淺析ＥＲＰ系統(tǒng)中企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范

摘要:ERP的實(shí)施為內(nèi)部控制向風(fēng)險(xiǎn)控制方向發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，同時(shí)其推行也給內(nèi)部控制帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何做好ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范，就成為企業(yè)目前迫切需要解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

關(guān)鍵詞:ERP;內(nèi)部控制;內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃，是由美國(guó)著名的計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢和評(píng)估集團(tuán)Gartner Group公司于20世紀(jì)90年代初首先提出來的。ERP是在制造資源計(jì)劃(MRPⅡ)基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而來的面向供應(yīng)鏈(Supply Chain)的一種先進(jìn)的管理理念。

ERP的核心思想是以供應(yīng)鏈管理為核心，盡可能的整合企業(yè)全部資源，加快企業(yè)資金流和信息流的流通速度，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

ERP不僅僅是一種信息化的手段和工具，其實(shí)質(zhì)是集企業(yè)組織模式、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)規(guī)范和信息技術(shù)、實(shí)施方法為一體的綜合應(yīng)用管理系統(tǒng)。內(nèi)部控制作為一種先進(jìn)的組織管理制度在現(xiàn)代企業(yè)管理中有著重要的地位，它對(duì)于確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、國(guó)家法規(guī)制度的貫徹、財(cái)會(huì)信息質(zhì)量的保證、以及財(cái)產(chǎn)物資的安全與審計(jì)工作的開展等諸多方面都有著非常重要的作用。因而，在ERP環(huán)境下建立內(nèi)部控制系統(tǒng)是ERP項(xiàng)目實(shí)施中不可缺少的一部分。

一、ERP對(duì)內(nèi)部控制的優(yōu)化

ERP既是一個(gè)技術(shù)性的信息系統(tǒng)，更是一種管理理念和思想的體現(xiàn)，內(nèi)部控制是ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施的基礎(chǔ)和指導(dǎo)原則之一。通過在ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置內(nèi)部控制點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)控制的程序化、規(guī)范化，使信息流在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外界之間進(jìn)行有效的控制與傳遞，有效的減少了業(yè)務(wù)部門分割運(yùn)行時(shí)執(zhí)行上出現(xiàn)偏差的現(xiàn)象，提高了內(nèi)部控制的效率和效果。

1.優(yōu)化了組織結(jié)構(gòu)，為內(nèi)部控制創(chuàng)造有利條件

由于ERP系統(tǒng)高度集成的特性，數(shù)據(jù)在事件發(fā)生的源頭一次性輸入，在經(jīng)過ERP軟件的邏輯處理后，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的共享，而且滿足了各職能部門利用ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析管理的需要。因此，一些在傳統(tǒng)企業(yè)下手工操作控制的活動(dòng)和部門已經(jīng)虛擬化了。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展，原來對(duì)信息進(jìn)行傳遞、處理、協(xié)調(diào)的垂直部門，其部門職能由ERP系統(tǒng)代為實(shí)現(xiàn)。伴隨著組織結(jié)構(gòu)的扁平化發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)邊界日益模糊化，組織結(jié)構(gòu)也變得更具柔性。ERP的實(shí)施促進(jìn)了組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，進(jìn)而為內(nèi)部控制的實(shí)行創(chuàng)造了有利的環(huán)境。

2.實(shí)現(xiàn)了全面控制，有利于提高內(nèi)部控制水平

ERP系統(tǒng)中采購(gòu)模塊、存貨管理模塊、銷售模塊及財(cái)務(wù)等模塊的高度集成，使企業(yè)成為真正意義上的有機(jī)整體，供、產(chǎn)、銷、財(cái)務(wù)有機(jī)結(jié)合，使對(duì)人、財(cái)、物的全面控制成為可能，會(huì)計(jì)信息將更加如實(shí)地反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果和財(cái)務(wù)狀況。同時(shí)，ERP系統(tǒng)中的預(yù)算控制功能，使企業(yè)能對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的監(jiān)控。ERP的系統(tǒng)功能使傳統(tǒng)控制方式下難以實(shí)現(xiàn)的預(yù)算滾動(dòng)編制、預(yù)算執(zhí)行情況的實(shí)施監(jiān)控、預(yù)算的差異分析和調(diào)整成為可能，豐富了內(nèi)部控制的手段，提高了內(nèi)部控制水平。

