論高校檔案理念與檔案工作之關系

摘要：由于多種原因。目前檔案理念仍然較為淡薄的現象在高校依舊存在，檔案理念與檔案工作協調發展才是搞好高校檔案管理工作的關鍵。本文對此作一論述。

關鍵詞：檔案理念 檔案工作 關系

隨著我國改革開放的深入和經濟的不斷發展，檔案不斷地得到應用。特別是高校隨著五年一次評估的深入，“幕后英雄”——檔案更是發揮著極其重要的作用。但由于多種原因，目前檔案理念仍然較為淡薄的現象在高校依舊存在，檔案理念問題已成為制約高校檔案工作發展的關鍵問題。

一、檔案理念與檔案工作的區別

檔案理念，是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，也就是人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。

檔案工作，是指管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統，是檔案室和檔案館對檔案信息資源的管理與開發工作，也就是通常所說的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統計等項工作。

二、檔案理念與檔案工作相互影響、相互制約。有著不可分割的密切關系

首先。強化檔案理念對檔案工作有著巨大的推動作用。有檔案理念，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求，方便存檔立卷等。也就是說，檔案理念越強，越有利于檔案材料的有效收集，越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，從而最大限度地滿足利用者的需求。其次，檔案工作又反作用于檔案理念。做好檔案服務工作，搞好檔案各方面事業建設，是增強人們檔案理念的關鍵。如：高校檔案，是指高等院校在從事教學、科研及管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括學生檔案、學籍檔案、教學檔案等。高校檔案工作是高校各項工作中不可缺少的基礎環節，也是衡量教學、科研、管理和其他各項工作水平的重要標志之一。做好檔案管理工作，對于總結、探索和改革學校教學、科研及管理工作的規律，提高教學質量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意義。誠如有些論者所言：“可以毫不夸張地說。一所學校的檔案文化就是這所學校整體文化的基石。”因而，要做好高校的檔案管理工作就必須加強教職員工和檔案管理工作者的檔案理念。

三、檔案理念與檔案工作應協調發展

由于多種原因，目前高校檔案理念較為淡薄的現象仍然存在，特別是院(系)二級檔案保管單位在檔案管理方面還存在著許多問題：第一，一些院(系)領導檔案理念薄弱以致沒有完整的行文制度，沒有檔案文件的傳閱制度。看完文件后就放到自己手里，不能及時歸檔，有時隨手亂放，造成文件的丟失。第二，檔案管理人員基本是兼職，由院(系)辦公室人員負責。由于辦公室工作頭緒多、繁雜，不可能進行系統的管理，而這些人員往往又未受過檔案管理工作培訓，檔案理念又較為薄弱，不夠注重檔案的及時收集、整理、歸檔，特別是科研檔案和教學檔案更是如此。第三，整理不力。在檔案分類上，采用實用性存放，沒有根據檔案的性質進行規范分類整理，而是自己覺得有用就留下來，無用的就丟掉，造成檔案材料收集不齊全。第四，不注意檔案及時移交，致使某些檔案材料缺乏連續性。由于人事的變動，造成檔案的缺檔現象嚴重。第五，不注意對檔案材料的妥善保存，致使原始的紀錄在一段時間之后紙質變黃發脆。字跡模糊無法辨認，變成一堆廢紙。特別是五年一次的本科教學評估更需要檔案的完整性、規范性。針對這些問題，要想盡快改變現狀，筆者認為應從以下幾個方面著手：

1 加強宣傳力度

檔案的宣傳介紹是社會公民認識檔案的基礎，因此高校應增強院(系)教職員工和檔案管理人員的檔案理念，特別是加強領導對檔案管理工作的重視。高校還應組織檔案管理人員學習國家有關法令，學習《檔案法》、《保密法》，認識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入日常的工作中。

2 完善制度

改變過去那種沒有行政管理制度和傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案管理工作有據可查、有法可依，有規范的指導，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。

3 加強培訓

檔案工作者是檔案專業人員，也是檔案管理的主體。增強檔案工作者的檔案理念是強化全社會檔案理念的核心，也是搞好檔案工作的保證。因此，必須對檔案工作人員加強培訓、以提高素質。

(1)甘于奉獻。檔案部門特別是院(系)檔案管理人員，人員少，任務繁重，工作瑣碎，又有很多是兼職，如果不具備奉獻精神，是不能搞好檔案工作的。所以，一個檔案工作者，首先要樹立全心全意為人民服務的思想，熱愛本職工作。具有奉獻精神。

(2)具有高度的責任感、業務能力和計算機能力。文件轉化為檔案是一個專業性極強，而且程序極為復雜的過程。它直接影響檔案工作的質量。每一卷檔案的收集、分類、裝訂、編目、管理都有非常嚴格的要求，這就要求檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護技術。過去院(系)檔案工作紊亂很大程度上是由于檔案管理人員檔案理念淡薄，對檔案工作不甚了解，不知如何進行收集、整理、分類、歸檔，對于檔案的檢索與服務更是不甚了解，因而我們必須對他們進行業務培訓。如：《檔案學概論》、《科技檔案》、《檔案管理學》、《保護技術學》、《文書學》等進行系統的培訓。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息技術的更加廣泛的應用，許多新型載體的檔案出現了，也正如錢學森同志指出的：“現在圖書館、檔案館、情報單位的工作人員應當是信息專家或信息工程師，是信息系統的建設者，也是信息使用的向導者和顧問。”這正是強調了檔案管理工作者應加強學習，提升業務水平，成為適應新形勢下合適的檔案工作者的重要性。

4 利用現代化手段管理檔案

早已有論者指出：“隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化。”利用現代化手段管理檔案，既是檔案工作發展的必然，又是提高檔案管理水平和工作效率的一項重要措施，院(系)領導應積極為檔案管理工作創造條件，購置先進設備，使檔案管理工作的現代化水平和效率提高到一個新層次。

5 搞好檔案的開發利用

搞好檔案資料的開發利用。使其為學校各項工作的改革發展服務，是檔案管理工作的中心任務和最終目的，是檔案工作諸環節的出發點和落腳點，決定著檔案工作的發展方向，也是衡量檔案工作質量的標準。因此，檔案管理人員要做好檔案的開發利用工作。首先要明確指導思想和要求，其次要認真做好檔案的利用開發服務工作，及時、準確、有效地為教學管理和教育改革服務，在服務中體現檔案利用工作的價值。

總之，檔案理念與檔案工作密不可分，在提高強化檔案理念的同時，我們應努力改善自身的服務質量和水平，最終實現二者的協調發展，實現“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標，為高校教學工作的規范化管理、科學發展、質量提高提供好服務。