ERP在我國企業會計應用中存在的問題及對策

[摘要]ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心理念就是實現對企業經營管理各方面的信息資源進行有效的整合與管理。本文從ERP的管理理念出發，以用友ERP-U861為例闡述了ERP在我國企業會計中的應用模塊，重點研究ERP在我國企業會計應用中存在的問題及相關對策。

[關鍵詞]ERP；企業會計應用；存在問題；對策

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2009)24-0005-04

ERP(Enterorise Resource Planning。企業資源計劃)在我國的應用始于20世紀80年代。ERP在我國雖然起步晚。但發展很快，尤其是在我國企業財務會計中應用最為普遍。這主要是因為現在市場競爭日益加劇，理財環境不斷規范，企業利益相關者要求企業不斷提高會計信息的質量，并能隨時提供反映企業經營情況的財務信息，以便做出正確的決策，而傳統的會計作業方式主要體現在事后收集和反映會計數據上。不能滿足會計信息需求者的要求。ERP并不只是現代電子信息技術在我國現代企業會計中的簡單應用，而是借用一種新的會計作業模式來改造企業舊的模式。在我國已逐漸被越來越多的企業所接受。本文從ERP的管理理念出發，以用友ERP-U861為例闡述ERP在我國企業會計中的應用模塊，重點研究ERP在我國企業會計應用中存在的問題及相關對策。

一、ERP的管理理念

ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心理念就是實現對企業經營管理各方面的信息資源進行有效的整合與管理。ERP的應用可加強部門之間的協作，提高企業的整體產出，增強企業的競爭力。其管理思想主要體現在以下幾個方面：

1 規范化、數字化、信息集成化的管理思想

ERP管理系統通過信息規范化與處理流程規范化。集成供應鏈上所有環節的信息，以及集成歷史信息、當前信息和預期信息。從而實現統一、共享、安全的企業數據庫，建立和統一業務處理規則，形成企業集成化的管理。

2 體現對整個供應鏈資源進行管理的思想

現代企業的競爭已經不是單一企業與單一企業間的競爭。而是一個供應鏈與另一個供應鏈之間的競爭，即企業不但要依靠自己的資源，還必須把經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能在市場上獲得競爭優勢。

3 體現事前計劃與事中控制的思想

ERP系統中的計劃控制系統主要包括主生產計劃、物料需求計劃、分銷資源計劃、采購計劃、利潤計劃、財務預算與計劃和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。另外，系統通過定義與事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理的同時自動生成會計核算分錄，保證資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，從而實現了根據財務資金現狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發生的相關業務活動，便于實現事中控制和實時做出決策。

4 對企業的集成管理

ERP所體現的集成管理思想有兩個方面：其一。在企業內部，ERP將生產、銷售、財務等職能有機集成在一起。使它們成為一個有機的整體，發揮企業的最大潛力；其二，在供應鏈內將供應商、分銷商等納入自己的管理系統中，通過共同協作，實現自己的目標。

二、ERP在我國企業會計中的應用模塊

ERP在我國企業會計中的應用是通過使用ERP軟件中的財務會計子系統(也稱為模塊)來實現的。各子系統(模塊)功能不同，但它們之間是相互集成的，可共享信息資源。現以用友ERP-U861為例說明我國企業會計中常用到的幾個模塊的功能，如圖1所示。

(1)總賬系統。主要用于建賬、憑證管理、標準賬表、出納管理、數量核算、外幣核算、月末處理和輔助核算管理等。它是整個ERP財務會計系統的核心。薪資管理、固定資產管理、成本管理、資金管理、應收／應付賬款系統及存貨核算系統都可向總賬系統傳遞數據。值得一提的是總賬系統還能提供總賬、明細賬、憑證、原始單據相互聯查、溯源等功能。

(2)UFO報表。是系統報表事務處理的工具，與賬務各系統有完善的接口。主要功能有：文件管理、數據處理、格式處理、圖形、打印、二次開發等功能，并內置了多個企業常用的會計報表。

(3)薪資管理系統。其主要功能有：自動進行企業員工的工資結算、分配、核算以及各項相關費用的計提。它能夠登記工資、打印工資清單及各類匯總報表。計算計提各項與工資有關的費用，自動做出憑證，導人總賬。另外，它還能提供強大的工資分析和管理功能。