3.強(qiáng)化了內(nèi)部控制點(diǎn)，有利于堵塞管理漏洞

按照內(nèi)部控制的要求，ERP系統(tǒng)將內(nèi)部控制點(diǎn)設(shè)置到ERP系統(tǒng)中進(jìn)行強(qiáng)化，借助于ERP系統(tǒng)加大在線控制的力度。業(yè)務(wù)處理的隨意性被系統(tǒng)禁止，從而最大限度地減少了內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。比如，物資采購(gòu)計(jì)價(jià)采用月末加權(quán)平均價(jià)，在創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，價(jià)格受采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)和庫(kù)存限價(jià)的控制，當(dāng)采購(gòu)價(jià)格高于庫(kù)存價(jià)或高于采購(gòu)指導(dǎo)價(jià)時(shí)，采購(gòu)訂單不能成功保存，有效的控制了采購(gòu)成本，從而降低了內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。

二、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的新風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施為企業(yè)帶來的變化、產(chǎn)生的效益是顯而易見的， 是多方面的，但是在ERP環(huán)境下，企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作更加依賴于ERP系統(tǒng)。就內(nèi)部控制而言，ERP系統(tǒng)的引入給內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造有利條件的同時(shí)，也為內(nèi)部控制帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾種:

1.控制環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

在ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，領(lǐng)導(dǎo)不再是組織等級(jí)的上層，而成為行動(dòng)的核心，信息經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)與基層人員的關(guān)系，激發(fā)他們的潛能，并在一個(gè)開放和動(dòng)態(tài)的環(huán)境中發(fā)現(xiàn)內(nèi)聚力，此時(shí)企業(yè)的內(nèi)部控制不再是更多地基于權(quán)力的需要，而是基于信息的科學(xué)性和企業(yè)健康發(fā)展的需要。

2.業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)

ERP實(shí)行的是流程化的管理，它打破原來職能部門的條塊分割，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，盡可能地減少或合并原來業(yè)務(wù)流程中重復(fù)不增值的作業(yè)， 實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的系統(tǒng)配置和信息共享。但ERP系統(tǒng)一般是固定的模式結(jié)構(gòu)，企業(yè)在運(yùn)行時(shí)，軟件無法靈活地適應(yīng)個(gè)性化的企業(yè)流程要求。企業(yè)在進(jìn)行管理與業(yè)務(wù)流程重整時(shí)，也很難真正達(dá)到從組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程全面適應(yīng)ERP系統(tǒng)的效果。另外，企業(yè)的組織重組與業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)化，會(huì)造成很多審批環(huán)節(jié)的缺失，隱含一定的內(nèi)部控制流程不完善的風(fēng)險(xiǎn)。

3.技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施依賴于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)，但是計(jì)算機(jī)硬件以及與之相關(guān)的設(shè)備存在著因外部不可抗拒因素(如火災(zāi)、停電等)或人為因素(如操作失誤等)出現(xiàn)系統(tǒng)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失甚至癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)，且由于其系統(tǒng)一體化、數(shù)據(jù)邏輯化、信息生成自動(dòng)化的特點(diǎn)，內(nèi)部控制根本無法觸及，所以一旦出現(xiàn)故障，損失非常嚴(yán)重。

4.人員道德風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的管理模式要求會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)一步開放與數(shù)據(jù)共享。開放與共享的程度越深，操作人員和信息使用者通過公用通訊線路干預(yù)系統(tǒng)的機(jī)會(huì)就越大，系統(tǒng)面臨的安全隱患也就越多，從而增大了企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。另外，ERP系統(tǒng)的實(shí)施使傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔手工錄入會(huì)計(jì)憑證的方式轉(zhuǎn)變成電子文檔自動(dòng)錄入，弱化了憑證相互之間的證明性、勾稽性控制，使得手工環(huán)境下某些有效的相互制衡措施失效，加大了內(nèi)部控制的難度和深度。

