對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的思考

摘要: 目前，高校學(xué)生檔案存在內(nèi)容不全、管理方式落后等問(wèn)題。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，要高度重視大學(xué)生檔案工作，一要樹(shù)立動(dòng)態(tài)管理學(xué)生檔案的觀念;二要共享畢業(yè)生信息資源;三要拓寬畢業(yè)生檔案服務(wù)范圍。

關(guān)鍵詞: 高校畢業(yè)生就業(yè)學(xué)生檔案工作作用突出問(wèn)題思考

學(xué)生檔案工作是高校學(xué)生教育管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，包括畢業(yè)生檔案的收集、整理、出檔、轉(zhuǎn)遞、提供咨詢(xún)服務(wù)等具體工作項(xiàng)目。學(xué)生檔案工作不僅關(guān)系到畢業(yè)生從學(xué)生向社會(huì)人的轉(zhuǎn)變，而且對(duì)其今后就業(yè)、職稱(chēng)評(píng)定、婚育證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)、政審、辦理養(yǎng)老等社會(huì)保險(xiǎn)和開(kāi)具出國(guó)、升學(xué)有關(guān)證明等各方面都有影響。因此，高校畢業(yè)生就業(yè)中的學(xué)生檔案工作，對(duì)學(xué)生工作者及畢業(yè)生個(gè)人而言，都不可忽視。

一、高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的作用

1.提供檔案利用，為用人單位的人力資源管理奠定基礎(chǔ)。

經(jīng)過(guò)收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)而形成的畢業(yè)生檔案系統(tǒng)、有序地匯集了畢業(yè)生學(xué)習(xí)期間的學(xué)籍記錄、獎(jiǎng)懲記載、社會(huì)活動(dòng)情況、相關(guān)社會(huì)關(guān)系等一系列內(nèi)容，用人單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的查詢(xún)，在對(duì)員工個(gè)人能力、興趣的分析與評(píng)估的基礎(chǔ)上，可以了解畢業(yè)生的能力結(jié)構(gòu)，分析畢業(yè)生的素質(zhì)狀況，從而比較全面地了解學(xué)生在校期間的經(jīng)歷與表現(xiàn)。

2.協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理，為畢業(yè)生就業(yè)提供及時(shí)完整的檔案材料。

學(xué)生檔案材料的收集歸檔主要包括學(xué)生入學(xué)登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)，入黨(團(tuán))材料，獎(jiǎng)學(xué)金登記表及在校期間獎(jiǎng)勵(lì)、表彰，以及懲處材料、德育鑒定、所學(xué)課程的歷次考試(或考查)成績(jī)等材料。

3.進(jìn)行檔案管理咨詢(xún)服務(wù)，完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。

畢業(yè)生檔案通過(guò)檔案轉(zhuǎn)遞工作與畢業(yè)生就業(yè)同向流動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)“人檔合一”的人事檔案管理要求，檔案轉(zhuǎn)遞工作的開(kāi)始也是畢業(yè)生在校身份的結(jié)束，學(xué)校對(duì)畢業(yè)生的管理就此告一段落。

二、高校畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作面臨的突出問(wèn)題

1.檔案轉(zhuǎn)遞。

(1)檔案轉(zhuǎn)出的問(wèn)題:第一，畢業(yè)生升學(xué)，招生調(diào)檔與應(yīng)屆畢業(yè)生畢業(yè)的時(shí)間差。如碩士生錄取檔案調(diào)檔在每年的四、五月，本科生畢業(yè)時(shí)間在六月底，出檔在七月初。由于升學(xué)招生時(shí)畢業(yè)生學(xué)籍等材料未能完整，造成應(yīng)屆畢業(yè)生升學(xué)工作中的兩次投檔，而且，各高校招生檔案接受方法不一，或在研究生招生院，或在院(系)，很可能兩次轉(zhuǎn)遞地址不一致，未能將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到實(shí)處。第二，退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機(jī)要權(quán)限的限制，造成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞被機(jī)要部門(mén)退檔，需要學(xué)生檔案管理工作人員主動(dòng)與有關(guān)人員聯(lián)系，或接受相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞情況查詢(xún)，落實(shí)具體的檔案轉(zhuǎn)遞方式。

(2)檔案接受的問(wèn)題:人事代理(管理)部門(mén)檔案管理滯后，接到畢業(yè)生檔案未能及時(shí)整理，被誤認(rèn)為檔案未收到，需要學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作人員借助畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單據(jù)，在畢業(yè)生與檔案接收部門(mén)之間進(jìn)行溝通，明確學(xué)生檔案歸屬。

2.畢業(yè)生檔案管理的相對(duì)滯后性。

(1)檔案整理相對(duì)于畢業(yè)生求職活動(dòng)在時(shí)間上的滯后性。目前，不論哪種方式，大多數(shù)高校都是在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案。但是，人才市場(chǎng)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)，求職方式的多樣化，使得畢業(yè)生求職活動(dòng)有超前的趨勢(shì)，在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個(gè)人手中，學(xué)生檔案工作與畢業(yè)生擇業(yè)活動(dòng)相比，從材料的收集到歸檔，呈現(xiàn)明顯滯后的管理模式，應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據(jù)時(shí)，往往尚未能收集、整理齊全，造成畢業(yè)生檔案材料缺乏系統(tǒng)性、完整性。

