高校會計電算化存在的問題及對策探討

[摘要]隨著科學技術的進步和信息技術的發展，會計電算化在高校財務管理中發揮了重要作用，但仍然存在一些問題。本文通過探討解決問題的對策，以期促進高校提高現代化財務管理水平。

[關鍵詞]會計電算化；問題；對策

[中圖分類號]F232 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2009)24-0019-03

近年來，隨著科學技術的進步和信息技術的發展，電子計算機數據處理技術已廣泛應用于會計領域，我國各高校已基本實現會計電算化。會計電算化減輕了會計人員手工報賬、記賬、對賬等處理大量數據的負擔，提高了會計信息處理的時效性和準確性，為高校管理者提供了較為及時準確的財務信息。但由于會計人員對會計電算化的過分依賴，加大了高校經濟業務管理的風險。本文針對目前高校會計電算化中存在的問題加以探討。

一、存在的問題

1 會計人員的素質有待提高

目前許多高校的會計人員是由過去的手工記賬轉變為現在的計算機記賬，他們對手工會計業務比較熟悉，電算化操作業務能力較低，雖然經過電算化初級或中級培訓，但培訓學時少，沒有達到應有的培訓效果，在工作中容易出現誤操作，對會計軟件的功能了解也不全面，一般只使用了報賬功能，對利用會計軟件進行財務管理知之甚少，不能有效地發揮會計電算化的管理功能。

2 使用會計軟件缺乏一定的安全性和保密性認識

會計軟件可以通過設置密碼、控制操作權限等方法來維護系統的安全性和保密性，但由于有些會計人員設置的計算機操作密碼很簡單，要么是生日，要么是姓名的拼音縮寫，這些密碼很容易被別人破譯，操作員輸入的數據一旦被篡改，計算機只能將錯誤的數據存儲在磁性介質上。有的會計軟件還具有“反記賬”功能，如不嚴格控制使用，記賬后的憑證也可以“反記賬”后修改，可能會導致輸出的信息不真實，加大了業務風險。手工會計憑證一般不允許修改，如果被修改也會留下痕跡，很容易被發現。

3 會計監督制度不夠健全

傳統的手工會計一般要保證賬賬、賬實相符才能編制報表，而在會計電算化中，一旦會計信息輸入錯誤，計算機將按照錯誤的信息進行自動化處理，引發錯誤的連續性和重復性，導致輸出的會計報表等信息也是錯誤的，會計信息的真實性、可靠性和有效性就無法保證。有些會計復核人員由于平時工作忙沒有認真審核操作員錄入的憑證。甚至有的高校由于工作人員少，平時就只有制單人員負責錄制憑證，工作忙時復核人員也在錄制憑證，沒有人及時復核，月末由復核人員批量復核后，就結賬出報表，如果事后稽核也不夠。只要原始數據在輸入時發生錯誤就一錯到底。會計復核人員過分依賴會計軟件的批量復核功能，復核往往流于形式，使會計監督的作用被大大削弱了。財政要求實行會計電算化的單位必須手工登記銀行存款日記賬和現金日記賬，但有些出納為了省事往往根據電子文檔來登賬，很少看原始記賬憑證，紙質的記賬憑證是否缺號也不知道。手工登日記賬也就失去了意義。

4 會計電算化檔案管理未得到足夠重視

實行會計電算化后，不但要保存原始的紙質記賬憑證，還要保存電子文檔，有些高校平時沒有及時備份數據，會計資料一旦被人為破壞或自然損壞，系統就無法恢復到當前最新數據狀態，部分財務數據將會丟失。有些高校雖然能及時備份數據，但對存儲數據的磁盤沒有定期檢查，對存放磁盤的外部環境沒有定期清理，沒有采取防潮、防塵、防鼠、防磁化等相應配套措施。

二、相應的對策

1 提高財會人員的素質

作為一名財會人員。應加強政治思想學習，提高自己的職業道德修養，自覺遵守各種規章制度。同時要具備計算機知識和會計業務素質。在網絡信息時代。各高校應根據電算化發展的需要，不定期地聘請有經驗的財務專家和計算機技術人員對會計人員、系統維護人員、系統管理人員按不同要求進行培訓，掌握最新的現代財務知識、計算機網絡和維護技術。有些高校內部本身就開設了會計電算化和計算機應用課程。財務部門可以利用業務學習時間輪流派會計人員按所需內容聽課，多掌握一些計算機知識，派系統維護人員和系統管理人員去聽會計學原理、財務管理等課程，既不影響工作又掌握了會計知識和計算機知識，使財務工作人員成為“會計一計算機一管理”型的復合性人才，以促進會計電算化的順利發展。

2 進一步加強會計復核、稽核功能

在會計電算化環境下，會計賬簿及報表的數據都自動來源于計算機系統，因此會計憑證的填制和審核顯得尤為重要，憑證填制人員錄入原始數據后，需經復核人員認真審核無誤并且復核后才能將憑證打印出來，復核后的憑證任何人不能修改，如果發現錯誤只能用“紅字沖銷或補充登記”等辦法更正，月末結賬后，下月才允許記賬。對會計軟件的“反記賬”功能要嚴格控制使用，確需使用時必須經主管會計及上級領導批準才能使用。會計主管應定期對會計業務進行稽核，檢查會計電算化賬務處理是否符合內部會計控制要求，審批程序是否正確，憑證附件是否完整，計算機內部數據內容與紙質憑證內容是否一致。這樣就可以防止有人惡意修改歷史數據，保證財務數據的安全性和正確性。

3 實行嚴格的權限控制

利用財務軟件的權限控制功能，明確崗位職責，對基本會計崗位中的會計主管、出納、復核、稽核、檔案管理及電算化崗位中的操作員、維護人員、管理人員等要堅持明確分工、相互獨立、相互牽制、相互監督的制約機制。對不同崗位設置不同的操作權限，每個操作人員的操作口令和密碼應不定期更換，不得告訴他人，防止非法操作和越權操作。建立操作日志制度，計算機程序中應對所有操作保留記錄，包括操作人員的姓名、操作時間、操作內容等。

4 加強會計電算化檔案管理

系統維護人員應將每天生成的磁性數據資料進行雙重備份，注明形成檔案的時間及操作員姓名，在裝訂原始記賬憑證前，檔案管理員應對電子文檔和紙質文檔進行核對，看數據內容是否一致，有無缺號或缺附件的情況發生，核對無誤后將兩種文檔進行分類歸檔和保管。對磁性介質檔案除備份財務數據外還應保存相對應的會計電算化系統軟件、會計軟件源程序及操作手冊，注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性，保證財務數據在發生意外的情況下能夠及時恢復，減少損失。保管存有磁性介質的磁盤還要注意遠離磁場，采取防火、防水、防盜、防鼠等措施。

5 強化會計人員輪崗制度

《會計法》規定會計工作崗位應定期輪換，尤其對使用電算化的財務數據輸入崗位要強制輪崗，通過輪崗容易發現會計人員在工作中的錯誤甚至犯罪問題。防止會計人員在同一崗位上經常出錯，從而減少學校經濟損失。

隨著計算機技術的飛速發展，使用計算機犯罪的手段越來越高明、越來越隱蔽，各高校應加強會計電算化的管理。保證會計信息的質量，使其具有真實性、可靠性、完整性和安全性，從而使電算化在高校會計體系中健康順利地發展。