淺談醫(yī)院庫存物資的管理

摘要:醫(yī)院庫存物資的采購及庫房管理

關(guān)鍵詞:庫存物資現(xiàn)狀;管理建議;招標(biāo)制度;庫房管理

醫(yī)院的庫存物資是醫(yī)院開展業(yè)務(wù)活動和其他活動所必需的物質(zhì)條件，它是醫(yī)院重要的流動資產(chǎn)，包括衛(wèi)生材料、低值易耗品等，其中價值較高且一次性使用的醫(yī)療器械一般均稱為高值耗材，是醫(yī)院物資管理的重點內(nèi)容之一。耗材因其“應(yīng)急性、繁雜性、高科技性”以及花費“高額性”特點，決定了規(guī)范耗材采購管理的必要性。因此，加強材料物資管理，規(guī)范采購行為，合理制定儲備限額和消耗比例，以較少的投入獲取較大的收益，嚴(yán)格各項管理制度，保證材料物資的安全完整，充分發(fā)揮材料物資的效能，既是醫(yī)院管理的需要，也是事業(yè)發(fā)展的需要。下面結(jié)合實際，談?wù)勀壳搬t(yī)院庫存物資的現(xiàn)狀以及管理建議。

一、醫(yī)用耗材采購及耗材管理現(xiàn)狀

品種規(guī)格繁多，價格相差大。根據(jù)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》等，醫(yī)用耗材多達上萬種，而每一種又有許多品牌、型號等。

利潤空間大，流通環(huán)節(jié)復(fù)雜。多環(huán)節(jié)流通，勢必增加了加價環(huán)節(jié)，而醫(yī)院只能在購進價格基礎(chǔ)上按物價標(biāo)準(zhǔn)順加較低的固定比例，價格虛高不是由醫(yī)院單方面引起的，而是在流通環(huán)節(jié)，體現(xiàn)為不合理業(yè)務(wù)費用及利潤。

采購過程混亂。目前，大部分醫(yī)院對大批量、低價值的耗材基本采取院內(nèi)招標(biāo)的采購方式，但高值耗材的采購和使用通常由臨床醫(yī)技人員提出主導(dǎo)性意見，這些意見是很容易被相關(guān)利益所左右的，醫(yī)院又無法對此進行有效控制。

采購時根據(jù)科室所報物資采購計劃采購，采購計劃流于形式，無明確的物資儲存定額，易造成無序采購。

庫存物資的儲備狀況缺少評估，存在重采購，輕庫存評估的現(xiàn)象，物資采購入庫后，不僅要根據(jù)物資特性進行保管，還要定期對其數(shù)量、品種、完好狀況、流動性進行評估，目前庫房存在一些庫存多年不需用物資，造成物資浪費，缺少資產(chǎn)評估。

科室領(lǐng)用無序、科室消耗無定額，一次性材料按科室要求供給，不加限制和控制，高值耗材消耗流向無登記，無法對應(yīng)收費情況進行查證，盡管將消耗作為科室的績效成本，但因所占收入的比重太小，起到的約束效果不理想。

科室自行采購、驗收、保管、報賬、使用，屬嚴(yán)重違反內(nèi)控制度，導(dǎo)致不相容職務(wù)未分離，責(zé)任不清，缺乏制約和監(jiān)督，并且科室?guī)齑嫖镔Y無卡片帳、平時領(lǐng)用記錄不清，導(dǎo)致庫存結(jié)余與實物不符。

發(fā)票到位后，同時辦理入、出庫手續(xù)，該流程雖然達到了零庫存，但因成本的計入時間明顯滯后于收入確認時間，導(dǎo)致收入與成本不配比，會計信息失真。

二、針對醫(yī)院的庫存物資采購及管理情況，提出以下建議

成立醫(yī)院物資招標(biāo)采購領(lǐng)導(dǎo)小組。院長任組長，醫(yī)院班子成員任副組長，成員由審計科、財務(wù)科、總務(wù)科、設(shè)備科等職能科室負責(zé)人組成。

