會計系統(tǒng)控制與文件記錄控制

【摘要】 本文以內(nèi)部控制方法為主線，對睡虎地秦簡中的內(nèi)部控制方法進(jìn)行分析和探討。研究發(fā)現(xiàn)早在戰(zhàn)國晚期的秦國就已經(jīng)采用會計系統(tǒng)控制與文件記錄控制的內(nèi)部控制方法來對全國的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】 睡虎地秦簡；內(nèi)部控制方法；文件記錄控制；會計系統(tǒng)控制

本文以體現(xiàn)內(nèi)部控制要素的內(nèi)部控制方法為主線，探討秦國的內(nèi)部控制的系列論文的第二篇，依據(jù)反映戰(zhàn)國晚期經(jīng)濟(jì)、管理活動的云夢睡虎地十一號秦墓竹簡（以下簡稱“秦簡”）來分析和探討秦簡中會計系統(tǒng)控制的內(nèi)部控制方法，內(nèi)部控制的另外五種方法在后續(xù)的三篇文章中討論。

四、會計系統(tǒng)控制

會計系統(tǒng)控制要求設(shè)置會計機構(gòu)，配備會計人員，加強會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)工作，保證會計資料真實完整。

（一）會計人員

秦國郡縣許多部門安排有會計人員。“秦簡”《效律》：“尉計及尉官吏節(jié)（即）有劾，其令、丞坐（承擔(dān)罪責(zé)）之，如它官然”（P.124）。“有劾”犯了罪，“尉計”負(fù)責(zé)管理縣中軍務(wù)的會計人員。又如：“司馬令史掾苑計，計有劾，司馬令史坐之，如令史坐官計劾然。”(P.124)“苑計”負(fù)責(zé)牧養(yǎng)軍馬的苑囿的會計人員。“官計”官府會計。

（二）會計憑證

見之云夢“秦簡”的會計憑證有《金布律》：“縣、大內(nèi)皆聽其官致， 以律稟衣”。（P.66）“官致”官府發(fā)給的領(lǐng)衣憑證，意為憑券向大內(nèi)領(lǐng)衣。“稟”領(lǐng)取、發(fā)放。《廄苑律》：“假鐵器，銷敝（破舊）不勝而毀者，為用書，受勿責(zé)（勒令賠償）”（P.32）“用書”報銷損耗的文書，相當(dāng)于注銷財產(chǎn)的原始憑證。

“秦簡”的會計憑證不僅有“官致”、“ 用書”和“券”，還出現(xiàn)了叁辨券。《金布律》：“縣、都官坐效、計以負(fù)賞（償）者，嗇夫即以其值錢分負(fù)其官長及冗吏，而人與參(叁) 辨券， 以效少內(nèi)， 少內(nèi)以收責(zé)之”。(P.61) 叁辨券，可以分成三份的木券。縣、都官在點驗或會計中有罪而應(yīng)賠償者，經(jīng)判處后，有關(guān)官府嗇夫即將其應(yīng)償錢數(shù)分?jǐn)傆谄涔匍L和群吏。發(fā)給每人一份木券，以便向少內(nèi)繳納，少內(nèi)按券收取。看來，叁辨券分三份，由繳款人，收款單位和主管單位分持，它是現(xiàn)代多聯(lián)憑證的鼻祖。相對于兩聯(lián)憑證，叁辨券可以更有效地監(jiān)督和控制錢的及時和足額繳納。

（三）會計賬簿

云夢“秦簡”證明秦國的會計賬簿已經(jīng)形成。《倉律》：“入禾稼、芻槁、輒（總是）為廥(倉庫)籍， 上內(nèi)史”。（P.38）“書入禾增積者之名事邑里于廥籍”。（P.36）“名事邑里”姓名、身份和籍貫。類似于當(dāng)代會計明細(xì)分類賬的摘要。說明秦國賬簿的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)形成。《田律》：“稟大田（官名，主管農(nóng)事）而毋(無)恒籍者，以其致（領(lǐng)取飼料的憑卷）到日稟之，勿深（超過）致”。（P.29）“恒籍”固定賬目。