(2)檔案提供利用相對(duì)于用人單位查詢(xún)的滯后性。近年來(lái)，不少用人單位陸續(xù)走進(jìn)高校，舉辦供需見(jiàn)面雙向選擇活動(dòng)以招募人才。這種方式通常由高校就業(yè)主管部門(mén)牽頭，先介紹畢業(yè)生情況，而后由用人單位通過(guò)看檔案材料，再確定面洽人選。因此，學(xué)生檔案管理部門(mén)能否提供詳實(shí)、全面的學(xué)生檔案就顯得至關(guān)重要。有的在關(guān)鍵時(shí)刻如果不能提供大學(xué)生檔案材料，就會(huì)嚴(yán)重影響畢業(yè)生就業(yè)。

三、對(duì)畢業(yè)生就業(yè)中學(xué)生檔案工作的思考

1.樹(shù)立動(dòng)態(tài)管理學(xué)生檔案的觀念。

(1)檔案情況的變動(dòng)性。由于學(xué)生學(xué)習(xí)具有一定的周期性和階段性，因此，學(xué)生檔案材料是在變動(dòng)中不斷豐富的，有學(xué)籍、求學(xué)經(jīng)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、撤消處分等變化等，使得學(xué)生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉(zhuǎn)遞、出檔，始終處在動(dòng)態(tài)運(yùn)作當(dāng)中。(2)動(dòng)態(tài)收集的可能性。大學(xué)生學(xué)習(xí)生活具有一定規(guī)律性，檔案材料的形成過(guò)程，從開(kāi)始時(shí)的入學(xué)登記，到結(jié)束時(shí)的畢業(yè)離校，學(xué)科考試、評(píng)獎(jiǎng)選優(yōu)、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)都是有組織、相對(duì)集中進(jìn)行的。動(dòng)態(tài)管理學(xué)生檔案的目的，就在于適時(shí)補(bǔ)充檔案材料，及時(shí)歸檔，最大限度地有效提供檔案材料，切實(shí)為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

2.畢業(yè)生信息資源的共享。

(1)資源共享的工作因素。畢業(yè)生就業(yè)中的學(xué)生檔案工作涉及學(xué)生管理、教學(xué)管理、檔案管理等諸多學(xué)校管理部門(mén)，這些部門(mén)有共同的服務(wù)對(duì)象——應(yīng)屆畢業(yè)生，有共同的工作目標(biāo)——完成畢業(yè)生就業(yè)計(jì)劃，也有共同的信息源——畢業(yè)生個(gè)人信息及就業(yè)信息。(2)資源共享的支持環(huán)境。高校作為高等教育的教學(xué)、科研基地，有著豐富的資源優(yōu)勢(shì)及得天獨(dú)厚的人才優(yōu)勢(shì)，校園網(wǎng)的建立更為信息資源的共享提供了切實(shí)可行的技術(shù)平臺(tái)。將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于畢業(yè)生就業(yè)工作，不但能減少就業(yè)信息管理工作中的重復(fù)勞動(dòng)，還能提高畢業(yè)生檔案管理的技術(shù)水平及工作效率，有助于及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握畢業(yè)生檔案運(yùn)作的狀況。在數(shù)字校園建設(shè)和現(xiàn)代化管理手段在高校各部門(mén)間普遍應(yīng)用的今天，畢業(yè)生信息網(wǎng)絡(luò)化管理已成為就業(yè)及畢業(yè)生檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。

3.拓寬畢業(yè)生檔案服務(wù)范圍。

(1)畢業(yè)生檔案流向查詢(xún)服務(wù)。第一，關(guān)于未收到檔案問(wèn)題的查詢(xún)，應(yīng)及時(shí)主動(dòng)聯(lián)系機(jī)要部門(mén)，為其落實(shí)檔案轉(zhuǎn)遞情況;第二，關(guān)于遺留檔案問(wèn)題的查詢(xún)，應(yīng)建立檔案滯留聯(lián)系方式，注意對(duì)其個(gè)人資料的補(bǔ)充，以確保檔案信息的連續(xù)性。(2)畢業(yè)生檔案材料的證明服務(wù)。學(xué)生畢業(yè)后，因人事變動(dòng)而檔案管理一時(shí)滯后、本人材料不全或不慎遺失，學(xué)生檔案管理部門(mén)作為畢業(yè)生信息資料的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該為其學(xué)歷、學(xué)籍、學(xué)習(xí)成績(jī)提供相應(yīng)的證明材料。(3)畢業(yè)生信息的數(shù)字化管理。隨著高校辦公自動(dòng)化的發(fā)展，作為學(xué)校公共服務(wù)體系之一的學(xué)生檔案管理部門(mén)，在畢業(yè)生就業(yè)工作中應(yīng)將學(xué)生檔案工作從單一的紙質(zhì)材料管理發(fā)展成學(xué)生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式，依據(jù)高校辦學(xué)特點(diǎn)及檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)，依托校園網(wǎng)的規(guī)范管理，主動(dòng)提供服務(wù)，宣傳學(xué)生檔案管理政策，在設(shè)置查詢(xún)權(quán)限的前提條件下，發(fā)布畢業(yè)生檔案流向、遺留檔案信息，滿(mǎn)足畢業(yè)生及用人單位對(duì)學(xué)生檔案的利用。

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