芻議高校教學秘書工作

摘要: 教學秘書是高校教學管理系統的有機組成部分，本文對高校教學秘書工作的角色定位，以及影響教學秘書工作質量的因素進行了分析，并探討了提高教學秘書工作質量的途徑。

關鍵詞: 高校教學秘書角色定位工作質量

一、引言

提高高校教學質量，培養高素質的優秀人才是當前高等教育改革的重中之重。提高教學質量離不開一支高水平的教學管理隊伍，管理出水平，管理出質量。教學秘書集管理、協調、服務于一體的工作職能在很大程度上決定和影響著校院兩級的教學管理工作。然而，隨著高校的擴招，為了在有限的時間內提高教學質量、擴大知名度，不少高校把主要精力用于師資隊伍建設或硬件建設方面，忽視了對教學管理隊伍的建設，從而導致了教學秘書隊伍長期存在人員結構不合理、業務水平不高等現象。筆者擔任教學秘書多年，深感提高教學秘書工作質量在當前形勢下的必要性。筆者對高校教學秘書工作的角色定位，以及影響當前高校教學秘書工作質量的主要因素進行了分析，探討提高教學秘書工作質量的途徑，以期引起高校各級領導對教學秘書工作的重視，從而有助于高校教學管理水平的穩步提高。

二、高校教學秘書工作概述

教學秘書工作是高校教學管理系統的有機組成部分，是課內外各項教學活動有序運行的有效保證和有力支撐。院(系)教學秘書工作從屬于學校教學管理部門，接受學校和本院(系)教學院長(主任)的雙重領導，貫徹執行黨和國家的教育方針與校院兩級的教學指導思想、指示，確保院(系)教學工作的正常進行。

三、影響高校教學秘書工作質量的主要因素

教學秘書是最基層的教學管理干部，是教學管理的主要執行者，他們的工作質量與效果直接影響著教學工作的順利開展，對教學質量和教學效果的提高起著舉足輕重的作用。然而，下列因素常常對教學工作造成直接或間接的不良影響。

(一)整體素質因素。

教學秘書隊伍的成員來源渠道不一，從事高教管理專業的人員非常少，而真正能夠勝任這個崗位要求的人更是不多。他們或是經驗豐富而學歷層次過低，或是具備一定的學歷、職稱但業務不熟、操作能力差。由于整天深陷于繁雜的日常事務，他們根本無法抽出時間去學習、深造，而且他們在職稱、職務、評獎、學習、培訓等方面的機會也相對較少，從而造成這一領域“學歷、職稱、素質”方面的斷層，也導致大多數高校的教學秘書隊伍的整體素質不高。

(二)工作隊伍的不穩定因素。

教學秘書人員流動過快、待遇與工作效益失衡、晉升機會少是教學秘書工作隊伍的幾大不穩定因素。其實，教學秘書要能較好地勝任工作，至少須經歷一到兩年的熟悉期。這一崗位人員頻繁地更換，會使工作缺乏連續性，教學管理質量也就很難保證。而在整個教學隊伍中教學秘書往往處于“弱勢群體”地位，部分高校尚未建立優勝劣汰的教學秘書人事競爭機制，也未健全、明確教務秘書的崗位職責，因而在各種獎勵、評優機制中，教學秘書的利益常常不大被重視。而從工作的專業性和技術性及工資待遇來講，他們又無法與教師或其他行政人員相比。這也就直接導致很多同志不愿從事或繼續安心從事教學秘書這一工作，一些學歷高、能力強的教學秘書或轉為教師或調離崗位，進而導致工作隊伍的不穩定。

(三)管理水平不高，工作方法欠規范。

大部分教學秘書在上崗前并未要求需掌握現代管理科學知識和高等教育教學管理理論，了解學校的各種教學管理規章制度和本學院專業相關知識，也就無法用理論來指導實踐。且大部分教學秘書的工作仍沿用傳統的經驗型和口頭型的工作模式，基本還處于一種淺層次的、粗放的管理手段，缺乏科學的管理方法和手段。更有甚者，由于工作量大面廣，部分教學秘書未遵循規范的工作程序和方法，工作中多“應付”少“籌劃”，具有極強的隨意性，這也就極大地影響了教學管理工作的開展。

