科學發展觀視野下的高校二級學院辦公室建設思考

榮麗春

[摘要] 科學發展觀理論對高校二級學院辦公室工作具有重要的指導意義。隨著高等教育體制改革的深入,校院二級管理制度將為高校二級學院辦公室工作帶來新的機遇與挑戰。要以科學發展觀理論指導高校二級學院辦公室工作,加強辦公室管理隊伍建設,努力建設學習型和創新型管理團隊,為新時期高等教育改革服務。

[關鍵詞] 科學發展觀 二級學院辦公室 管理改革

隨著我國高等教育的發展,高校實行校院二級管理制度后,二級學院辦公室作為學院的“窗口”,其管理工作不斷加強,如何以科學的理論來指導和提高二級學院的辦公室工作尤為重要。科學發展觀是我黨在新時期,全面建設小康社會實踐經驗的總結和理論的深化。科學發展觀,第一要義是發展,核心是以人為本,基本要求是全面協調可持續,根本方法是統籌兼顧。這四句話是對科學發展觀的科學內涵、精神實質、根本要求的集中概括。學院辦公室工作要以科學發展觀為理論指導,積極探索辦公室工作的新思路和方法,切實提高管理工作,盡快適應新時期高等教育改革的趨勢,積極探索行之有效的管理策略和方法,加強辦公室建設。

一、以發展為目標,凸顯發展理念,加強理論修養,強化管理職能

科學發展觀的第一要義是發展。教育改革離不開發展理念,新時期高校二級學院院辦要與時俱進,要有發展的理念,這個發展不僅包括學校的發展,也包括學院的發展和個人的發展。

首先,辦公室人員要明確學校的發展目標。掌握學校的近期和遠期發展規劃,了解學校的教學、科研、人事、財務等相關政策,熟知學校各部門的規章制度,只有明確學校的整體發展目標,才能在規范二級學院的各項規章制度時做到有法可依、高屋建瓴,才能為學院制訂師資建設規劃、專業建設規劃、學科建設規劃等提供更好的意見和建議,才能更好地貫徹執行學校的各項規章制度,完成學校下達的各項工作任務。

其次,辦公室人員要明確學院的發展目標。辦公室要熟知學院的近期和遠期工作目標,要在工作中抓好學院發展的中心工作,要以中心工作來帶動日常工作,一個優秀的辦公室工作團隊一定是一個對學院發展目標十分明確的團隊,只有對學院的發展和定位十分清楚,才能在工作中有條不紊,游刃有余,妥善處理好各項瑣碎的日常工作,為領導出謀劃策,為教師排憂解難,為學生提供優質服務。

再次,辦公室人員要明確個人的發展目標。辦公室工作包括人事工作,這就要求辦公室對學院的每個人都要充分了解,對學院每個教師的學科、專業、個性特征都十分了解,要把先進的人力資源管理理念運用到工作中。人力資源管理是依據組織和個人發展的需要,對組織中的人力這一特殊資源進行有效開發、合理利用與科學管理的機制、制度、流程、技術和方法的總和。辦公室要掌握基本的人力資源管理的方法,有效協調人的體力勞動、腦力勞動和情感勞動,認為每一個人都是一個可開發的資源,創造人的價值,掌握了這個規律,辦公室在工作中就會事半功倍,更好地落實工作任務,更好地為領導出謀劃策,知人善用,盡可能開發好每個人的資源,發揮人的最大潛能,激發人的最大熱情,做好學院的各項工作。同時,辦公室人員也要互相了解和熟悉,通過個性差異、能力差異、學科專業差異有效協調工作,做好個人發展目標和發展規劃,學院領導也可以給辦公室人員提供更多的發展平臺和機會,激發辦公室人員工作的熱情和動力,促進學院的快速發展。

