淺談企業檔案管理工作中的幾點體會

摘要：大型企業檔案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既為業務對象提供優質服務，又使檔案管理與保密工作不松懈。本人作為已獲特級檔案室大型企業從事企業檔案管理30年建設與管理專業兼保密員的工作者，就企業檔案管理實際工作中體會到的幾個重點要注意方面淺述如下。

關鍵詞：企業檔案管理 檔案庫房

1 檔案庫房的設立

從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，必須檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建。但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。但應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的(首先要考慮到樓墻、板的承重性)，從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固。以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保管、維護檔案保密與安全的基本保障。

2 制定可操作的檔案管理人員的職責

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。

3 注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。然而在實際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節，存在如下問題：

3.1是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視。領導把關不嚴。老檔案人員離了崗。新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節。

3.2是檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的宇也不簽，從而出現一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求三是檔案監交工作不嚴格。一部分基層單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，就連檔案監交之時也懶得光臨，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。筆者認為：做好檔案交接工作。不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措旋：

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關。做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續。然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當地檔案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦理妥，仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理二是檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。

其次認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監交：檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續齊全，并耍在交接文據上注明并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊冊、頁數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后。移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

再是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感。從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理。使基層檔案工作前后銜接起來。

4 致力企業檔案的信息電子化建設

本公司檔案室經過多年努力，開展了企業檔案信息電子化管理。其優勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的。為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。(目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一。開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。使現代化設備不能盡其用)。

4.2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

4.3檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4.4檔案信息電子化。可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在企業檔案管理上尚案在初級階段，但我們要注意這方面發展動向。超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化。為將來“信息高速公路”中檔案信息管理打下基礎。

5 涉密檔案的管理

大型或特大型企業的產品往往涉及到國家(企業)的核心秘密，它關系到黨和國家的安全。關系到國家的政治活動、軍事活動和一個企業經濟發展的成敗，關系到企業建設的進程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。

5.1涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器。從保管條件上確保絕密檔案的安全。

5.2層層提高檔案管理人員與涉密人員的素質。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾。手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶。萬無一失，把保守國家和企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

5.3加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

5.4做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本企業工作的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。根據國家秘密事項：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措旅，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

5.5注重檔案情況變化的調整檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。因此檔案管理人員應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

5.6做好檔案密級的調整工作一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

5.7要建立起法制的新秩序。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，檔案管理應建立以下三個制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知有關科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；③建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

5.8要加強涉密檔案的科學管理。在調密工作中我們發現，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹國檔發28號文件實施藏涉密檔案解密劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時。要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創造條件。

6 做好檔案利用過程中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案管理的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

6.1制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

6.2隊伍建設。擔負利用服務工作的管理人員。是利用制度酌直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規：三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

6.3監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤。勤觀察動態。置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

7 正確處理好檔案保密與利用開發的關系

保守國家(企業)機密是每個職工應盡的義務。更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用擋寨的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義。失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說。保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。做好檔案的審查工作。，審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：①初審，檔案室工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。②中審。由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。③終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

8 做好檔案開放前的基礎工作

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：①提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。②建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。③編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。④準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。