(4)固定資產管理系統。用于進行固定資產總值、累計折舊數據的動態管理，協助企業進行部分成本核算，還為設備管理部門提供固定資產實體的各項指標管理工作。

(5)應收帳付款管理系統。應收款管理系統是因為銷售商品，提供勞務等形成賒銷而需要記錄其形成過程和結果。一般包括銷售合同的管理、銷售發票的管理、貸款回收、賬齡分析、客戶基本信息管理等管理功能；應付款管理系統是因為購貨、接受勞務而尚未支付貨款而形成的經濟活動的集成，一般包括：供應商基本信息管理、采購合同管理、發票管理、賬齡分析等模塊，它能夠和存貨系統自動集成。

(6)資金管理系統。用于對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。此外，它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成，自動產生憑證，過入總賬。

(7)成本管理系統。成本管理系統提供成本核算、成本預測、成本分析功能，滿足會計核算的事前預測、事后核算分析的需要。

三、ERP在我國企業會計應用中存在的問題

1 瓶頸問題——資金不足

ERP系統的實施絕非是少量的投資就可以解決的，單純軟硬件的投資就不是個小數目，而且在ERP的實施過程中，還需支出人員培訓費及系統維護費。為此，資金不足是企業還沒買或只購買總賬、報表模塊而未應用其他ERP財務會計模塊的主要原因。

2 盲目選擇ERP軟件

企業選擇ERP軟件的渠道有：①選擇國外現有的ERP系統。其ERP技術較成熟，但價格昂貴、未必符合中國國情。②選擇國內開發的ERP系統。其優勢是熟悉我國會計制度和企業管理的特色，但在ERP系統理論、開發實力等方面難以和國外軟件公司匹敵。③企業定點開發系統。符合自身特點、適用性強，但成本較高。企業在會計中使用哪種ERP軟件，一定要結合國家的會計政策、制度、法規和企業實際情況做好選型工作。若盲目選擇ERP軟件或只考慮價格低等因素，在企業ERP實施和應用中將會困難重重，甚至失敗。

3 缺乏必要的ERP實施技術隊伍

ERP系統的實施不只是計算機專業人員的事情，它涉及企業的各個管理部門和管理層次，需要能把業務知識和計算機知識有效結合的人才。但目前我國大多數企業會計人員雖然會計專業知識過硬，但接受教育程度低、基礎薄弱、缺乏進取和創新精神，計算機知識欠缺；實施ERP系統，還要求管理人員具備相當高的素質，事實上大多數企業的管理者對ERP系統了解不多，對它的重視和參與程度還遠遠不夠。

4 對ERP軟件各模塊的系統初始化重視不夠

系統初始化是指將企業事先準備好的各模塊所需的基本信息按ERP軟件的要求錄入到計算機中的過程。如果沒能以發展的眼光進行系統初始化，將會導致日后會計業務處理的不便，甚至使會計信息化難以繼續。普遍存在的問題是：建立賬套時沒考慮客戶分類，隨著企業業務的迅速拓展，企業將難以使用ERP軟件進行客戶管理。

5 對ERP軟件的一些特殊功能了解不夠，只建立了手工賬的電子版

會計信息化后與傳統的手工會計處理有許多不同。因財務人員素質低等原因，不少企業所建賬僅是手工賬的電子版。典型問題如下：

其一，沒有使用ERP軟件中部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來、項目核算的輔助核算功能。使用輔助核算的優勢主要在于簡化科目結構、便于按輔助核算進行管理和查詢等。但現實中多數企業僅是將過去的手工賬在ERP軟件中按原設科目建立賬套。明細依然很多，根本沒用到輔助核算功能。

其二，只使用總賬、報表兩個模塊，沒能結合企業實際情況將其他模塊一起使用。如已購買固定資產、薪資管理等模塊，但沒能啟用，繼續使用手工方式等。

其三，不會使用期末結轉功能。不少企業的財務人員在使用ERP軟件時，期末結轉業務仍在使用手工計算或從電腦上查出余額后再填制新憑證的方法。

其四，不使用出納管理的功能用銀行對賬。讓出納手工完成現金日記賬、銀行日記賬、支票登記、銀行對賬的現象很普遍，給出納工作帶來諸多不便。

其五，沒能實現財務業務一體化。在企業調研中我們發現ERP軟件在財務會計中的應用與購、銷、存業務中有很多數據是分別進行處理的，最常見的問題是財務上往來賬與業務部門的有差異。究其原因，大多是因為未對客戶與供應商進行分類管理造成的。

