項目周報管理系統在軍工科研院所的應用

［摘 要］本文通過對軍工科研院所二級項目管理的業務流程進行梳理，提出周報管理的思路，并通過構建管理平臺得以實現，在應用中極大地增強了項目過程管理的執行力。 

［關鍵詞］項目管理；周報管理;系統；設計

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.12.031

［中圖分類號］F270.7；C931.6［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2009）12-0090-03

0 引 言

項目管理是一種科學的管理方式被廣泛地運用到各行各業；同時對于企業來說，項目管理思想可以指導其大部分生產經營活動。一個完整的項目管理包含9大領域，通過計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，實現項目的目標。

國內外應用較多的項目管理軟件，有Primavera公司的P3、Artemis公司Artemis Viewer等適合大型、綜合、復雜的工程項目的軟件，也有Sciforma公司的Project Scheduler（PS）、Primavera公司的SureTrak、IMSI公司的Turbo Project等適合中小型項目管理的軟件，在一般項目中也可以使用Microsoft Project等。

軍工科研院所的科研生產活動基本上是按照項目形式開展的，所以很多科研院所將項目管理運用到科研生產活動中。但多數科研院所一般都只重視院所一級的項目管理（一級項目管理），忽視研究部一級（二級項目管理）的管理，導致研究部門項目管理水平不高，進度控制粗放，計劃控制差，直接影響院所一級項目管理的效果。

項目周報是項目管理中的重要控制文檔之一，保證項目的有效控制，也是對項目管理的細化和深入。針對軍工科研院所研究部門的管理實際，建立一個合理的項目周報管理機制，可以有效改善研究部門的項目進度控制，提升其管理水平，確保院所一級項目管理的效果。

1 業務需求和流程分析

1.1

軍工科研院所研究部門項目管理特點

軍工科研院所項目有著技術復雜、建設周期長、項目節點控制嚴格、工作量大、組織結構復雜、項目參與人員交叉和數據處理任務繁重等特點。院所一級一般的引入項目管理方式，能夠覆蓋項目的主要領域；但由于關注的重點和要求不一樣，其更看重的是項目宏觀層面上的東西，工作分解較粗，里程碑設置較少，無法細化和分解到研究部每個具體研發人員，缺乏項目的精細化控制和管理。而作為研究部門項目管理有以下特點：

①承擔項目數量多；

②②類型項目多，其項目要求也不盡相同；

③項目協調工作量大；

④對承接的項目進行細化和分解到每一個研發人員；

⑤根據一級項目計劃制訂二級項目計劃；

⑥按照二級項目計劃對項目進行控制；

⑦項目管理重點在于計劃控制。

在通過現有的技術與計劃管理方法和手段保障科研生產任務的同時，也日益暴露出一些問題與缺陷：

（1）目標分解不夠細化，項目策劃不夠充分。大多數科研人員都是并行承擔多項科研任務，難度大、時間緊，有時為了爭取時間、盡快投入設計和開發而忽視了細化目標、前期策劃的重要性。項目主管倉促下達的二級計劃也只是對一級計劃粗略分解而來，給過程控制和管理造成較大漏洞，每個環節稍有差錯就很有可能會影響項目的質量和進度；而且目標沒有按階段分解，員工有時未能充分把握每個階段的成果，對員工的目標考核也帶來困難。

（2）問題、困難未得到及時、全面的暴露。大多數科研生產中出現的困難和問題大多都是通過口頭上報，缺少書面記錄，各級管理人員容易顧此失彼，造成對某些項目困難、問題的解決不及時、不到位，而且對解決措施、效果缺少統計和總結，不利于日后解決類似問題的經驗借鑒；而且經常會出現一個問題多人解決或者問題含糊無人問津，造成重復勞動、資源浪費。

（3）部門基礎數據未得到高效、充分統計和有效、合理利用。每個科研生產活動都會產生大量的數據和信息，這些基礎數據是一種組織過程資產，對部門的價值是不可估量的。通過員工不定時上報、按類派專人以電子表格來統計這些基礎數據，工作量大、數據遺漏、信息失真等；而且相對零散不便于充分分析、利用；此外，一旦該管理人員變動，其掌握的數據可能就難以被他人追溯和銜接，造成部門過程資產的流失。

1.2 流程分析

研究部的項目管理分為兩級4個層次。研究部下設多個研究室。普通員工、項目主管、室主任、部領導4個層次，實現逐級對上進行匯報、調整，并自上而下對項目管理過程中問題進行層層反饋、分解。圖1為研究部的管理流程。

1.3 需求分析

項目周報每7天制作1次報表模板，是根據周報制作的目的與特性， 選取的適當周期，以適應項目特殊性及科研院所的管理要求為重點而提出的。日報以記載每日實際執行的工程項目的結果為主， 每日的工作進度、工作內容完全依據周報擬訂的進度表來執行。所以日報明顯無需前瞻性的計劃性作業。而周報則以計劃性的工作進度為主要內容， 問題匯總、結果分析為第二項任務。真正的分析、研究、檢討等工作， 是屬于更高層次的工作范疇。而月報時間周期過長，不利于項目的控制。