廥籍如何設(shè)置與登記呢？“秦簡”《倉律》：“計禾，別黃、白、青”。（P.41）記谷子的賬，要將黃、白、青三種區(qū)別開來。“已獲上數(shù)，別粲、糯黏稻”。（P.41）收獲后上報產(chǎn)量時，應(yīng)將粲（秈，不粘稻）和糯稻區(qū)別開來。廥籍須按照糧食的品種、規(guī)格立戶。可見秦國已經(jīng)有了明細(xì)分類賬。又如《效律》：“器識耳(標(biāo)記次第) 不當(dāng)籍者，大者貲官嗇夫一盾，小者除(免罪)。”（P.121）這里的“籍”是器物明細(xì)賬。器物的標(biāo)記、編號也要在明細(xì)賬上登記。《工律》：“為計，不同程(規(guī)格) 者毋同其出（銷賬）。”

（P.70）計賬時，不同規(guī)格的產(chǎn)品須分項記賬。

除了“籍”，“秦簡”還有一種由實物保管部門記錄的財物收支賬簿，相當(dāng)于現(xiàn)在的保管卡片。《倉律》：“其他人是增積，積者必先度故積，當(dāng)?shù)蹋}），乃入焉”。（P.36）谷物入倉不滿萬石由其他人增加堆積，堆積者必須先稱量原積谷物，與題識符合，然后入倉。題識記載的內(nèi)容主要是糧倉庫存糧食的數(shù)量及有關(guān)人員的簽字。如《效律》：“某廥禾若干石， 倉嗇夫某， 佐某、史某、稟人某”。（P.119）“稟人”管理谷物收藏的出納。“題”一般由倉庫出納人員進(jìn)行登記，屬于實物保管賬。“題”上面有關(guān)人員的簽字可以起到明確責(zé)任的作用。

從秦國的賬簿設(shè)置和記錄可以看出“籍”與“題”可以相互核對，互相監(jiān)督。

五、文件記錄控制

文件記錄控制是確保主體運行有序、順暢，提高決策效率的基礎(chǔ)和保障。文件記錄形式多樣，既包括主體制定的各種規(guī)章制度，也包括各種管理類記錄文件和會計類記錄文件等。上文介紹會計類記錄文件，下面介紹管理類記錄文件。

在睡虎地秦簡中管理類記錄非常豐富，以法律的形式頒布于全國，強制執(zhí)行。如“秦簡”《語書》：“發(fā)書，移書曹（吏）”（P.20）發(fā)文書到所屬各辦事的吏。《倉律》：“……以書言年”。（P.40）以文書報告其產(chǎn)年。《金布律》：“以書時謁其狀內(nèi)史”。（P.64）應(yīng)以文書將其情況及時報告內(nèi)史。“秦簡”《行書》（傳送文書的法律規(guī)定）：“行命書及書屬急者，輒行之；不急者，日畢，勿敢留。留者以律論之”。（P.103）“命書”即制書，《史記·秦始皇本紀(jì)》集解引蔡邕云；“制書，帝者制度之命也。”傳送命書及標(biāo)明急字的文書，應(yīng)立即傳送，不急的，當(dāng)天送完，不準(zhǔn)擱壓。擱壓的依法論處。又如“行傳書、受書，必書其起及到日月夙莫（暮），以輒相報殹（也）。書有亡者，亟告官。”（P.104）傳送或收到文書，必須登記發(fā)文或收文的日月朝夕，以便及時回復(fù)。文書如有遺失，應(yīng)立即報告官府。

從上面可以看到，“書”即現(xiàn)在的文件，秦國的管理和法律制度用文件加以記錄并規(guī)定其傳輸?shù)姆绞胶鸵螅蕴岣哒鬓k事機構(gòu)的工作效率，便于對全國的政治與經(jīng)濟(jì)進(jìn)行管理。

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