預(yù)測很少有準(zhǔn)確的,因而浪費了許多自然及商業(yè)資源。新興的物流管理趨勢是強調(diào)通道成員的聯(lián)合機制,成員間可以實現(xiàn)相關(guān)信息共享,尤其是內(nèi)部需求及生產(chǎn)的資料,使得不同供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的企業(yè)無需去做不必要的預(yù)測,這樣就要求物流管理人才具有良好的信息監(jiān)控能力和對供應(yīng)鏈管理的開放式的思路與策略。因此物資供應(yīng)處需要加強供應(yīng)鏈上的各個伙伴之間的信息化溝通,建立各個供應(yīng)商、生產(chǎn)商信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,注意整個供應(yīng)鏈上的組織、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性和一致性。

5.加強信息安全。物資供應(yīng)處應(yīng)該逐步加強防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時間戳技術(shù)等手段的實際應(yīng)用,進一步加強電子商務(wù)系統(tǒng)運行的安全性,逐步完善電子手段的授權(quán)機制和安全管理機制,保證電子商務(wù)運行的安全穩(wěn)定。

6.其他方面。

①加強培訓(xùn)工作?？梢越⑽镔Y供應(yīng)處電子商務(wù)培訓(xùn)基地,制定企業(yè)電子商務(wù)技術(shù)和電子商務(wù)教育培訓(xùn)計劃;加強對物資供應(yīng)處各個部門各層次人員的電子商務(wù)知識、技能的培訓(xùn),提高職工的電子商務(wù)意識、增強電子商務(wù)應(yīng)用技能。

②定期對系統(tǒng)維護。定期對各科室、各站庫等下屬單位的電子商務(wù)系統(tǒng)進行維護,機關(guān)電子商務(wù)部可到各下屬單位進行定期的系統(tǒng)維護,以確保物資供應(yīng)處電子商務(wù)系統(tǒng)的暢通,保證各個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

③保障電子商務(wù)建設(shè)的質(zhì)量。隨著企業(yè)內(nèi)部、外部環(huán)境的變化,物資供應(yīng)處必然會在電子商務(wù)系統(tǒng)上有所變化,如果被列入專項的企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方案,必須經(jīng)過國家有關(guān)部門的論證;列入專項的企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)項目的建設(shè),必須由具有國家系統(tǒng)集成一、二級資質(zhì)的系統(tǒng)集成商實施,以保證企業(yè)電子商務(wù)工程的質(zhì)量。

④與體制改革互動共進。企業(yè)電子商務(wù)和企業(yè)體制改革具有互動共進關(guān)系。企業(yè)體制改革必須以企業(yè)信息化為基礎(chǔ),沒有體制改革的企業(yè)信息化和沒有企業(yè)信息化的體制改革對企業(yè)來說都是失敗的。

(作者單位:長慶石油公司器材供應(yīng)處)