如何有效地開(kāi)展實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)部審核

田艷茹

摘要：內(nèi)部審核也稱第一方審核，也就是組織自身人員對(duì)組織自身的審核，審核有一定的針對(duì)性、時(shí)間性和連續(xù)性。審核前應(yīng)成立審核小組，制定審核計(jì)劃，完成審核之后要提交審核報(bào)告。內(nèi)部審核可作為實(shí)驗(yàn)室聲明自身合格的基礎(chǔ)以及完善和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的依據(jù)，是機(jī)構(gòu)自我約束、自我診斷和自我完善的活動(dòng)。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；實(shí)驗(yàn)室；管理體系

對(duì)一個(gè)運(yùn)行質(zhì)量體系多年的實(shí)驗(yàn)室來(lái)說(shuō)，如何有效地將內(nèi)部審核工作和其它內(nèi)部質(zhì)量控制活動(dòng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)是值得我們認(rèn)真思考的。

1 充分發(fā)揮內(nèi)審的宣貫作用

內(nèi)審的過(guò)程就是對(duì)管理體系文件的宣貫過(guò)程，內(nèi)審員依據(jù)實(shí)驗(yàn)室的《質(zhì)量手冊(cè)》或《程序文件》編寫(xiě)質(zhì)量體系核查表，在編寫(xiě)的時(shí)候可以對(duì)文件的符合性和可操作性進(jìn)行研究和檢查。按核查表對(duì)被審核方進(jìn)行審核時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，這些問(wèn)題或多或少地違反了體系文件的某一條某一款，在審核時(shí)與被審核方不斷地交流、討論，使員工進(jìn)一步熟悉體系文件的要求，充分理解要素的規(guī)定。不斷的內(nèi)審就是不斷的宣貫，從提供客觀證據(jù)，到客觀證據(jù)的逐步規(guī)范，就會(huì)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系文件的接口、職責(zé)等交叉問(wèn)題，從而使實(shí)驗(yàn)室的文件更趨完善。另外隨著內(nèi)審跟蹤措施的落實(shí)和驗(yàn)證，我們已意識(shí)到管理體系的運(yùn)作和良好循環(huán)必須權(quán)利明確，細(xì)則量化，使全體員工更加重視管理，使內(nèi)審工作落到實(shí)處。

2 充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用

一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的工作能否搞好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，大多數(shù)管理體系的問(wèn)題是由于管理疏忽造成的。管理工作沒(méi)有“量”的概念，或大或小、或多或少，所以各職能部門(mén)的職責(zé)落實(shí)情況彈性很大，管理質(zhì)量影響著整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的工作，如果通過(guò)內(nèi)審工作促使體系管理到位，使員工之間相互激勵(lì)、相互制約，在內(nèi)部創(chuàng)建一種共同的價(jià)值觀，能夠形成自身的企業(yè)文化。所以我們也將“領(lǐng)導(dǎo)作用”的概念帶入內(nèi)部審核中，內(nèi)審組長(zhǎng)由領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，親自抓審核工作，加強(qiáng)了審核力度，被審核方也高度重視，從而推動(dòng)了管理工作的發(fā)展。

3 加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審人員的培訓(xùn)

要提高內(nèi)審工作的質(zhì)量，內(nèi)審人員的水平是非常重要的。編制檢查清單以及記錄審核結(jié)果、對(duì)不符合項(xiàng)的評(píng)定和提出糾正措施要求等都需內(nèi)審員完成。因此內(nèi)審人員必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，了解質(zhì)量管理的基本知識(shí)和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，并具有公正獨(dú)立地位。在我國(guó)，中國(guó)實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)頒布的《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可準(zhǔn)則》是對(duì)檢測(cè)/校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室的審核準(zhǔn)則； JJF1069-2007《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》是對(duì)依法設(shè)置或依法授權(quán)的法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的考評(píng)準(zhǔn)則。這些對(duì)實(shí)驗(yàn)室能力要求的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)其工作性質(zhì)、服務(wù)對(duì)象的不同而有所不同，但共同點(diǎn)都是要建立健全的質(zhì)量體系。目前，不少實(shí)驗(yàn)室具有多重身份，因此，內(nèi)審人員應(yīng)對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握不同考核規(guī)范的不同側(cè)重點(diǎn)，有目標(biāo)地進(jìn)行審核。這種學(xué)習(xí)不是一次性的，而應(yīng)隨著評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的變化不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)；學(xué)習(xí)的方法也不只有送出去培訓(xùn)一種，還可以組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，在本單位內(nèi)組織審核員進(jìn)行工作交流，通過(guò)對(duì)典型案例的分析討論，求得共同的看法，提高審核水平；另外，在接受認(rèn)可機(jī)構(gòu)考核時(shí)，讓一些內(nèi)審員配合外審員工作，觀察外審員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審核的全過(guò)程，這樣也可以提高內(nèi)審人員的素質(zhì)，保證內(nèi)審工作的質(zhì)量