6 不同崗位操作員權限不明確

眾所周知，ERP軟件中不同崗位操作員權限的劃分是會計信息化后會計內部控制的主要手段。然而，現實工作中常見的問題有：①會計、出納、審核人員權限劃分不明確。如有的企業存在讓出納審核憑證的現象。②各崗位人員的密碼財務部門人員人人皆知，存在著大量的安全隱患。③財務部門人員編制不夠時，有在軟件中虛擬操作員的現象。

7 缺乏高層次的ERP軟件使用人員

ERP軟件在企業會計中的應用效果取決于企業會計人員使用ERP軟件的能力。多數企業的財務人員只是在企業購買軟件時接受過短期的培訓，而且重點在總賬和報表兩個模塊上，在企業日常處理中由于崗位分工不同、害怕軟件使用中出問題等原因，大多數企業的會計人員只使用培訓過的簡單操作流程，沒有機會深入學習與實踐ERP軟件更多的重要內容，更談不上多模塊綜合運用了。因此，引進或重點培養高層次的ERP軟件使用人員迫在眉睫。

四、加快ERP在我國企業會計中應用進程的相關對策

(一)對已確定實施ERP的企業

1 購買適合本行業的ERP軟件或采用在線會計服務模式

縱觀目前我國ERP軟件市場，在選擇ERP軟件時，企業要先進行同行業企業應用ERP軟件的狀況調查，再結合本企業會計的實際情況，確定可購買的模塊(至少包含總賬、報表模塊)及投資計劃，重點比較性能、價格和服務3個方面。

需要特別說明的是：隨著網絡技術的不斷發展，對于資金嚴重匱乏的企業還可考慮采用基于SaaS(Software asaService，軟件即服務)的在線會計服務模式，即以SaaS模式交付，免除企業花費巨資購買正版軟件并進行軟件安裝、軟件升級等一系列工作，借助互聯網(如：金蝶友商網http：／／www.youshang.com，用友偉庫網http：／／www.wecoo.com等)每年只需付少量費用即可租用正版軟件進行會計業務處理的一種模式。隨著互聯網的快速發展，在世界各地通過互聯網登錄，去記賬、結賬、報稅、審計等已不再是夢想。

2 制定明確的ERP應用目標

購買ERP軟件并由軟件公司安裝后，制定明確的ERP應用目標是ERP在我國企業會計中應用之關鍵。在我國多數企業都采用以會計信息化帶動整個企業信息化的戰略，ERP在企業會計中的應用就成為企業ERP實施的重要環節。整個過程不僅需要企業廠長(或經理)、各級管理人員及會計人員的高度重視，明確本企業通過應用ERP促使企業在會計核算方面需要改進、提高和創新之處及應達到的具體目標。如：正式啟用總賬、報表模塊的時間、已購買的薪資管理、固定資產等其他模塊啟用的時間等。應用目標一旦制定后，必須按期、按質完成。

3 實施ERP前的準備

實施ERP前準備工作的好壞將直接影響企業ERP的實施。可參考軟件銷售人員和同行業使用已選定軟件的經驗，需要準備的內容除必備的計算機硬件外，還要考慮：

(1)準備項目實施計劃。做到領導重視、項目實施進行整體規劃。

(2)準備ERP應用人才。立足于培養自己的ERP應用人才，引進或聘請兼職ERP應用人才也是一條捷徑。

(3)準備所需崗位人員。以用友ERP-U861為例，應準備好系統管理員、賬套主管、會計、出納等崗位。

(4)準備初始化資料。如整理出建立賬套及基礎設置的相關資料，特別是往來賬中的個人、客戶、供應商的相關資料，能使用輔助核算功能的盡量減少明細科目的設置。

需要強調的是建立賬套及進行基礎設置時要有前瞻性。如對外幣核算、客戶、供應商必須分類，對會計科目、客戶、供應商、結算方式等的編碼在編碼方案中多設幾級等。

(5)準備常用摘要、常用憑證。分析本企業業務，將常用會計摘要、常用會計憑證列出來進行統一編碼，便于借助ERP軟件進行憑證的錄入與摘要匯總。

(6)準備期末可自定義轉賬的業務。期末結轉是各ERP軟件中財務會計部分的一個亮點，也是用戶使用時的難點。事先整理出本企業可自定義結轉的憑證(如每月需攤銷的報刊費、期間損益結轉業務等)，既可減少期末會計的工作量，也可保證期末結轉業務處理的正確性。