四、提高教學秘書工作質量的途徑

高校教學秘書的工作質量和教學效果的提高是相輔相成的，對高校人才的培養也起著一定的作用。高校要提高教學秘書的工作質量，筆者認為，當務之急是做好以下幾方面的工作。

(一)加強教學秘書隊伍建設。

1.領導重視，激發教學秘書的潛在能量。高等教育早已由精英教育轉變為大眾教育，學年制也逐步過渡為學分制管理。長期以來傳統思想觀念所決定的教學管理水平的滯后也應與時俱進，有所改善。要提高教學秘書的工作效率，首先各級領導應重視教學秘書隊伍的建設。這包括合理地選聘人員，確保其基本素質和業務能力達到一定水平;充分肯定和評價教學秘書的工作業績，建立健全工作質量考核評價制度，從德、能、勤、績四方面對教務秘書進行考核評價，并將考核結果與獎懲聘用掛鉤;實行目標績效管理，充分體現“多勞多得，獎懲分明，獎優罰劣，以獎為主”，最大限度地調動教學秘書的積極性，激發其潛在能量。

2.加強教學秘書的培訓和學習。隨著高等教育的向前發展和教學改革的不斷深入，各類教學管理的新思想和新技術不斷涌現。高校教學管理部門要主動適應這種變化，適時通過召開教學管理研討會、組織觀摩交流、進行經常性的在職培訓、支持攻讀高層次學位等方式，加強對教學秘書的教育、管理、計算機科學等方面知識的補缺更新，使他們及時了解教學管理的前沿動態，習得先進的理念和技能，為教學服務。

(二)自我完善，提高各方面的能力。

高校教學秘書是一個特殊群體，長期以來被冠以“高級保姆”這一尷尬的稱呼。教學秘書必須擺正位置、加強學習、提高素質。總的來說，教學秘書應該自我完善、提高以下幾個方面的能力:

1.統籌管理能力。高校教學秘書的統籌管理能力，主要體現在以本部門的工作計劃為中心，根據上級組織的各項方針、政策、法規得當地安排工作，切實完成各項工作任務，同時調動廣大師生的參與熱情和積極性，并取得一定的成效。教學秘書不能等同于高校的一般辦事員。教學秘書是整個教學活動的參與者和組織者，而在每項看似瑣碎無章的事務性工作背后，處處有章法、有原則、有講究。高校教學管理工作所呈現的多樣性和復雜性要求每一位教學秘書應精心設計，認真組織，做到事前有計劃，計劃有余地，并將每一項教學要求都落到實處。所以，高校教學秘書的科學的統籌管理能力對學校的發展起著舉足輕重的作用。

2.溝通協調能力。因為工作的需要，教學秘書經常要與本校的師生、本校和兄弟院系的相關職能部門聯系，為了得到他人的理解和支持，為了捕捉各方面的必要信息，為了獲得他人的鼎力相助，為了建立相互間的融洽關系，教學秘書務必須具備有效的溝通協調能力，并對整個教學工作有充分細致的認識，能從全局考慮問題，通過與他人不斷的溝通和協調，消除各種矛盾和沖突，以充分發揮相關部門和師生員工的主動性和創造性。

3.現代化辦公應用能力。信息化程度的提高和現代化設備在教學改革中的普遍應用決定了傳統的辦公方式和手段已成為歷史，辦公自動化成為管理現代化的基本條件，不斷升溫的環保熱潮也預示著無紙化辦公的普及。教學秘書是教學管理信息的收集者、加工者、使用者和傳遞者。如何避免重復勞動，如何減少工作量，如何降低出錯的機率，如何及時了解教學動態……這些一直是困擾幾代教學秘書的問題。所以，新時期的教學秘書應能熟練使用計算機進行字表處理、網上辦公、數據庫語言等，對師生的檔案、學生的學籍、成績的統計分析、課程的編排等大量的信息和數據進行科學化、規范化的管理，從而在極大地減輕工作強度的同時不斷地提高工作效率。

4.開拓創新能力。“真正的管理人員永遠是個創新者。”這是美國一位著名管理學家的重要論述。作為教學管理人員，教學秘書首先應充分發揮潛力，放開眼界、勤于思考、勇于探索，學習和借鑒各地教學管理的先進理念，提高自身的理論修養水平，用理論指導實踐，開展或積極參與教育教學管理研究，提高管理能力與研究能力，設計自己的教學管理方案，開拓新的教學管理途徑，做到管理創新。其次要注重不斷總結，發揮自己的主觀能動性，改進工作方法，利用優化手段進行質量管理，使工作有條不紊，從而達到最好的效果。

教學秘書工作是高校教學管理工作的重要組成部分，是穩定教學秩序、提高教學質量、培養德智體全面發展的高素質人才的基本保障。隨著高等教育教學改革的不斷深入、高校辦學規模的迅速擴大、辦學層次與類型的日益增多，高校各級領導和有關部門都應正確認識教學秘書工作的性質、地位、職能、任務，結合本校實際建設好這支隊伍，以提高其工作質量、發揮其在全面推進本校發展中的積極作用。

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