淺論高校檔案管理人員的素質

摘要：隨著高校教育事業的發展，高校檔案管理已成為時代的需要。所以管理人員的創新教育、專業技術人員的繼續教育、專職檔案人員的素質教育有待加強，本文提出管理人員自身的發展與完善，更好地為高校教學和管理工作服務。

關鍵詞：高校檔案 管理人員 素質

高校檔案管理是高校本身發展與完善的需要，也是社會發展的需要。高等院校活動的直接記錄，是學校科學研究、教學評價、教師晉升、教代會、學代會、畢業生報考第二學歷、補辦畢業證書等教學活動直接的信息資料來源。所以，高校檔案館必須具備有一定素質的專職技術人員，必須有一支高水平的管理隊伍。

一、高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。

在機構改革、人事制度改革的大潮中，隨著各部門工作人員的減少、工作量的增加、辦公的網絡化，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位。要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象。就必須與時俱進，要面向市場、面向社會，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，應當多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念，要主動找“婆家”、找市場。使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。

檔案專業技術人員繼續教育的類型和形式方法與手段可因人而異。有些單位的檔案人員，由于人員變動，要充分認識檔案管理的現代化，需要學習基礎知識。掌握檔案管理工作的基本技能；有些單位的檔案人員穩重，又具有一定的文化知識，需要補充一些新技術、新方法，因此，繼續教育的內容應根據各層次人員的情況，克服困難，以能最大限度地為師生員工提供服務。

此外，應特別注重提高管理人員的外語水平。外語是當前檔案專業技術人員在評聘和晉升檔案專業技術職務時的一大考試“難關”，大多數檔案干部的外語水平尚未達到初級等級證書水平，急需“掃盲”。利用各種教育方式，提高他們學習外語的興趣，鼓勵他們克服學習中遇到的困難，樹立起為檔案事業而奮發向上的自信心，同時也改變檔案專業技術職務人員貧乏的狀況。當然，在各級檔案管理人員主動努力學習，提高自身業務素質的同時，高校也要為檔案人員積極創造一個可提供施展才華的環境，使每個人都力有所用、才有所展。在這一點上。最有效的方法，筆者認為當首推競爭機制的引進和推行。通過建立健全考核制度，把工作實際同工資晉升、職稱評聘、年度考核、評選先進等結合起來，使人的積極性得到充分發揮，從而提高檔案人員自身素質的自覺性。

二、檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。

從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段和管理方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。

首先，要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實的基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作者。比如檔案的分類整理，是以檔案的內容形式特征為依據的，如果弄不清檔案的內容就無法準確分類組卷。檔案保管價值的鑒定說到底是它所記述的科學技術知識價值，只有掌握相關門類的科學技術知識才有可能開展檔案的鑒定工作。

再次，具備扎實的語言知識。檔案工作者還應具有較高的語言基礎知識、歷史知識、寫作知識和書法知識。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法從事這項工作。如學校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的，就連書寫水平也不能忽視，因為檔案管理人員總要書寫一些東西留給后人使用，如目錄、著錄、標引等。如果所寫的這些文字他人難以辨認，其效果就必然受到影響。所以一個優秀的檔案工作者只有掌握了扎實的專業知識和其他檔案工作相關的學科知識，才能更好地勝任檔案工作。

三、建設電子文件管理的辦公設備化。

21世紀學科技術的發展，大大加強了檔案工作的現代化管理，如今各高校已普遍利用計算機信息設備以及現代化的辦公設備進行檔案管理，從而更能迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送、檢察貯存和管理等工作，實現檔案管理的現代化、自動化。這不但把檔案工作人員從繁重、重復的手工勞動中解放出來，大大提高信息的開發與利用效率，同時還需要實現檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員必須熟悉和掌握復制、縮微，以及電子計算機等現代化技術知識，否則根本無法適應現代高校檔案管理的要求。因此，檔案人員必須注重專業知識的學習與更新，要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向復合型的轉變，同時還應該制訂相應的制度，提出具體要求，以促進專職檔案人員在其位謀其事，努力多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。根據當前實際，我們可以通過加強現有人員的繼續教育，不斷地更新檔案人員的知識，使他們不斷提高使用先進管理手段的能力。當然，繼續教育應注意以下幾個方面：

首先，注重實用性。要結合工作實際需要和未來的發展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。

其次，要因材施教。檔案專業技術人員繼續教育的類型和形式方法與手段，可因人而異。有些單位的檔案人員，由于人員變動，需要學習基礎知識，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩定，又具有一定的文化知識，需要補充一些新技術、新方法，因此，繼續教育的內容應根據各層次人員的情況，因人而異。

四、高校檔案管理人員在專業思想和專業水平的要求。

1 高校檔案工作人員必須堅持科學發展觀，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律，具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。

2 高等學校檔案館設館長一名，并視需要設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名(可由校長辦公室副主任兼任)，副主任一名。館長、副館長、綜合檔案室主任人選由認真執行黨的方針政策、熱心檔案事業、有館員(或相當館員)以上專業技術職務，有組織管理能力，身體健康的人員擔任。

3 高校檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據本校規模及館藏檔案數量等實際情況而定。

4 高校檔案工作人員(包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員，以及以做檔案工作為主的兼職人員)屬檔案專業技術人員，按《檔案專業人員職務試行條例》，實行專業技術職務聘任制。

新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操，以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。理想形象的塑造不是一朝一夕的事。檔案館工作者應不斷增加自身的學識，提高自身的修養，陶冶自身的情操，以自己的博學，以及良好的職業道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案館的社會地位，更好地實現檔案館的社會功能，為高校實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。