淺談實物檔案

趙橫眉

【摘要】實物檔案是指法人、其他組織以及個人在其公務活動中形成的對社會和企業有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。

【關鍵詞】實物檔案;記載歷史

隨著社會的發展,實物檔案的收集內容也在不斷地豐富。我們西安鐵路局檔案室在實際工作中,不斷地摸索、借鑒,進一步認識到收集實物檔案的價值所在,提高了對實物檔案的認識。

一、概念、歸檔范圍

實物檔案的概念。實物檔案是指法人、其他組織以及個人在其公務活動中形成的對社會和企業有保存價值的以物質實體為載體的物品檔案。我們單位各部門在運輸生產、基本建設、科學研究、文化藝術、體育衛生等重大活動中,取得的榮譽獎勵,如獎杯、獎狀、獎牌、獎旗、獎物、證書、贈品等,以實物來反映歷史記錄,都可以稱為實物檔案。我們可以追溯到古代,人們為了對發生的事件作記載,把文字記錄在龜甲、石頭、鐘鼎上。我們單位機關樓大廳就擺放了一尊西周時的大克鼎復制品,是清光緒十六年(公元1890年)發現于陜西扶風。大克鼎是西周孝王時,大臣善夫克頌揚周天子并感謝大王對自己的重用和賞賜而作的重型禮器,而當今天我們看到它時就回憶起這一歷史事件。

二、收集實物檔案的意義

(一)實物檔案記載歷史,是企業不斷發展壯大的歷史見證。

實物檔案記錄和反映了一個企業面貌和全體職工的勞動智慧、成果,繼承發揚了企業精神,見證了企業歷史的發展過程。以我們實物檔案庫為例。我們針對設施老化。庫容量不足等情況,安排專項資金對庫房進行改造。實物檔案庫由原15平方米擴建到現有的60多平方米,隨著實物的增加以后或許它擴展到100平方米,每一平方米的延伸就是一段歷史,它所容納的這些實物檔案,就是我們西安鐵路局不斷發展壯大的史實記載。我們存儲了1986年以來榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書等實物檔案以及民國時期華州、潼關老站舍和新中國成立后賀龍、鄧小平、溫家寶等國家領導人視察我局鐵路建設時留下的珍貴歷史照片59幅。后來我們又增添了2007年“5?12”汶川大地震抗震救災期間,榮獲的國家頒發的錦旗、獎牌以及在危急的狀況下,我們職工在旗幟上簽寫的獻身大鐵路的誓詞。這些實物檔案再現了我們局及時啟動應急預案,搶險寶成線109隧道、安置受災職工家屬,確保救災物資和人員運輸為重點的運力保障,確保黨和國家領導人乘火車赴災區視察的安全運輸為重點的運輸組織和安全警衛等戰線,全力以赴抗震救災。這些都是我們單位歷經滄桑,不斷發展壯大的歷史見證。我們要保榮譽,找差距,把實物檔案作為單位工作爭創一流的鞭策和鼓舞。

(二)實物檔案滿載榮譽,傳承企業文化精神。

實物檔案是企業精神的具體體現,是企業的珍品。各單位、部門、個人必須如實向檔案室歸檔,實行統一管理。在我們實物檔案庫。具有代表性的獎杯、獎牌、錦旗有:2007年“五一”前夕,中華全國總工會授予的“全國五一勞動獎狀”,建局以來,全局干部職工秉承“自我加壓,爭創一流”的精神,奮力拼搏,這是對全局干部職工辛勤勞動的嘉獎,也是我局目前榮獲的最高榮譽。2007年10月,全國生產月活動組織委員會頒發的“全國安全生產月活動優秀單位”獎牌,全路唯我局獲此殊榮。另外,我們還設立了局檔案工作榮譽專柜,有我們在“八五”“九五”期間榮獲的獎牌、證書,融入了幾代檔案人的心血和努力。特別是青藏公司贈送的“援藏光榮、技能精湛”的錦旗銘記了2006年7月1日西藏從此結束沒有鐵路的歷史,我局援藏參與這一偉大工程建設的重要時刻。

(三)實物檔案庫圍繞運輸生產,服務大局。

2007年4月4日,鐵道部實施第六次大提速前,路局召開西寶200公里提速改造第八次推進會議。西寶200公里動車組的開行將使西安局第一次站在中國鐵路改革發展的最前沿,對創建一流鐵路局產生重大影響。在各有關部門全力以赴確保第六次大提速各項工作順利推進的同時,我們把第六次大提速有關的重要文件、照片以及開行CRH動車組機車駕駛證以及動車組首發式等相關資料歸檔留存。同時在實物檔案庫設立了第六次大提速資料專柜,陳列的有我局出版的各種提速培訓教材,首批動車組機車駕駛證,從旅客手中搜集到的動車組首發車票,各大媒體報道等。我們圍繞運輸生產,積極探索新的服務方式、工作途徑,做到了局中心工作轉移到哪里,我們的服務就拓展到哪里。2007年3月14日,陜西省總工會對我局和諧企業進行驗收,首先參觀了實物檔案庫,對我局所獲榮譽作了記錄,實物檔案為和諧企業驗收提供了依據。2007年5月21至23日,全路檔案工作會議在西安召開。鐵道部檔案史志中心主任劉振明、部檔案處負責人以及18個鐵路局和鐵三院主管檔案工作的辦公室負責人、檔史室主任參加了會議并參觀了局實物檔案庫。部領導評價西安局實物檔案收集得好,鐵道部正在編修鐵路志,其中有一些珍貴的資料他們要借鑒,我們覺得很欣慰,因為所收集的檔案開始有了一次又一次的利用價值,發揮了檔案資源的最大效應。

三、實物檔案的保管條件

實物檔案以件為保管單位,保持原封裝和面貌,珍貴品應裝入防護罩內保管。每件實物應貼編號卡,并注具體文字說明。貼在實物的背面或底部,以不影響美觀為原則。實物檔案應在取得榮譽后一個月,由主辦單位或個人編寫說明后向檔案室移交。在特殊情況下,如不能歸檔,應與檔案室協商具體歸檔或復制,同意存放在各部門的實物,應向檔案室登記,指定專人保管。庫房的適宜溫度為18-24℃,相對濕度為60-65%,晝夜溫度變化不應大于+3℃,相對濕度不應大于+5%.定期進行檢查,發現問題及時采取措施補救,對損壞、丟失情節嚴重的,應按照《檔案法》規定給以嚴肅處理。

百年檔案,實物記載,我們作為檔案史志工作者,曾經努力過的,凝結我們心血的檔案永遠保留下來,這就是歷史賦予我們的責任,也是我們的驕傲所在。