中小企業(yè)會計電算化的問題及對策

摘要：本文針對中小企業(yè)會計電算化的問題和對策提出了自己的見解。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 會計電算化 問題及對策

1 中小企業(yè)會計電算化的問題

1.1對會計電算化的認(rèn)識不足我國電算化起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工不是太重視會計電算化的使用，認(rèn)為會計電算化就是計算機(jī)代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率，根本未認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性。同時，由于會計工作是采用貨幣形式全面反映與監(jiān)督單位的資金運(yùn)動，其與企業(yè)的其他部門都有著密切的聯(lián)系。因此，企業(yè)會計電算化工作不僅與財會部門有關(guān)，而且還涉及到企業(yè)的其他部門，需要他們的支持，領(lǐng)導(dǎo)的支持是協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系的保證，會計電算化工作的開展，需要高技術(shù)的人才、各種計算機(jī)設(shè)備、大量的資金，沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，就不能提供這方面的保證。有些領(lǐng)導(dǎo)由于各方面的原因，對企業(yè)電算化持懷疑態(tài)度，如有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財務(wù)軟件有很多限制，不像手工那樣方便地調(diào)整賬目，以利于企業(yè)的節(jié)稅，或者逃稅；有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為手工已能解決問題，不必進(jìn)行電算化：還有的領(lǐng)導(dǎo)并不反對電算化，但認(rèn)為電算化是會計部門的事，不愿意為電算化提供額外的經(jīng)費(fèi)和工作中的支持，對電算化工作漠不關(guān)心等等。

1.2會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，難以適應(yīng)信息時代要求中小企業(yè)財會人員有兩個特點(diǎn)：一是人員少，二是人員素質(zhì)不高，根據(jù)本人對江蘇一些中小企業(yè)的調(diào)查，很多小企業(yè)的財會人員本身就是家屬、親戚或朋友，他們專業(yè)素質(zhì)不高，只是受過簡單的培訓(xùn)，另外有些是來源于已退休的老會計，他們工作經(jīng)驗(yàn)豐富，會計手工工作能力也較強(qiáng)，但是，對會計電算化的知識就相當(dāng)欠缺。年齡比較大的會計人員，他們基本只懂得怎么樣使用計算機(jī)，談不上對計算機(jī)進(jìn)行維護(hù)、開發(fā)和利用。雖然商家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但是部分會計人員由于接受能力較差，在上機(jī)時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。所以現(xiàn)在中小企業(yè)中既懂會計知識和實(shí)務(wù)，又精通軟件開發(fā)的復(fù)合型人才更是少之又少。

1.3會計基礎(chǔ)工作薄弱，相關(guān)的日常管理制度不健全會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全、核算流程是否規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確和完整等。采用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)，必須事先設(shè)置好處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度，都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能使會計電算化系統(tǒng)順利運(yùn)行。一些中小企業(yè)會計人員在手工核算方式下會計基礎(chǔ)工作較差，賬、證、表的格式和內(nèi)容混亂，核算方法與程序不統(tǒng)一、不規(guī)范。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法也不完全相同。由于基礎(chǔ)工作薄弱，建立在此基礎(chǔ)上的會計電算化系統(tǒng)也就會出現(xiàn)一系列問題，手工操作與計算機(jī)操作并行時間過長，反而增加了會計人員的工作量。

很多企業(yè)并沒有一套完善的會計電算化環(huán)境下的財務(wù)規(guī)章，如機(jī)房管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度、電腦軟件的操作規(guī)則都沒有，出了問題也沒有辦法追究，造成管理上的漏洞。有的企業(yè)財務(wù)各模塊的進(jìn)入密碼保管不善，形同虛設(shè)。大家都相互知道其他人的密碼，而且從來沒有更換，由于金蝶軟件也沒有設(shè)置強(qiáng)制更換密碼的功能，所以只有用制度來規(guī)范，以保證權(quán)限設(shè)置的有效。因?yàn)樵陔娝慊浖校芏鄡?nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)都要通過計算機(jī)操作權(quán)限的設(shè)定來實(shí)現(xiàn)，如果大家都知道其他人的密碼，就有可能造成一些人用其他人的密碼進(jìn)入自己無權(quán)進(jìn)入的模塊，進(jìn)行非法操作，而且這種操作不像手工的修改，不易被人發(fā)現(xiàn)。財務(wù)科軟盤使用也不規(guī)范，使用不明來歷的軟盤，亂拷貝數(shù)據(jù)的現(xiàn)象嚴(yán)重。這有可能導(dǎo)致計算機(jī)染上病毒以及財務(wù)數(shù)據(jù)泄密的危險。

