對電子檔案的保護技術研究

摘 要： 電子檔案保護技術的對象是電子檔案的載體及其記載的檔案信息，本文對電子檔案的保護技術進行了研究。

關鍵詞： 電子檔案 保障技術 保管技術 修復技術 傳輸技術

當今世界正走向信息社會，面對飛速發展的網絡，面對日新月異的電子計算機技術，檔案工作急需解決的問題是如何迎接電子文件帶來的挑戰，如何保護電子檔案的真實完整，如何有效地保存二十一世紀的社會記憶。

電子檔案同紙質檔案相比較，其物質形式發生了很大變化，多種不安全因素干擾并威脅著電子檔案信息的安全，在電子檔案利用的過程中，由于電子檔案對計算機軟件設備具有很強的依賴性、非直讀性和易改性等特點，紙質檔案的保護技術已不能適應電子檔案的保護要求，探索、研討電子檔案的保護技術已迫在眉睫。

1.電子文件的保障技術

在電子文件的形成、處理、歸檔，乃至電子文件轉為電子檔案后的保管、利用等各個環節，信息都可能被更改、丟失，因此，我們必須建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，完善信息安全保護技術措施，以確保電子檔案的原始性、真實性。

1.1加強對電子文件制作和管理人員的管理

要不斷增強電子文件管理人員的責任心，使其具有忠于職守的責任認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。要保證電子文件在制作階段的真實性，就必須明確職責范圍，特別是在合作制作的電子文件或大型輔助設計項目中，每個參與人員分工范圍要明確，職責要分明，避免制作人員的相互推諉。不相關人員因工作需要借閱時，可允許用只讀式的載體調閱，以防由于誤操作或有意增刪等造成電子文件的失真。

1.2健全電子文件全過程管理的制度

從電子文件的形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節，任何一個環節職責不清、制度不明、管理不嚴，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此，建立健全電子文件全過程管理制度，從電子文件的收集、整理、歸檔到電子檔案的保管利用，各個環節都要有明確的要求，嚴格落實規章制度，使工作人員有章可循，各司其責，確保電子文件的原始性。

1.3建立電子文件的記錄系統

電子文件管理系統應具有實時記錄功能，隨時將需要保存的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于從收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

2.電子檔案的保管技術

電子檔案的保管與紙質檔案的保管有很大差異，對環境要求也較高，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規定：歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰土和污垢；避免陽光直射；環境溫度為14—24℃，相對溫度45%—60%；遠離熱源，酸、堿等有害氣體和強磁場，保持良好的保存環境。這樣，不僅可以延緩載體自身的老化，而且可以減慢載體上所存儲信息的自然衰減。在給電子檔案提供良好的保管環境的同時，我們還要注意檢測和維護工作。

《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規定：電子檔案應每五年進行一次有效性、安全性檢查，如發現光盤損壞或出現問題，應及時拷貝；如軟、硬平臺發生改變，則應及時轉換；還要注意電子檔案載體的轉換，舊載體不為新的軟、硬件所兼容，應將檔案信息轉錄到新的電子檔案載體上，使電子檔案能夠長期地處于可理解、可準確提供利用狀態。

3.電子檔案信息修復技術

電子檔案在保管和利用過程中，不適宜的保管環境會使盤片變形、長霉；光盤在讀取利用的過程中高速旋轉，易被劃傷；不正確的觸摸方式會污染損傷盤片，從而影響電子檔案信息的安全有效，這就需要對破損的載體進行修復。光盤的修復較軟、硬盤而言更為容易。光盤修復機能夠修復光盤的劃傷、污染、長霉等破損現象，修復效果較好，是修復光盤的理想工具。對于變形的光盤，可用軟布將光盤包好，水平夾在兩塊厚重物之間（截面必須平滑），進行矯正。

4.電子檔案利用傳輸保護技術

電子檔案提供利用的基本原則是：一方面要方便查閱利用，另一方面要保證信息安全。在電子檔案利用傳輸過程中，我們應采取以下保護技術：

4.1多做備份

電子檔案應制作三套，一套封存、一套提供利用、一套異地保存。其中提供利用的一套應為只讀文件。

4.2加密

對需要控制使用的電子文件用密碼技術、用戶身份證進行加密管理，確保電子檔案信息的安全。

4.3呵護光盤

采取相應的措施，保證提供利用時光盤不受損害。提供利用時要規定嚴格的查閱程序，不得超越權限利用，不可隨意復制和傳播電子檔案等。

參考文獻：

［1］趙淑梅.電子檔案保護技術學初探.檔案學通訊，2001，（4）.

［2］山東省檔案局教育處.檔案文秘專業畢業論文寫作參考資料.2002.9.1