ＥＲＰ環境下會計業務流程再造的方法及模式

[摘要]本文以流程再造理論為基礎，通過對我國會計業務流程現狀及特點分析，特別是對在ERP環境下會計業務流程的論述，就ERP系統對會計業務流程的挑戰，提出了會計業務流程再造的解決方案。這一方案使供應鏈上的信息需求者及時、準確地獲得所需信息成為可能，具有一定的現實意義。

[關鍵詞]流程再造；會計業務流程再造；ERP

隨著信息技術的發展以及網絡環境的成熟，傳統會計業務流程逐漸暴露出其固有的缺陷。而作為ERP系統的一部分，現存會計子系統不能滿足供應鏈上信息使用者建立有效決策模型的需要，阻礙了ERP系統的信息集成和傳遞。根據ERP系統集成性的要求，借鑒業務流程再造的思想，利用先進的信息技術，對傳統的會計業務流程從觀念、會計組織結構、會計信息處理流程等方面進行重組，充分發揮ERP給企業會計業務帶來的優勢，實時反映經濟活動，變會計事后核算為事中控制甚至事前控制，以滿足會計信息使用者、現代企業管理的需要，是十分具有現實意義的。

一、流程再造與會計業務流程再造

流程再造(BPR，Business process reenglneerlng)是一種新的管理思想和方法，其核心是面向顧客滿意度的業務流程。根據MIchaeI Hammer在《改造企業：再生策略的藍本》中的權威性定義，BPR是從根本上考慮和徹底地設計企業的業務流程，使其在成本、質量、服務和速度等關鍵指標上取得顯著提高。而企業的會計活動類似于正常的產品生產活動，如果將會計信息看成會計活動的產品的話，則會計業務的流程再造是根本性地考慮和徹底地設計會計業務流程，以更好地降低會計成本，提高會計信息質量，更好地為會計信息使用者服務，提高會計信息的時效性。因此，會計可以借鑒企業業務流程再造思想，以全員參與、顧客導向、流程管理為目標，對會計業務流程進行重組或優化，使其更好地適應經濟環境和網絡信息技術的發展。

二、ERP環境下的會計業務流程

ERP——Enterprise Resources Planning(企業資源計劃系統)是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP的核心思想是實現對整個供應鏈的有效管理，即將企業經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能有效地安排企業的產、供、銷活動，滿足企業利用全社會一切市場資源快速、高效進行生產經營的需求，以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優勢。同時，ERP系統體現事先計劃與事中控制的思想。ERP系統中的計劃體系主要包括：主生產計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。

ERP中的會計子系統和系統中的其他子系統相互融合，將供應鏈各個環節的信息高度集成，實時反映企業的經營狀況，為管理決策提供及時準確的信息；而會計子系統又集財務會計、管理會計、成本會計三者為一體，體現了先進的計劃、控制和決策思想。

(一)ERP環境下的會計業務流程

與手工會計業務流程的“只讀性”和順序化相比，ERP環境下的會計業務流程表現為集成性和實時性。ERP環境下的會計業務流程分為會計數據的采集、會計數據的處理、會計信息的輸出三部分，ERP環境下的會計業務流程為：

1 會計數據的采集。在ERP環境下，業務事項一經發生，其業務事件數據便由各業務部門的管理信息子系統加以收集，并按一定編碼將業務事件數據通過企業的網絡傳遞到ERP系統后臺業務事件數據庫中保存。會計部門需要對數據進行加工時，直接從后臺業務事件數據庫中調用數據進行加工。利用網絡技術實現會計數據的系統收集后，不僅大大減輕了會計人員的勞動強度，而且使會計數據收集在范圍、數量和效率上都有了很大提高。

2 會計數據的處理。在ERP系統中，企業執行業務事件的同時，實時觸發多個事件驅動程序，將業務事件信息傳遞到財務模塊中，通過執行業務規則和信息處理規則，實時生成集成信息，在總賬模塊自動生成會計憑證，使物流、資金流、信息流同步生成。期末，ERP系統將進銷存模塊、固定資產核算模塊、工資核算模塊中與成本核算相關的數據通過總賬模塊自動轉入成本核算模塊，進行瞬時的成本核算后將結果轉回總賬模塊，最終由總賬模塊自動生成會計報表，并完成一輪會計核算循環。