三、在ERP系統(tǒng)下內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范建議

ERP作為一種新的管理工具，短期內(nèi)會(huì)對(duì)原有的內(nèi)部控制帶來一定的沖擊與風(fēng)險(xiǎn)，及早防范并有效管理ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的新風(fēng)險(xiǎn)，才能發(fā)揮出ERP先進(jìn)的管理思想與信息技術(shù)給企業(yè)帶來的內(nèi)部控制優(yōu)勢(shì)。識(shí)別和防范這些風(fēng)險(xiǎn)，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制的管理:

1.強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

根據(jù)COSO內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理框架(ERM)建立和完善內(nèi)部控制體系是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，在公司內(nèi)部控制體系建設(shè)和執(zhí)行的過程中，應(yīng)該著重關(guān)注企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。在ERP環(huán)境下，我們應(yīng)從兩個(gè)方面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估:一是要確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)。業(yè)務(wù)活動(dòng)層面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)應(yīng)針對(duì)各主要活動(dòng)并與其它活動(dòng)保持一致，在內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的實(shí)踐中，可以從影響財(cái)務(wù)報(bào)告目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。二是在財(cái)務(wù)報(bào)告中對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)部控制進(jìn)行認(rèn)定。財(cái)務(wù)報(bào)表認(rèn)定是管理層進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估進(jìn)而確保內(nèi)部控制體系有效性的基礎(chǔ)，包括存在或發(fā)生、完整性、估價(jià)或分?jǐn)?、?quán)利與義務(wù)、表達(dá)與披露幾個(gè)方面。

2.確定重要業(yè)務(wù)流程

與重要會(huì)計(jì)科目和披露事項(xiàng)相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程就是重要業(yè)務(wù)流程，重要性是以會(huì)計(jì)科目和事項(xiàng)的披露對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的影響為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)判的。在ERP系統(tǒng)中由于各功能模塊的集成，在進(jìn)行流程描述時(shí)，除進(jìn)行文字說明外還應(yīng)輔以跨職能流程圖。ERP系統(tǒng)中的流程控制一般由輸入控制、處理控制、輸出控制三部分組成。另外，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用會(huì)給業(yè)務(wù)流程帶來新的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，因此企業(yè)需要從整體上采取更加充分有效的措施加以控制。

3.嚴(yán)格控制系統(tǒng)工作環(huán)境

為保證系統(tǒng)安全，企業(yè)應(yīng)該實(shí)施一系列控制措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全，同時(shí)要加強(qiáng)員工的信息安全意識(shí)防止人為誤操作風(fēng)險(xiǎn)。培養(yǎng)員工的信息安全觀念，進(jìn)行信息安全控制的再教育，使員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)能依據(jù)企業(yè)集團(tuán)的信息安全方針進(jìn)行信息安全控制和風(fēng)險(xiǎn)防范，同時(shí)對(duì)硬件設(shè)備特別是關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行定期檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

4.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督

內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的一種特殊形式，它是了解內(nèi)部控制是否有效運(yùn)作并達(dá)到預(yù)期效果的手段之一。ERP的實(shí)施對(duì)內(nèi)部控制的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，而且有時(shí)內(nèi)部審計(jì)還直接以完善內(nèi)部控制為目的，而風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的結(jié)合又通過內(nèi)部結(jié)構(gòu)及要素的變化促使審計(jì)模式不斷更新?；谄髽I(yè)業(yè)務(wù)流程的變化，審計(jì)業(yè)務(wù)流程也要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。適應(yīng)ERP的實(shí)施，審計(jì)模式的調(diào)整，審計(jì)人員素質(zhì)的提高有助于內(nèi)部控制系統(tǒng)的不斷完善。

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