如何提高高校院系辦公室管理水平

摘要：本文以為在新形勢下，高校院系辦公室要提高管理水平就必須從四個方面入手：明確職能，準確定位；健全制度，規范工作；辦文辦事，提高能力；辦公信息化，高效管理。

關鍵詞：高校院系 辦公室 管理水平

隨著經濟的發展，社會的進步，我國高等教育事業進入了一個前所未有的發展時期，高校的整體發展以院系為基礎，院系的發展離不開院系辦公室的周到服務和協調管理。這對提高院系辦公室的管理水平提出了新的要求。高等學校的院系辦公室是在院長和分黨委(黨總支)的領導下，為全院教學、科研提供服務的行政辦事機構，是聯系學校的紐帶，起著溝通上下、協調左右的中樞作用。它對上是接受落實機構，對下是布置、督促機構，對內是管理服務機構，對外是接待聯絡機構。在當前高等教育快速發展、高校教育改革不斷深化的形勢下，要求院系辦公室的管理工作必須適應發展的新形勢，服務上臺階，管理上水平，更好地發揮其在院系工作中的紐帶和中樞作用，真正起到參謀、溝通、協調和服務的作用。因此，要做好院系辦公室工作，必須從以下四個方面入手。

一、明確職能。準確定位

在高等學校中，院系辦公室在履行教學、科研和后勤三大職能中起著重要的作用。因此正確認識院系辦公室的地位和作用，對高校完善管理環節，更好地履行社會職能具有積極意義。現實中，部分高校在實際工作中存在著一種輕視院系辦公室工作的觀念，認為辦公室僅僅是跑腿打雜的事務性工作，無足輕重，無關緊要，而辦公室工作人員往往也因缺乏壓力，形成得過且過、被動應付的心態，導致辦公室職能不同程度地被削弱。

學校對院系辦公室的定位必須有一個清醒的認識。辦公室人員是院系黨政領導的參謀和助手，是參與院務、管好事務、搞好服務的重要力量。辦公室人員的素質和水平直接影響著院系工作的效率，關系著院系與學校部門的溝通和協調。要提高院系在教學、科研、服務社會等方面的綜合實力，就必須加強院系辦公室建設，切實提高院系辦公室的管理服務水平。院系辦公室的定位，從學校層面看，是高校管理的一個重要環節，既是學校部署的有關行政工作承接者、落實者，又是聯系有關業務部門的橋梁紐帶，通過院系辦公室的的工作，推進學校各項行政工作的實施。因此，從學校大局看，院系辦公室是推進學校行政工作的重要環節，必須將院系辦公室建設納入學校工作的重要議事日程，并切實采取有效措施，加大投入，加強對辦公室干部的培養和管理，提高學校的整體管理水平。從院系工作層面看，院系辦公室在日常工作中，主要有以下幾種職能：第一，管理職能。這是辦公室的主要職能，其管理工作主要是日常事務管理、教學管理、學生管理、文件檔案管理、財務管理及房屋設備管理，等等。第二，助手職能。院系領導大部分是教學科研和行政雙肩挑，又多是學科帶頭人，因此精力有限，院系領導進行的行政管理主要是通過辦公室的管理職能來體現的。第三。信息溝通和反饋職能。由于辦公室是溝通上下聯系左右的樞紐，大量的信息交匯在辦公室，因此信息溝通和反饋就成了院系辦公室工作的一項基本職能。第四，服務職能。管理就是服務。院系辦公室的特點決定了其服務必須是全方位的、多層次的、綜合性的，既要為領導提供決策服務，又要為教師提供教學、科研服務，同時還要為學生提供學習、生活服務。職責明確，才能定位準確，定位準確，才能在工作上不缺位，不越位，才能提高工作的積極性和主動性。

二、健全制度，規范工作

院系辦公室工作紛繁復雜，千頭萬緒，俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”如果沒有一個長期的、穩定的、公平的力量來制約，全院師生員工便無章可依，無所適從，同時也會導致院系領導一事一議，院系政策朝令夕改，這將會導致全院系處于一種松散狀態，失去應有的凝聚力。要避免上述現象的產生，最有效的辦法就是實行制度化的管理。制度化管理其實質就是依法治校。實現制度化管理，有利于大家有章可循，人人按章辦事，既規范了辦公人員的行為，又提高了辦公效率，而且減少了內耗，凸顯了公平，同時又最大程度地避免了領導按照自己的主觀意志來決策，確保領導管理行為的權威性。