新時期高校二級學院辦公室工作要堅持發展的理念,在宏觀上要高瞻遠矚了解學校的發展規劃和目標,微觀上要熟悉學院的詳細情況,了解教師需求、學生需求,為領導科學制訂學院的發展規劃提供依據和幫助。這就要求辦公室人員要加強和提高思想理論水平,要有全局觀念和大局意識,一切以發展為目標,以發展為根本,明確工作性質和工作職能,改變以往辦事即稱職的舊觀念,不斷調整工作思路與方法,以適應新時期高校二級學院辦公室的工作形勢。

二、以人為本,換位思考,改善工作方法,提高服務水平

高校二級學院辦公室要深刻理解以人為本的理念,以人為本是高校發展的理念之基。將以人為本的理念運用到辦公室工作中是有其必要性的。

首先,辦公室工作的對象決定了在工作中要以人為本。辦公室要面對的是來自方方面面的人,有學院領導、教師、學生、校內各管理部門的工作人員、校外與學院聯系的人員等等,這就要求辦公室在工作中要深入理解以人為本的理念,一切從服務于人的角度出發,尊重人,關心人,理解人,幫助人,協助領導善用人,在管理工作中做好橋梁和樞紐作用,起到溝通人的作用,既要能站在領導的角度考慮問題,為領導出謀劃策,當好領導的參謀和助手,又要從教師的角度出發,切實考慮教師的發展和利益,反映教師的合理化建議,關心教職工的生活,正確協調處理好上下級之間的關系。

其次,辦公室工作的性質決定了在工作中要以人為本。辦公室工作是服務性工作,為教師和學生服務是辦公室工作的宗旨,為了更好地為教師和學生服務,在工作中要時刻牢記以人為本的服務理念,經常進行換位思考,調整心態處理種種繁瑣的日常教學和行政工作,耐心解答教師和學生遇到的各種疑問,不斷提高管理水平和能力,正確處理突發事件和應急事件。

再次,辦公室工作的職責決定了在工作中要以人為本,辦公室不僅要處理日常的教學、行政和科研工作等,還要做好參謀、協調、督辦工作,這就決定了辦公室工作不能簡單地以事論事、公事公辦,要在工作中協助領導制訂嚴謹科學的管理制度,抓好過程管理和細節管理,做好各項日常工作的記錄工作,做好教學、行政管理的督促、督辦工作,要在廣泛征求教師意見的基礎上以人為本完善學院的各項管理制度,促使學院各項工作做到公開、公平、公正,做到人盡其才、人盡其用,給教師提供和諧的發展氛圍,集思廣益,科學規劃各項工作,依靠每一個人的力量,匯聚每一個人的力量形成學院發展的合力。

只有正確理解了以人為本的深刻內涵并將其貫徹到日常工作中,辦公室在工作中才能改變以往機械落后的管理方法,辦公室不是“臉難看、門難進、事難辦”的官僚機構,辦公室是綜合性和服務性的機構,辦公室要掌握先進的管理方法,牢記以人為本的服務宗旨,培養科學思維,經常進行換位思考,協助領導做好調查研究工作,以人為本制訂和完善學院的各項規章制度和管理制度;以人為本加強學院的民主和法制建設,增強政策、制度的透明性,公開、公平、公正處理問題。以人為本要求辦公室要用實事求是的方法工作,實事求是是馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論的精髓,是黨貫徹倡導的優良作風。辦公室工作要求實、求是、求真,按照客觀實際,關注人的本質力量,提升人的自覺自為全面發展的主體地位,要多辦實事,少說空話,樹立全心全意為人民服務的思想,正確認識本職工作,潛心鉆研工作方法,以人為本對待工作,以人為本處理工作,協調處理好學院科學發展和人本發展的關系。

三、全面協調,建設學習型、創新型辦公室管理隊伍

科學發展觀的基本要求是全面協調可持續,學院辦公室要了解校院發展的目標,全面協調各項工作,為學院的可持續發展服務。這就要求建設一支學習型和創新型的辦公室管理隊伍,培養一支精干的辦公室工作隊伍不但需要領導的激勵和支持,同時也需要辦公室人員通過自我修煉提高工作能力。