(7)考慮新舊會計科目的轉換。新會計準則的實施要求我們在建立新賬套時必須注意新舊會計科目的轉換。如將“應付工資”科目名稱改為“應付職工薪酬”等。

4 使用ERP軟件，注意與手工賬的銜接

在完成上述實施ERP前的準備工作后，經有關財務主管部門批準企業方可在軟件咨詢人員的指導下開始建立賬套并啟用總賬、報表等所用模塊。

要注意的是：ERP軟件首次在企業會計中應用時手工賬與電腦賬至少要并行3個月時間，手工賬與電腦賬完全一致且經主管財務部門同意后才能正式甩賬。

(二)對已使用ERP系統的企業

在總結以往應用ERP軟件進行企業會計業務處理過程中不足的基礎上，針對下列常見問題可分別采取相應對策：

(1)在下一年度初(1月份)進行相關設置的調整。典型技巧如下：(D改變一些選項設置。如：選擇“出納憑證必須經由出納簽字”，“憑證必須經由主管簽字”等選項，可嚴格對憑證的處理，一張憑證可實行會計制單、出納簽字(僅對出納憑證)、審查核人審核、主管簽字等；②改變憑證類別。如將憑證類別由記賬憑證改為收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等；③調整部分會計科目的設置。盡量使用前述輔助核算，減少明細科目，便于進行輔助核算的查詢、賬簿的打印等。

(2)將企業內部會計控制落到實處，行使會計主管、賬套主管的權限，將各崗位的權限分配明確。并要求各崗位人員嚴格遵守會計制度且經常更換密碼、責任到人，不得使用虛擬的操作員。

(3)充分發揮出納作用，使用出納管理功能。出納不必登記現金日記賬、銀行日記賬，可方便地查詢資金日報單、使用支票登記簿、使用銀行對賬功能等。

(4)使用期末結轉功能。事先定義自定義轉賬分錄，讓期末處理簡捷且高效。

(三)鼓勵企業改變觀念，進一步深化ERP在企業會計中的應用

(1)啟用已買的除總賬、報表模塊外的其他各模塊，實現多個模塊向總賬傳遞數據，為企業服務，真正體現出ERP管理思想的優越性。

(2)鼓勵只買過總賬、報表模塊的企業在積蓄了一定經濟實力后盡早購買企業所需的其他模塊。因為其他各模塊可與已有的模塊進行無縫連接。

(3)樹立使用ERP軟件，但不一定要擁有(無需購買、安裝在本地計算機上，只需租用)的觀念。鼓勵企業利用前述基于SaaS的網絡平臺租用軟件進行在線會計、在線代理記賬、在線進銷存等業務處理。

(四)培養或引進高素質的ERP應用人才，強化ERP在企業會計中的應用效果

企業需要一支知識結構合理、技術水平較高的專業人才隊伍，以保證ERP系統的實施、正常運行和維護管理。ERP在我國企業會計中應用，要求企業領導者要具備應用ERP的素質，會計人員不僅要具備會計專業知識，還要具備有關計算機、網絡、ERP軟件的相關知識，能夠熟練地操作計算機。因此，通過在職培訓培養企業高素質的ERP應用人才已成為強化ERP在企業會計中的應用效果的當務之急。必要時可高薪聘請或引進高水平的ERP軟件使用人才，以實現結合企業實情、充分利用ERP軟件功能、提高ERP在企業會計中的應用水平的目標。

目前，國內外的ERP軟件企業(如SAP公司、用友集團公司、金蝶等軟件公司)紛紛展開了與高校校企聯合、共建高校ERP實驗室的活動，不僅為高校會計相關專業學生搭建了ERP實驗平臺，也成為培養大批適應企業需求的ERP應用人才、促進高校“產、學、研”結合的一條重要途徑。