軍工研究院承擔的項目大多技術難度大、時間要求急，在計劃管理上需要精密的前期策劃、嚴格的過程監控、及時的內外協調。初期，部門級項目管理要求每位員工對項目狀態用電子文檔進行匯報，實現項目周報管理。

實行周報管理后，項目策劃的精細、問題暴露的深刻、解決問題的及時性都得到了較為明顯的改善，但是也日益暴露出填報效率低、書寫不規范、基礎數據難以有效利用等缺陷。

通過上述分析和軍工科研院所研究部門項目管理的特點可以看出，研究部門需要建立一個以周報為基礎，以計劃管理為核心，符合研究部管理層次和體系的良好的平臺、暢通的渠道和優化的流程，主要包括：

①實現項目任務的分解、細化和落實；

②建立以周報為基礎的項目計劃執行情況信息搜集平臺；

③實現部門項目信息的共享；

④對周報信息進行分析和統計，為部門領導項目決策和協調提供依據；

⑤為研發人員績效考核提供參考。

2 系統設計

項目管理軟件由項目管理方法和技術以及項目管理模式兩部分組成。項目管理方法和技術包括支持實現項目管理方法的信息技術，目前已經相當成熟，軟件開發也不存在任何問題。在項目管理模式方面，項目管理思路清晰、流程明確就顯得十分重要，不能一味追求軟件功能越多越好，軟件技術水平越高越好，必須根據業務需求，從實際出發。故根據業務需求，選取了定制開發周報管理系統。

本系統包括項目管理、周報管理、信息匯總統計、績效考評4個功能模塊。

2.1 周報設計

根據科研院所項目管理過程中需要反映和掌握的具體情況，提煉出周報需要填寫的要素。圖2為周報報表。

2.2 項目管理

“項目管理模塊”是根據“周報系統”需求，并結合科研院所項目管理辦法，抽象出的項目管理全過程。其中包括項目從啟動到結束整個生命周期。在整個生命周期中有5個主要的流程，包括項目初始化、項目啟動、節點調整、節點匯報和項目結束。

項目在啟動之前需要項目主管初始化項目信息。項目啟動過后項目組成員按照計劃時間安排匯報項目中的節點或者根據實際情況調整節點。當全部節點都匯報完成后，由項目負責人確認項目結束。

2.3 周報管理

周報管理旨在實現員工對項目本周狀態、存在的問題、下周工作計劃和其他工作情況的信息化管理。周報管理的流程如圖3所示。

2.4 信息匯總統計

“項目負責人周報”將其中的問題類匯總后形成表格提交到相關負責人，比如：存在“戰技指標問題”、“技術難題”的提交到各室主任；存在“電路板加工延誤”、“儀器”的提交到印制板管理員；存在“結構出圖延誤”、“機加工延誤”和“轉配延誤”的提交到生產管理員；“存在元器件的問題”的提交到物資管理員；存在“人員變動”、“任務交叉”的提交到部領導和室主任等。系統生成報表，便于各層人員逐級協調解決，從而加強對項目的管控力度，保障項目的質量和進度。

2.5 績效考評

具備4個子菜單：季度考評、年度考評、季度目標責任書、年度目標責任書，利用不同的考評要素，對相關人員的工作情況進行測評。

3 實施效果

通過周報系統本單位的實際運行，對于研究部的二級項目管理起到以下作用：

（1）加強了項目管理的細化和量化機制。有利于把握項目中的重要、關鍵的細節，實現目標量化、布置任務量化、工作檢查量化、考核量化等。

（2）嚴格管理促進執行力。工作要求要有標準，工作流程、工作方法有格式和規則，運用強有力的控制手段，糾正偏差，促使執行到位。

（3）信息匯總為后續工作提供依據。將項目進行過程中的問題進行分析、簡化、改進、整合、優化，提煉成項目管理過程中可供后序項目參考的基礎數據庫，讓豐富的數據信息無流失、最真實、更明晰，作為知識財富發揮應有的價值。

4 結束語

周報管理的實現，提高了科研院所研究部門的工作效率和管理水平，也是對科研院所一級管理一個很好的補充。當然周報管理是項目管理的初級應用，如在此基礎上加入質量信息統計、問題管理等功能模塊，將該系統建設成為集項目管理、基礎數據統計、問題解決與分析于一體的知識性管理平臺，將會在科研院所的二級項目管理中有更好的應用。

主要參考文獻

[1] 姜午駒. 項目過程管理與執行能力[J]. 內蒙古科技與經濟 ， 2006(11).

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[3] 白洪光. 項目管理過程在信息系統開發中的應用[J]. 軍民兩用技術與產品 ， 2005(8).

[4] 馮建和. 淺談現代電信項目管理與管理精確化[J]. 信息網絡 ， 2006(6).