3 會計信息的輸出。由于ERP系統是事件驅動的，事件驅動會計業務流程包括加工模型庫和報告生成器，當信息使用者想從系統中獲取信息時，由信息使用者提出要求(發出指令)，ERP系統的報告生成器根據用戶的選擇啟動相應的信息處理程序(模塊)。調用模型庫中適合的會計處理程序，對業務數據庫中的信息進行加工處理，生成用戶需要的信息，并將處理結果實時反饋給信息使用者。

(二)ERP環境下的會計業務流程評價

可以說，ERP環境導致了會計作業模式的新發展，會計工作的重心從對會計信息的計量與記錄轉向對經濟信息的深加工。ERP環境下的會計業務流程運用信息化技術，通過定義事務處理(Transaction)相關的會計核算科目與核算方式，以便在事務處理發生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，對進行中的經濟活動和企業其它業務流程進行集成管理，是整個企業管理的有機組成部分。ERP環境下的會計業務流程實現了根據財務資金現狀追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的相關業務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現事中控制和實時作出決策。

雖然ERP系統在理論上能降低企業的成本，提高競爭力，帶來巨大的經濟利益，但在具體應用中的成功率卻不高。在世界范圍內，ERP系統的使用效果受到了廣泛質疑。系統投入大、耗時長，卻沒有達到它所承諾的增強競爭優勢和削減成本的目標。統計數據顯示，無論是自我創造還是專業系統集成商代為設計，70％以上的ERP系統應用者都沒有達到預定目標，甚至有企業出現了虧損；國內由于ERP軟件自身設計能力不足等技術原因，加之我國現有的經營管理方式與ERP典型的市場經濟運行模式之間的結合所需要作出的轉變不可能一蹴而就，實施效果也不理想。因此，ERP系統的成功實施需要結合業務流程的重新改造。而會計業務流程是企業流程中的重要組成部分，也是連接業務流程和管理流程的橋梁。因此，會計業務流程的重新改造是成功實施ERP系統的一個前提。

三、ERP環境下會計業務流程再造的內容

信息技術的快速發展改變著管理者的思維模式和企業的經營方式，同時對財務和會計產生了巨大的影響，傳統會計業務流程日益暴露出效率低下、信息滯后、過程復雜等缺陷。這就要求企業從傳統會計業務流程的特點出發，結合ERP環境的新特性，對傳統會計業務流程進行重新改造。而隨著經濟活動的日益復雜，企業面臨的不僅是日常的購銷存業務，還包括非貨幣性交易、金融資產處置、關聯方交易、債務重組等特殊行業、特殊業務、特殊經營方式業務等。這對會計信息的相關性、及時性及滿足會計信息使用者需求方面提出了更高的要求，企業的會計業務流程要順應這種要求，必然需要進行再造。因此，在網絡環境下設計會計流程，才能有效地支持會計實時控制，才能滿足網絡時代信息使用者多樣性信息的需求。

(一)ERP環境下會計業務流程再造的策略

1 觀念重建。首先，原有會計業務流程與新會計業務流程之間并不是彼此對立、完全排斥的關系。即流程再造的“揚棄”過程并不是完全否定原有ERP環境下的會計業務流程，而是在它基礎上的優化或重組。其次，結合我國ERP系統實施的現狀，ERP環境下的會計業務流程重組并不是一蹴而就的，應該采取“全局考慮，分段實施”的策略，經過從準備到局部改造直至全局重建的過程，逐漸加大其改革的深度和廣度。