第一,采取有效的激勵機制。激勵是指激發人的內在動機,鼓勵人朝著所期望的目標采取行動的過程。[3]激勵理論是管理心理學研究的核心問題之一,辦公室是學院的傳令兵、執行官、督導者,學院領導要重視辦公室工作,注重加強和提高辦公室工作能力,采取有效的激勵機制調動人的積極性,結合辦公室成員的個性差異和業務能力,采取不同的激勵方法,科學規劃辦公室人員的發展方向和目標,采取有效的激勵手段,促進辦公室人員業務能力的加強和提高,激發辦公室人員的工作熱情,要善于把人們的潛在需要轉化成被意識到的動機。通過思想教育、改善辦公條件、科研激勵等方式,促使辦公室人員熱愛本職工作,對所從事的工作產生強烈的興趣,來滿足每個人的求知欲、探索欲、成就感,長此以往,樹立愿意為辦公室工作獻身的堅強信念,達到提高工作人員積極性的目的。

第二,加強思想教育和學習。在辦公室管理中要運用思想教育的方法,通過組織學習、黨員活動、聽報告、座談、討論、參觀考察、調查訪問、個別談話等方式提高辦公室人員的思想認識,使辦公室全體成員形成正確的政治思想、良好的道德情操和強烈的工作責任感,使其懂得在管理中應該做什么,不應該做什么;應該如何做,不應該如何做,由此來強化學院的科學管理,思想教育還有助于辦公室人員正確認識辦公室工作在組織中所處的地位和作用,能夠自覺地把本職工作和組織利益聯系起來,充分發揮內在潛力,發揮辦公室的地位和作用,產生克服工作困難的勇氣和毅力。

辦公室人員需要通過自我學習強化工作能力,努力建設創新型工作團隊。辦公室成員在工作中要加強分工合作,充分利用不同成員的個性特征、專業特征、能力特征協同作戰,形成團結、合作的工作作風,通過實踐鍛煉強化基本業務能力,做到分工不分家,創新工作思路,發揮好參謀、協調和督辦能力。

第一,發揮參謀作用。辦公室工作不是簡單地上傳下達,做好辦公室工作,要有創新思維,要敢于直言善諫,當好領導的助手,充分發揮參謀作用,要提高參謀的意識和能力,掌握調查研究的方式方法,工作有主見,敢于表達自己的意見和建議,講究工作方法和技巧,注重參謀的時間、場合和地點,提高參謀的有效性。

第二,掌握協調技巧。辦公室是綜合部門,各項工作首先都要匯聚到辦公室,辦公室要發揮其上下左右聯系溝通的作用。辦公室要掌握協調技巧,循章辦事,懂得各項工作的輕重緩急,消解各方面的誤會和矛盾,做好當前利益和長遠利益、個人利益和集體利益的協調統一。

第三,加強督辦工作。辦公室把各項工作任務分解下去之后,并不是完成了工作任務,要對各項工作做好督促和督辦,要有詳細的工作日程表,做好領導、各系部、教師的督促督辦工作,講究工作方法,做好各項工作任務的相關政策的解釋,要有學習和接受新知識的熱情和能力,做到督辦不代辦,抓好過程管理和細節管理。

四、統籌兼顧,全面發展,加強辦公室管理隊伍的素養建設

一支高效率的學習型和創新型辦公室工作團隊一定是整體素養十分高的團隊,這就要求辦公室要善于把握學院發展的全局,統籌兼顧處理好一般工作和中心工作的關系;統籌兼顧處理好學院發展和學校發展之間的關系;統籌兼顧處理好領導和教師之間的關系;統籌兼顧處理好教學、科研和管理之間的關系;統籌兼顧處理好學院發展與各系部利益之間的關系,充分調動各方面的積極性,掌握統籌兼顧的科學思想方法,處理好各方面的重大關系,并從以下幾個方面全面提升辦公室管理隊伍的素養:

