淺析電子檔案管理中若干問題研究

摘要:闡述了電子檔案及其特點、電子檔案的管理原則、中文文件的歸檔、電子檔案管理體系及電子檔案的優點等。

關鍵詞:電子檔案;檔案管理;紙質檔案

一、電子檔案及其特點

檔案工作向電子化、網絡化的方向發展，這是一個劃時代的變化。它帶給我們的不僅是一種挑戰，也是一次提高檔案管理水平，充分發揮檔案信息效用的機遇。電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。它與紙質檔案有很大的不同，產生了巨大的變化。

1.電子檔案呈數字化信息形態

在計算機內部，無論是生成、存儲還是傳輸等處理，電子檔案均是以數字編碼的形式存在。現在一個檔案館的全部紙質檔案在電子時代變成了一張小小的光盤。從一張紙幾百個字到一張光盤3.4億字，變化是驚人的。

2.電子檔案信息的獨立性

紙質檔案的內容與載體是不可分離的整體。電子檔案則不同，其內容存儲的位置不固定，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發生變化，還可通過網絡脫離原載體進行傳輸。

二、電子檔案的管理原則

為了確保電子檔案的質量，實現信息化戰略的既定目標，電子檔案的管理工作必須遵循一定的原則。

1.規范性原則

規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是:所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。

2.效率原則

檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式(信息存儲格式、信息組織模式)和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵;而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。

三、電子文件的歸檔

電子文件以共新穎性及與傳統管理方法和手段的不一致性，給檔案工作帶來管理方法上的根本性改變。電子文件與紙質文件有著本質不同的歸檔方式和特殊歸檔現象。

1.歸檔要求

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此檔案部門應采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求。

2.歸檔范圍

由于電子文件產生與利用的環境的特殊性，其歸檔范圍與其它介質檔案相比有不同的特點。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身，而且對產生電子文件的支持文件、數據文件及其它有關文件一并歸檔。

3.歸檔時間

電子文件亦需要文件形成部門經過一段時間的積累并加以鑒定和整理，因此電子文件的歸檔時間可與紙質文件相同，即管理文件在次年年初歸檔，技術文件在項目完成后歸檔。

4.電子檔案管理體系

電子檔案作為檔案管理的一種重要形式，應納入我國現行的檔案管理體系，由檔案部門集中管理。對于電子檔案進行管理的初期需要注意下列問題。

五、電子檔案的優點

1.操作方便

形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案/具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更架方便。

2.復制時不容易丟失信息

紙質文件復制或縮微品拷貝時經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于電子化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別等。

參考文獻:

[1]馬秀珍:電子檔案的特點及管理對策，山西檔案，2005(4)

[2]何嘉蓀:辦公自動化系統與電子檔案管理，杭州:浙江大學出版社，2003