2 全員參與。會計人員要樹立團隊合作觀念，必須拋棄狹隘的本位主義。與具有其他專長的員工共同工作，相互學習，群策群力地解決工作中的問題，致力于共同的績效目標；要樹立價值創造的觀念，會計人員不僅僅是被動地執行工作，而是主動地與其他人員密切配合，形成良好的協調、互動機制，為實現企業價值增值的目標出謀劃策：要樹立網絡系統觀念，重組后的會計信息系統極大地利用了網絡技術，網絡系統下的信息交流又是多樣化雙向交流，會計信息系統必須按此要求進行改造和重構。

3 會計組織的重建。在ERP環境下，重組后會計業務流程的數據采集工作已由各業務部門完成，因此業務部門要設立專門的數據處理部門，下設數據錄入員、數據審核記賬員、數據文檔管理員，負責業務數據的錄入、審核記賬和存檔等工作。會計部門在流程重組后只需設立系統部及財務小組，系統部主要負責ERP系統財務模塊的使用、維護及數據庫管理；財務小組也不劃分專門的職能崗位，其主要職責是利用各種信息，對有關的要素進行管理、監督等。

(二)ERP環境下會計業務流程再造的基本方法及模式

ERP環境下的會計業務流程重組，要求根據ERP系統集成性的要求，借鑒業務流程重組的思想。利用先進的信息技術，對傳統的會計業務流程進行重組，建立一個全新的會計模式。

1 建立以計算機網絡為平臺的全方位原始業務數據采集系統。理想的信息輸入方式是由計算機直接從原始憑證上取數據并加以初步歸類而不需人工干預，會計業務流程簡化為“發生經濟業務(有原始憑證)一最終會計信息(包括會計報表)”。所以，如何讓原始憑證的數據直接進入信息系統是重建會計信息輸入環節的關鍵，建立基于網絡的全方位原始數據采集系統是解決傳統信息采集、傳遞存在時間差的根本措施。

2 建立會計業務一體化的信息處理流程，實現事件驅動的處理模式。當業務事件發生時，各業務子系統按照業務規則進行處理，同時按照信息規則生成會計憑證(如果是處理銷售發票，那么根據銷售發票和自動轉賬分錄模板自動生成會計憑證)，并將結果存放在數據庫中。企業各部門的業務人員都可以通過報告工具自動輸出所需的結果，如會計人員驅動報告工具，按照管理需要或會計語言自動輸出所需的信息。這種流程優點是：集成所有數據于一個數據庫，實現數出一門，共同使用，各級管理者可以實時、動態地獲取所需的信息，進行決策。數據標準化和數據資源共享，在一定程度上還可以減少由于信息不對稱對信息使用者造成的影響。

3 以計算機網絡為平臺，將實時信息處理流程嵌入業務處理過程中，將會計人員工作嵌入經營活動過程中，使會計人員的工作空間走出辦公室，拓展到生產經營的各個業務部門。同時，將會計工作由被動地、過濾地收集信息、整理信息和加工信息轉變為主動地、全面地、實時地收集和加工會計信息。這樣，可以實現信息處理的動態化和實時化。

4 以實時信息處理為基礎，實現信息披露多元化。通過網絡技術將會計人員的工作環境由財務部門延伸到各個業務部門。直接關注實際業務過程，有助于會計人員通過會計實時信息處理系統準確、及時地獲取信息并進行加工處理，實現處理的動態化和實時化，并根據信息的不同特征，分類存儲以備決策之用。改變了傳統會計信息系統只處理業務過程中所發生事件的一個子集，而且財務信息與非財務信息分離和兩者之間存在時間差的狀況，使信息采集、加工的實時性、完整性和有用性得以實現。同時，可以應用網絡技術設計能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息、實時信息及未來預測信息的財務報告體系，實現會計信息披露多元化，改變原有的定期報告方式，隨機產生實時報告。而且，可根據實時控制的需要提供更加快捷、廣泛的會計信息，動態地、及時地向利益相關者提供所需會計信息。還可以充分利用網絡技術、人工智能技術和數據庫技術，豐富實時報告的形式和內容，從表式信息到表式信息與圖像化信息并重，實現信息披露的多樣性。