制訂醫(yī)院材料物資招標(biāo)采購制度及管理辦法，規(guī)范招標(biāo)采購程序。由各科室根據(jù)科室所需物資情況，提出采購申請，管理部門根據(jù)科室申請，結(jié)合庫存編造采購計劃，經(jīng)主管院長審核后報院長批準(zhǔn)，招標(biāo)采購辦組織招標(biāo)采購。對醫(yī)療衛(wèi)生單位廣泛應(yīng)用、規(guī)格少、批量大、總金額高的醫(yī)用衛(wèi)生耗材，實行公開招標(biāo);對首次進入本省市場和采購批量較小、來源單一或其它不宜實行公開招標(biāo)的醫(yī)用衛(wèi)生耗材，可采用邀請招標(biāo)采購或集中詢價、議價采購、競爭性談判采購等方式，中標(biāo)的形式既可以是品種也可以是供應(yīng)商;對國家特殊管理的醫(yī)用衛(wèi)生耗材，仍按有關(guān)規(guī)定采購。

嚴(yán)肅招標(biāo)程序和招標(biāo)紀(jì)律，實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理。凡參加投標(biāo)的供方，必須出具合法的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等相關(guān)資質(zhì)，物資管理部門負責(zé)把關(guān)并負責(zé)編制《采購計劃》，院招辦負責(zé)標(biāo)書的制作、發(fā)放及招標(biāo)的組織實施。為嚴(yán)肅紀(jì)律和避免不正當(dāng)競爭，投標(biāo)方需交一定的保證金，凡中標(biāo)者需簽訂《采購合同》及供貨通知書，管理部門和使用科室按照供貨通知書、合同規(guī)定及需方要求，負責(zé)審驗產(chǎn)品的質(zhì)量和數(shù)量。

嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度規(guī)定，明確崗位職責(zé)，對不相容的采購與驗收、采購與保管、采購驗收與會計記錄崗位相分離，加強相互制約和監(jiān)督。

建立物資儲備定額，嚴(yán)控高儲，合理確定低儲，部分高值耗材可利用醫(yī)院的信譽，達到零庫存。物資采購后即辦理入庫手續(xù)，現(xiàn)用現(xiàn)領(lǐng)，確認耗用后，再付款，即不占用資金，又保證收支處于同一時期，達到了收入與成本的配比性，提高了會計核算的準(zhǔn)確性。另外，簡化了領(lǐng)用程序，可加強對庫存物資的監(jiān)管。

根據(jù)工作量對消耗量實行分析，建立科室消耗定額，挖掘物資節(jié)約的潛能，消耗定額必須科學(xué)，定額不能過緊，使科室失去節(jié)支信心，同時也不能無度，不然達不到管理目的。

建立物資限量領(lǐng)用制度、加強庫存物資評估，應(yīng)組織人員定期對庫房及科室物資進行評估，包括數(shù)量、有效期限、完好情況、流量分析等。健全庫存物資缺損、報廢、過期失效的控制制度和責(zé)任追究制度。

績效考核促效能。物資管理的績效考核要分清耗費與浪費的界限，杜絕浪費現(xiàn)象，創(chuàng)導(dǎo)合理耗費，對無因耗用要分析原因，在考核中給予否決。績效考核并不是目的，目的是通過考核發(fā)現(xiàn)物資管理中存在的問題，積累管理經(jīng)驗，制訂更加完善的工作流程，為醫(yī)院的運轉(zhuǎn)提供良好的物資保障。

庫存物資的采購、保管、領(lǐng)用要實行限制接觸控制，指定專人負責(zé)保管、領(lǐng)用。對于贈送的物資，實行按實有數(shù)量入庫。耗材價格應(yīng)隨時維護。

三、主要成效

理順、規(guī)范材料物資采購制度，避免了暗箱操作，增加了材料物資采購的透明度，凈化了經(jīng)濟環(huán)境，做到了相互牽制、相互制約、相互監(jiān)督，體現(xiàn)了公開、公平的原則，使物資采購制度更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

通過制定庫存物資評估、消耗定額、限制接觸、限量領(lǐng)用等制度，貫徹了厲行節(jié)約、勤儉辦事業(yè)的宗旨，同時降低了材料成本，減少了費用開支，堵塞了漏洞，嚴(yán)密了手續(xù)，確保了材料物資的安全完整，達到了對采購過程及供方的控制、評價、選擇，確保了所采購的物資符合規(guī)定要求，推動了醫(yī)院各項工作健康有序地發(fā)展。