使用“郵件合并”功能輕松打印成績單

摘要： 利用Word XP軟件中的“郵件合并”功能打印學生的成績單既準確又快捷。本文詳細介紹Word XP中“郵件合并”功能在成績單打印中的應用及幾點使用技巧。

關鍵詞： “郵件合并”功能 Word XP 成績單 打印

在實際工作中，我們經常會遇到這樣的情況：需要處理的文件主要內容基本相同，只是具體數據有變化。比如學生的成績報告單、錄取通知書、獲獎證書等，如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，但比較麻煩。當然也可以留出空來，打印完成后再用手工填寫，那樣就更是費時費力了。有沒有什么辦法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，使用Word的“郵件合并”功能就能快速地完成這項工作。

“郵件合并”功能并不是一定要發郵件，它的意思是先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數據源，然后使用“郵件合并”功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件保存為Word文檔，可以打印出來，當然也可以以郵件的形式發送出去。下面我們就以打印某校學生的期末考試成績單為例，看一下Word XP中“郵件合并”功能是如何使用的。

一、制作數據源

用作郵件合并的數據源，可以是多種格式的文檔，用記事本、Word、Excel、Access等都可以制作。鑒于Excel強大的數據處理功能，加之操作起來簡單方便，因此，我們通常使用Excel來制作數據源。

1.啟動Excel 2000/XP，選中A1：I1單元格，依次輸入“學號、姓名、英語、高數、計算機、體育、總分、通訊地址、郵政編碼”等字段。

2.輸入相關數據，并設置好列寬、行高等格式，取名（如“成績表.xls”）并保存該工作簿（如圖1）。除了學科成績，其他信息（如郵政編碼、通訊地址等）可以在打印郵寄學生成績信封的時候使用。

二、制作主文檔

1.啟動Word XP，設計學生成績單樣式，并取名（如“成績條.doc”）保存。

2.在表格中輸入固定的文本（如學號、姓名等），并設置好字體、字號等格式，保存。

三、進行郵件合并

在工具菜單下單擊“信函與郵件”菜單，在展開的菜單中選擇“郵件合并”。合并過程分幾步進行：

1.選擇文檔類型。Word提供了“信函”、“電子郵件”、“信封”、“標簽”、“目錄”五種文檔類型。這里我們選擇“信函”類型。

2.選擇開始文檔，可以選擇“使用當前文檔”、“從現有文檔開始”和“從模板開始”。這里我們選擇“使用當前文檔”。

3.選擇收件人。“選擇收件人”中的收件人這里是指待處理的學生成績數據。單擊“瀏覽”，選擇前面建立的“成績表.xls”文件。選擇數據所在的表，單擊“確定”按鈕。

4.將光標移至主文檔中需要填入“學號”的表格單元中選擇“其他項目”，在彈出的“插入合并域”對話框中選擇“學號”選項。

5.重復上述操作，將“姓名、英語、高數”等“域”插入到相應的表格單元中。

6.所有的“域”插入完成后，即可出現下圖所示效果（如圖2）：

7.打開“工具”菜單，在“選擇信函與郵件”的“顯示郵件合并工具欄”中單擊“查看合并數據”按鈕，可以預覽當前記錄的數據。但是此時看到的只是第一位學生的成績。

8.在“顯示郵件合并工具欄”中的“合并到新文檔”中選擇要合并的范圍，單擊確定就可以在合并的新文檔中看到所有學生的成績單了。但此時，在Word中的每一頁上只能顯示一位學生的成績單，如果想讓多位學生的成績單顯示在同一頁，我們還需要做以下設置：

在此Word文檔中，執行“文件—頁面設置”命令，在打開的“頁面設置”對話框中點擊“版式”標簽，設置“節的起始位置”為“接續本頁”；再按下“應用于”右邊的下拉按鈕，選中“整篇文檔”選項，確定退出。

現在再執行打印操作，就可以將多名學生的成績單顯示在同一頁了（如圖3）。

如果需要將成績單郵寄給學生，可以使用“郵件合并”功能中的信封文檔類型，依據信封的大小進行設計，批量打印出信封上的內容。

四、結論

從操作中大家可以看到，利用Word XP的“郵件合并”功能，可以準確、快捷地批量打印學生成績單，大大提高了工作效率。

其實Word XP軟件中的“郵件合并”功能不僅僅適用于成績單的打印，諸如信封、工資條、請柬等批量打印工作，都可以通過此功能來完成。

參考文獻：

［1］舒易資訊.幫你學：Office 2003使用詳解與技巧.機械工業出版社，2006.

［2］張惠萍.Word郵件合并的應用技巧［J］.職業教育研究，2004，（4）：90-91.