辦公室要根據相關政策規定，結合本院系的特點，建立一整套科學的內部管理制度，以此來規范院系的工作，引導全院系師生員工的行為。院系主要的規章制度應該涵蓋教職工聘任與考核、專業技術職稱評聘、科研項目管理、財務管理、辦公室崗位職責、教職工福利制度、實驗室及設備管理、會議室管理、辦公用房管理、水電使用管理等，并在此基礎上嚴格執行規章制度，加強督查，建立規范的運行機制，做到工作規范化、執行制度化。

三、辦文辦事。提高能力

辦文、辦會、辦事是對辦公室的主要職責的概括，院系辦公室作為學校的一個基層綜合管理部門，要進一步圍繞學校的辦學目標提高管理水平，首要的切入點是做到公文的規范化。公文是行政機關在行政管理活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。加強公文的規范化，首先要規范公文的種類。《國家行政機關公文處理辦法》將公文分為13類，不同的公文有不同的適用范圍，院系辦公室日常工作中用到的公文種類主要有以下幾種：通知、通報、請示、報告、會議紀要等，在實際工作中辦公室錯用文種的情況時有發生。例如，將請示與報告混淆，或直接將請示報告合為一個文種，在一份公文中既請示工作又報告情況。報告是下級單位主動或應上級單位要求向上級單位匯報工作、反映情況的陳述性上行文，其中不得夾帶請示事項；請示適用于向上級機關請求指示、批準。其次要規范發文格式。公文講究格式是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。在實際審核工作中，辦公室對每份公文的標題、主送單位、抄送單位、主題詞等都要仔細斟酌。看標題是否包括發文單位、事由和文種，是否簡要準確地概括了公文的主要內容，看主送單位、抄送單位是否準確。主題詞的標注在高校文件管理中特別需要規范。如本科教學、研究生、財務、人事、綜合等詞目要非常明確具體。這樣各部門使用起來就非常方便，也極大地方便了計算機對公文的存儲和檢索，能有效地推進高校信息化建設工作。

辦事能力主要體現在，領悟上級精神準確，接人待物禮貌熱情，溝通協調游刃有余，工作態度上認真踏實，工作作風上雷厲風行，落實任務上不打折扣。辦公室人員只有不斷學習鍛煉，才能在提高自身綜合素質的同時，提高辦事能力。

四、辦公信息化。管理高效率

人類社會正在由工業化時代向信息化時代邁進，互聯網的迅猛發展和普及，對當今世界的科技、經濟、文化以及人類生活的各個領域產生了巨大的影響，在信息化席卷全球的大背景下，高等學校更應該走在信息化的前列。我國高校信息化建設正在經歷巨大變遷，在不到20年的時間里，從引入計算機(PC)開始，到建設初級校園局域網、中型百兆校園網，乃至大型千兆校園網和互聯網數據中心(IDC)，高校信息化建設幾乎每隔幾年就會跨上一個新臺階。當前，高校信息化建設開始步入“萬兆”校園網時代。

Internet技術的協議保證了跨地區的通信、信息交換非常容易，計算機以及網絡技術在高校院系辦公室中的應用，改變了原有的工作方式和理念，傳統的辦公模式發生了革命性的變化。過去“一張紙、一支筆”的工作模式不僅導致大量的重復勞動，造成了人力、物力的浪費，而且已遠遠不能勝任現代信息社會的高速、大量的雙向信息交流。信息化管理當前主要應用于校園辦公系統(OA)，校園辦公系統通過校園網將學校通知、部門發文、會議安排、電子郵件、待辦事宜、個人信息等內容及時傳送至每個終端，不論師生員工是否在校，只要通過任何一部連接校園網的電腦終端，輕點鼠標，就能直接獲取學校的各種文件，并可以將信息反饋到學校有關部門。OA系統縮短了管理者與被管理者的距離，加快了上情下達、下情上達的速度，實現了雙向信息傳遞。同時改變了過去學校政策、文件精神由上而下的灌輸式傳送，師生員工由被動地接受管理轉變為主動關心學校發展。在辦公信息化建設中，院系辦公室既是終端設備的維護者，又是使用的指導者，還是院系網站的管理者，因此，用好、管好、維護好院系的網站和網絡終端，成為辦公室人員必備的技能。只有熟練地使用、維護信息化辦公設備，才能提高工作效率。當然管理的高效率，從根本上說還是要提高工作人員的整體素質。

如何以網絡信息技術作為院系管理辦公手段，提高行政效率，促進教學，科研的發展，以及新知識、新思想、新技術的傳播，還有很多值得研究思考的問題。總之，極大地發揮網絡信息技術在院系辦公室管理工作中的作用是一個趨勢，這里還有很多工作有待于不斷探索和推進。

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