1.4電算化內(nèi)控制度不健全主要表現(xiàn)在：第一，分工不合理。會計電算化后各崗位的工作職責(zé)與分工要求與手工記賬有所不同，需要重新分工，并符合電算化條件下的內(nèi)部控制要求。有些企業(yè)未及時、有效地進(jìn)行崗位調(diào)整造成了人力資源的浪費(fèi)，不相容職位未分離。第二，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度缺乏。企業(yè)財務(wù)使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如：進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上稅務(wù)申報等，會計電算化使用的電腦與上網(wǎng)交易的電腦不能做到完全分開，且許多會計人員網(wǎng)絡(luò)安全知識缺乏，使用會計電算化核算的計算機(jī)上網(wǎng)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，發(fā)生電算化軟件受損，甚至電腦癱瘓會計核算數(shù)據(jù)丟失的事故。第三，會計檔案歸檔不及時、不完整。有些會計人員認(rèn)為，反正隨時打開電腦均可查看到每月甚至歷年的核算數(shù)據(jù)，因此，未及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不及時按規(guī)定打印出紙質(zhì)檔案，有的只打印一部分；對部分明細(xì)賬多的科目如往來賬款、存貨、固定資產(chǎn)等大都不予打印，使紙質(zhì)會計檔案打印不完整，違反了會計檔案管理制度有關(guān)規(guī)定。

2 完善中小企業(yè)會計電算化的對策

2.1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動了會計理論與會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，是整個會計理論研究與會計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要自覺轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識會計電算化的重要性，以及它將對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的積極影響，大力支持企業(yè)會計電算化的各項(xiàng)工作，應(yīng)從財務(wù)部門以及其他相關(guān)部門抽調(diào)精干人員，成立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者參加的會計電算化實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個會計電算化的實(shí)施，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況并考慮部門或地區(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制定本企業(yè)會計電算化實(shí)施的工作規(guī)劃。應(yīng)加大對會計電算化工作的投入，購置重要的硬件與軟件設(shè)施，保證必要的辦公場地。

2.2加強(qiáng)對會計電算化人員的再教育會計電算化的應(yīng)用，對會計人員的知識能力提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握扎實(shí)的會計知識和技能，還要求掌握相關(guān)的計算機(jī)知識、財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及日常保養(yǎng)和基本護(hù)理，熟練運(yùn)用多種辦公軟件、熟悉互聯(lián)網(wǎng)和辦公局域網(wǎng)絡(luò)等知識。人的素質(zhì)決定了會計電算化工作的質(zhì)量，高質(zhì)量的復(fù)合性會計人員才不僅是會計電算化工作順利開展的重要保證，而且某種程度上能彌補(bǔ)硬軟件投入相對不足的缺陷，提高信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量。在真正實(shí)現(xiàn)會計工作由核算型向管理型轉(zhuǎn)變的同時，財務(wù)人員還應(yīng)該能夠根據(jù)單位自身特點(diǎn)，設(shè)計最為有效的內(nèi)部核算及管理制度；利用電算化會計的特點(diǎn)，規(guī)劃單位整個信息系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)施，為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此，我們企業(yè)要真正的做到會計電算化，就要造就一大批既能夠精通計算機(jī)信息技術(shù)，又專于財務(wù)管理知識能夠熟練地進(jìn)行財務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對財務(wù)信息的需求的“會計—算機(jī)—管理”型的復(fù)合型人才，促進(jìn)會計電算化的順利發(fā)展。

2.3加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作和相關(guān)的日常管理制度企業(yè)應(yīng)建立一套完整的有關(guān)會計電算化日常管理的規(guī)定制度化，其內(nèi)容應(yīng)包括機(jī)房制度、上機(jī)操作規(guī)定、系統(tǒng)維護(hù)規(guī)定、檔案管理規(guī)定等等，做到有章可循，對電算化實(shí)行規(guī)范化管理，做好電算化的基礎(chǔ)工作，促進(jìn)財務(wù)電算化向管理型會計信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。對于重要的計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定計算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定，制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。

財務(wù)科應(yīng)有兩個以上能用計算機(jī)編程序的財務(wù)人員，一則他們可以共同學(xué)習(xí)，相互提高；二則可以形成相互牽連制，避免造成對程序設(shè)計管理的真空；三則如果一人離職，另一人也可以頂崗，不會造成工作上的被動局面。

加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性，實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管。并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過渡。

2.4要加強(qiáng)會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性財務(wù)數(shù)據(jù)屬于企業(yè)的秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，同時，因管理不善造成系統(tǒng)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失，也會給企業(yè)造成無法彌補(bǔ)的損失，所以加強(qiáng)安全性、保密性是會計電算化自始至終必須重視的一項(xiàng)工作。企業(yè)應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責(zé)任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計入手，增加軟件本身的限制功能。第四。建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實(shí)行多級備份。第五，強(qiáng)化審計線索制。第六，建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。

2.5選擇適合企業(yè)自身的財務(wù)軟件中小企業(yè)選擇財務(wù)軟件時要以實(shí)用、夠用為出發(fā)點(diǎn)。要根據(jù)自身規(guī)模和經(jīng)營特點(diǎn)選擇合適的財務(wù)軟件。可以選擇有名氣的大公司的商用財務(wù)軟件，一般這些產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，滿足各項(xiàng)需求，也能夠保證軟件以后的升級，不能有大而全或一步到位思想。許多中小型企業(yè)在軟件前期準(zhǔn)備工作中，沒有考慮全面，在正式運(yùn)行后，才發(fā)現(xiàn)軟件系統(tǒng)的種種不足和缺陷，這時就需要與軟件開發(fā)人員進(jìn)行溝通，需要得到軟件提供商的幫助，使軟件不斷改進(jìn)和升級，從而更好地幫助企業(yè)進(jìn)行管理。