條形碼在檔案管理工作中的應用探微

李延梓

摘 要：隨著我國社會經濟的穩健快速發展，社會保險檔案管理體制已經引起了社會各界的廣泛關注。如何能立足根本加強創新，搞好社會保險檔案管理工作一直是保險各項工作開展的有力保障。本文通過對社會保險檔案管理的現狀進行分析，提出了條形碼技術在社會保險檔案管理中的優勢所在，強調了條形碼在保險檔案管理應用中的必要性。

關鍵詞：社會保險；條形碼技術；檔案管理

我國社會保險的參保人群正在逐年上升，傳統的社會保險檔案管理模式已經不能完全滿足我國社保事業發展的需要。有效加快社會保險檔案電子化建設，落實建立起無錯化、效率高、易查詢，保存久、成本低的新型管理手段已刻不容緩。社會保險作為與社會勞動者息息相關的重要社會福利，妥善建立檔案管理，對維護勞動者的合法權益、控制勞動者工傷事故后的及時服務提供了保障。

1 我國社會保險檔案管理現狀

我國社會保險管理中，社會保險檔案管理是一項要求相當復雜繁瑣的基礎性社會工作。社會保險檔案內容包括企事業單位的業務開展，記錄企業和職工的基本資料和參保信息，相關的社會保險管理統計和分析等資料。社會保險需要工作人員正確的區分清楚檔案的內容，根據標準的分類原則在安全的保管期限內進行檔案保管。

一般情況下，為了能夠更好的保管好已有檔案的完整和安全，從而規范整個檔案系統，方便查處對應的參保人員。工作人員嚴格按照檔案部門的要求整理裝訂檔案，使用檔案局設計的卷內目錄，案卷封皮要求統一印刷。在編寫檔案的頁眉頁腳、填寫案卷目錄時要求將包括附件在內的所有資料全部裝入一個卷內，并按年度分類。

在我國近幾年的社會保險工作中，涉及保險基金的有關管理存在很多一時難以消除的問題，這些問題已經成為影響代表國家形象、承辦社會福利的民生事業的巨大隱患。例如：某些企業存在非常嚴重的社會保險費用拖欠情況，發生社會事故的勞動者苦于無處評定責任和爭取保護。還有些地方管理部門通過巧立名目，塞耳障眼任意減免當地社會保險基金、出現擠占挪用的情況等等，這些現象都嚴重損害了勞動者的根本。而這些現象要消除，除建立健全監督管理機制外，強化檔案管理，讓保險各項工作規范透明，顯得必不可少。

2 建立社會保險電子檔案系統的可行性

2.1 社會保險電子檔案系統的必要性

檔案管理工作的步驟包括：收集資料、整理補充、保管、鑒定重復性和次序、統計、使用等基礎工作。如果按照傳統的人工操作，需要工作人員逐卷上賬、逐個錄入、逐張閱讀等等。花費時間太久，還不見得能有多大的收效。社會保險檔案管理實現數學化辦公，推行電子化程序是管理工作發展的必然。社會保險管理單位要依法為參保的企業和個人提供信息查詢服務，而且應該能將這些信息進行永久的保存，避免因天氣原因、水火災害、蟲噬、人為破壞等造成信息丟失，大大提高工作效率，緩解了工作強度。

2.2 信息技術為社會保險的數字化提供技術基礎

隨著現代社會的計算機技術、數據庫技術、存儲技術的發展，加之掃描、打印、復印等多種多媒體設備和技術的成功革新，社會保險的檔案管理數字化將成為一種便捷服務社會的新型信息化形態。要實現檔案信息庫的有序建立，我們需要利用計算機系統，以數字化的形式錄入檔案信息，通過網絡化的形式擴大互聯，增加社會保險不同區域不同時間段的檔案記錄。在完善數字化社會保險檔案信息庫結構的同時，實現了資源的整合共享。

3 條形碼技術在檔案管理工作中的應用

3.1 條形碼技術

條形碼是一組黑白相間的寬度不一的線條組成。一組條形碼之間彼此規則、平行的排列在一起。這樣的圖案對很多人都不陌生。條形碼包括了“條”和“空”兩種組成元素。使用條形碼，就是通過讀懂“條”和“空”之間包含數字信息。這樣使用光電掃描裝置后就能讀取數據并且形成下一條指令。而條形碼技術，就是把計算機等設備所需要使用的數據代碼用一列條形碼表示，然后翻譯成電腦設備可以自動閱讀的機器語言，可以說他是一種自動識別技術。

3.2 條形碼與檔案管理

使用計算機對社會保險的業務進行管理后，每次業務的結果經過計算機系統會自動生成一個記錄用的代碼。每一次記錄代碼就對應一個條形碼，他們是一一對應關系。通過技術手段的操作，社會保險檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作都得以快速實現。因為條形碼與已經成為電子檔的檔案建立了唯一的對應關系，利用計算機，我們能很好地對原始檔案進行查詢。我們日常對接社會保險檔案，進行準確快捷的信息服務時，計算機提供了可靠的平臺。

條形碼技術的具體流程為：以查詢某參保人為例，利用掃描裝置將某參保人的信息檔案通過數據建立條形碼，條形碼就與信息檔案建立的對應關系。將包含有參保人代碼、參保信息的條形碼數據傳到計算機上，由計算機的應用程序對數據庫進行識別處理，通過讀數據裝置將查詢人的信息傳到計算上，吻合后可以出現具體參保信息。

3.3 條形碼技術的可行性

條形碼技術已經成為現在各類檔案管理的首選技術。日趨完善的條形碼技術與計算機網絡系統、數據庫結合，實現了對檔案工作的有序動態管理。

1.信息量強大

使用數字化模式，可建立索引的全部信息量就可龐大，保證涵蓋了更多參保人員和企業所需要的信息明細。

2.超高準確性

由于使用條形碼存儲數據，大大減少了因人為情緒、觀念引發的不良錯誤，免除了人工的干預程度，提高了檔案的生產和讀取、轉換環節的準確性。

3.縮短了檔案錄入時間

利用條形碼，可以消除建立索引時間、大大減少了檔案入庫的時間。原本需要人員緊張專注花幾分鐘錄入的信息，現在只要掃描一次就能完成。

4.技術可靠性高，成本較低

條形碼技術僅僅需要在每一份檔案資料存放單位設置一張小紙，外加一臺小小的掃描儀，成本自然就降低了

4 結語

社保檔案管理是社保事業發展的重要工作。社保檔案關系到參保者的切身利益，更關系到整個社會的穩定發展。合理的將條形碼技術應用于社保數字檔案管理系統，能真正解決社保檔案的實際難題。條形碼技術的發展及應用， 進一步加快了我國檔案管理現代化的步伐， 為檔案管理工作的計算機應用開辟了一個新的領域。

參考文獻

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