4 提高內(nèi)審的技巧和效率

由于內(nèi)審工作大多由兼職人員完成，因此內(nèi)審員應(yīng)結(jié)合各部門(mén)的特點(diǎn)，在有限的時(shí)間內(nèi)發(fā)揮最大的效率。不要讓被審核方認(rèn)為內(nèi)審就是檢查記錄、標(biāo)識(shí)等簡(jiǎn)單活動(dòng)，在安排審核要素時(shí)，盡量將記錄、管理職責(zé)、不合格工作的控制、糾正預(yù)防措施等要素穿插在其它各要素審核中進(jìn)行，盡量減少重復(fù)審核，比如對(duì)已很穩(wěn)定的環(huán)境設(shè)施在審核設(shè)備或校準(zhǔn)方法時(shí)就沒(méi)必要再單獨(dú)安排內(nèi)審。實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行幾年后，人員、設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、內(nèi)審和管理評(píng)審等要素均已規(guī)范，因此我們應(yīng)突出審核特點(diǎn)，不要受“年度審核計(jì)劃”的約束，使內(nèi)審工作動(dòng)起來(lái)。比如有的實(shí)驗(yàn)室采用新規(guī)程，就應(yīng)該把執(zhí)行新作業(yè)指導(dǎo)書(shū)作為審核重點(diǎn)，對(duì)新檢定/校準(zhǔn)方法的確認(rèn)和評(píng)審過(guò)程進(jìn)行審核，有的實(shí)驗(yàn)室接受新員工或新畢業(yè)的學(xué)生，培訓(xùn)問(wèn)題就應(yīng)該作為審核的側(cè)重點(diǎn)。新購(gòu)置儀器設(shè)備以及實(shí)驗(yàn)室的薄弱環(huán)節(jié)等也應(yīng)該作為審核重點(diǎn)，使內(nèi)部審核成為新人、新設(shè)備、新項(xiàng)目、新方法質(zhì)量把關(guān)的有效手段。

現(xiàn)場(chǎng)檢定/校準(zhǔn)是實(shí)驗(yàn)室重要的一部分工作，現(xiàn)場(chǎng)工作的質(zhì)量監(jiān)督也相對(duì)薄弱，而內(nèi)審工作的力度也相對(duì)小一些，甚至有時(shí)被忽視了。所以對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢定的內(nèi)部審核及質(zhì)量監(jiān)督、控制等活動(dòng)可以一并進(jìn)行，從出發(fā)前的申請(qǐng)、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的登記和運(yùn)輸?shù)綑z定/校準(zhǔn)過(guò)程的控制等每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核和監(jiān)督，這樣運(yùn)作可能不符合內(nèi)審的要求，但是更符合實(shí)際情況。

5 加強(qiáng)對(duì)不符合項(xiàng)的分析

任何一個(gè)管理體系都不是十全十美的，不符合項(xiàng)的存在是難免的。內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，不能只填寫(xiě)一個(gè)“不符合項(xiàng)通知單”或“糾正措施要求表”，而要對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行評(píng)定；首先要確定不符合項(xiàng)的類型，是文件的不符合項(xiàng)、人員的不符合項(xiàng)還是設(shè)備的不符合項(xiàng)等，然后對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行評(píng)定。如果不符合項(xiàng)是個(gè)別的，只反映在個(gè)別部門(mén)和個(gè)別項(xiàng)目中，對(duì)管理體系的影響不大，內(nèi)審員只要向被審核的部門(mén)口頭提出或者把此項(xiàng)列為觀察項(xiàng)就可以了，不一定非要以文字的形式正式提出；如果不符合項(xiàng)是頻繁發(fā)生的，產(chǎn)生不符合的責(zé)任部門(mén)應(yīng)認(rèn)真分析其產(chǎn)生的原因，找出解決問(wèn)題的辦法，采取糾正措施，防止再發(fā)生。在管理體系內(nèi)部審核中，糾正措施具有重要的作用。這是由內(nèi)部審核的目的決定的。因此，內(nèi)部審核在現(xiàn)場(chǎng)審核完成以及審核報(bào)告發(fā)出后，質(zhì)量管理部門(mén)仍需花精力促使責(zé)任部門(mén)的糾正措施計(jì)劃有效實(shí)施。

總之，實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)審活動(dòng)，可以利用技術(shù)管理層的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和內(nèi)審組的審核力度對(duì)這些活動(dòng)進(jìn)行檢查和監(jiān)督，讓內(nèi)審工作更有創(chuàng)造性，使內(nèi)審工作層次更深一點(diǎn)，有效性更高一點(diǎn)，這有利于管理體系的運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。