1.行政素養

指作為辦公室的行政工作人員,首先要清醒地認識到自己的本職工作就是要做好行政服務工作,做事要快、準、穩,服務要勤、全、好,辦文要及時、簡潔,辦會要有序、有效。掌握科學思維,創造性地完成各項工作任務。注重著裝,語言得體,不聽不傳小道消息,能適時體貼他人的感情、給予別人真誠的關注,在辦公室中不輕易許諾,而答應的事一定能做到。妥善處理好人際關系,擁有融洽的工作關系。工作態度積極熱情,有創造欲望、有責任心、勤快、禮貌和善。

2.知識素養

是指辦公室不僅要掌握業務知識,還要掌握各學科、各領域的相關知識,辦公室人員既是“專家”又是“雜家”,在本職工作上要當專家,要掌握教育學、秘書學、應用寫作、行政管理、檔案學等相關業務知識,了解基本政治理論和政策法規基礎知識,了解學院相關專業的業務知識,學習校院各方面的規章制度和政策措施,具有飽滿的工作熱情和學習熱情,遇到不會的要立刻通過自我學習掌握新知識。在處理其他各類工作時又要當雜家,這就需要掌握公共關系學、心理學、傳播學等不同領域的知識,這樣才能在遇到新情況、新任務時做到有條不紊、處變不驚,更好地完成工作。

3.道德素養

是指辦公室人員在工作中要有人格魅力,要有高尚的道德情操,時刻以集體利益為主,在工作中廉潔自律,不謀私利,正確處理個人發展和集體發展的關系,心懷坦蕩,能屈能伸,戒驕戒躁,以科學的理論指導人,以高尚的情操鼓舞人,以誠實的人格魅力感染人,參謀不決策,工作踏實,任勞任怨,做事公道正派,不隨意泄漏機密,甘心為他人做嫁衣裳,甘心為教師、為學生服務。

4.心理素養

是指辦公室人員在工作中一方面要加強自己的心理條件的鍛煉,另一方面也要加強自身的心理素質的鍛煉。辦公室每天處理的都是瑣碎的日常事務,要加強記憶的準確性,思維的敏捷性,興趣的廣泛性,同時要在碰壁、遇到困難和受到委屈時,克服情緒心理、浮躁心理、悲觀心理,要學會理智面對現實的態度,學會在困難中磨練自己的意志和能力,堅持正確的工作方法,取得成績不驕傲,遇到挫折不氣餒,保持一顆平常心,踏踏實實做好工作。辦公室的工作素養提升了,才能在工作中協調處理好幾項重大的關系,掌握工作的主旋律,更好的為學院的發展和建設服務。

五、結語

科學發展觀不僅是在新的歷史時期全面建設小康社會的指導綱領,也是推動科學、教育、文化等各項事業發展的指導綱領。新時期高校二級學院的辦公室工作要以科學發展觀為理論指導,辦公室作為學院的中樞系統,要在工作中以校院發展為主線,以以人為本的服務為宗旨,以全面協調可持續為目標,以統籌兼顧為任務,加強辦公室管理隊伍各方面的建設,努力建設學習型、創新型辦公室管理團隊,適應校院改革發展趨勢,為校院發展建設服務。

參考文獻:

[1]中共中央宣傳部.科學發展觀學習讀本[C].學習出版社,2008,(10):1.

[2]彭劍峰.人力資源管理概論[C].復旦大學出版社,2008,(7):11.

[3]劉永芳.管理心理學[C].清華大學出版社,2008,(1):65.

[4]孫榮.辦公室管理[C].復旦大學出版社,2008(2).

[5]龍興躍.科學發展觀與高校教育管理[C].電子科技大學出版社,2008, (7).