淺談大學組織結構設計

阿不力孜.艾吾拉

[摘要]大學組織結構模式單一,組織機構的建設不能快速適應事業發展的需要,組織內的部門功能界定不明確,導致職,責,權不對稱,部門設置臃腫,人員龐雜,組織內部交易成本虛耗,管理靠本能和個人直覺,制度建設滯后,管理缺少監督和控制功能,缺少面向教學,科研和社會服務層次的組織變革模式,造成大學管理層次較多,管理幅度狹窄,管理職責交叉重疊。為了適應快速的科技創新與全球化的競爭,許多大學都在嘗試建立新型的組織結構和管理機制。

[關鍵詞]大學組織結構設計效率

中圖分類號:G64文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0820153-01

組織的生存和發展在很大程度上依賴于其所處的環境,當環境發生變化時,組織就必須同時進行變革組織結構是否合理對任何一所高校有非常大的影響。

一、大學組織結構設計的必要性

進入新世紀以來,大學生存和發展的外部環境發生了天翻地覆的變化。全球經濟趨于一體化,現代科技發展的日新月異,高新技術的變化速度日益加快,高等教育的需求日益多樣化和個性化,市場競爭日趨激烈。但到目前為止,我國大學組織結構很多仍然按科層制管理模式設計,缺乏與社會主義市場經濟相匹配的創新結構。大學組織結構模式單一組織機構的建設不能快速適應事業發展的需要,組織內的部門功能界定不明確,導致職,責,權不對稱,部門設置臃腫,人員龐雜,組織內部交易成本虛耗,管理靠本能和個人直覺,制度建設滯后,管理缺少監督和控制功能,缺少面向教學,科研和社會服務層次的組織變革模式,造成大學管理層次較多,管理幅度狹窄,管理職責交叉重疊,是大學信息反饋遲滯和失真,降低了管理效率。這些問題是大學較為典型的組織結構問題,在大學組織結構設計中應有針對性的加以克服。

二、大學組織結構設計的原則

大學組織結構設計是指大學組織管理者根據大學所處的內外環境,按照組織結構的規律精心安排,選擇大學組織內部諸要素,并組成一定組織形式的過程。筆者認為,它應遵循的原則可以有以下幾點:(1)目標一致原則——即組織結構中上下級目標與戰略目標相一致的原則;(2)效率優先原則——即提高組織結構運轉效率的原則;(3)責權利統一原則——從國內外大學組織管理狀況分析,分權管理是組織發展的主流;(4)精簡原則——即對效率優先的支撐;(5)靈活性原則——大學組織結構越靈活,就能越充分的實現其目的;(6)管理寬限原則——即上對下級管理的幅度。

三、大學組織結構設計的創新視點

(一)體現辦學特色,規模和發展戰略。權變理論將組織看做是一個開放的系統,究竟應采用何種組織結構,應視組織具體情況而定,不可能有普遍適應的結構模式。發展的階段性,戰略類型,規模,組織結構之間有著內在的必然聯系。采取何種組織結構主要根據一個組織的實際情況來作決定,以利益最大化為原則,尋求管理效益和管理成本的均衡點。處于不同發展階段的大學具有不同的戰略,不同的辦學特色和規模,從而決定了不同類型大學必然采用不同的組織結構。

(二)行政權力與學術權力的利益調整。現代大學既是一個按知識與學科邏輯組織起來的學術機構,也是一個帶有明顯行政管理傾向的科層話組織。由此帶來的問題便是學術權力與行政權力在大學內部權利構成與權力配置中的利益調整問題。從權利的視覺來看,大學制度變革與創新的初衷與價值目標便是學術權力所追求的學術自由與學術自治,與行政權力所追求的行政效率與管理績效間進行價值權衡與價值博弈。換句話說,大學究竟是以學術權力為主導,還是以行政權力為主導,抑或實行學術與行政間的權力均衡,成了大學組織結構形式選擇中必須面臨的一個難題。

(三)學校和院系職能的劃分。大學組織結構的復雜并不是說不能設計科學的大學組織結構,問題的關鍵在于要準確認識大學內部的各種關系及其對應特點,其中最為重要的是學校和院系職能劃分的問題。擴展管理幅度,減少管理層次,促進組織結構的扁平化,是現代組織發展的特點,也將成為大學組織改革的新動向。減少管理層次使組織結構盡可能扁平化,不僅能夠解決信息流動不暢,決策速度緩慢等問題,而且可以給各級管理者以較多的現場處置權,縮短上下級之間的距離。這樣,一方面增強了組織的靈活性,另一方面能激勵教職員工,發揮他們的創新積極性。

(四)適應信息化的發展。以計算機及互聯網為主要特征的信息技術,正以其迅猛的發展趨勢,深刻的影響著社會的各個方面,如何用信息技術支持大學建立科學的組織運行模式,是一個有待解決的問題。由于采用信息技術而促進大學組織系統功能的提高和改變,對大學來說是一場革命。首先是大學組織的變化和教職員工工作方式的改變,進而是全校師生通過相關的信息系統而產生思維方式的改變。信息技術發展的最大特點是縮短了組織成員之間交流和聯系的時間與空間,信息技術的這種特點與大學的組織管理相結合,引起大學管理組織規模縮減,使大學組織模式由“金字塔”型向“凸”型轉變,執行曾與決策層的直接聯系與溝通,加快信息傳播速度,擴大領導層的管理幅度和范圍,從而逐步縮減中間科層組織機構,大學將出現教學層次擁有更多的教師和教輔人員,少量的中間管理層,而校領導層僅有少數成員。信息技術對大學管理的核心作用在于:通過改善大學的協調方式從而影響大學的運行機制。

(五)打破組織邊界的開放型組織。這種組織是一個開放的系統,他通過信息技術,使信息共享更加方便,在組織內部有相互聯系的各個層次,能夠有效的加工各種各樣的思想。這種組織適合于大學學院制管理下高效率和知識創新的要求,他能有效實現靜態與動態的統一充分發揮大學基層學術組織的功能。當教師科研人員從靜態崗位轉向捕捉時機解決一系列動態問題是,跨部門,跨等級的超文本組織是非常適合的。具有不同專長的人才可以突破統一控制的職能部門和等級制度被高效的配置在一起,通過知識的碰撞和觀念的雜交創造性的解決各類復雜問題。不僅如此,大學還可以根據需要隨時組建,重組和解散他們以保持變化中的優勢。

綜上所述,大學是培養高層次人才和從事科學研究的組織,作為一種組織形態,大學既具有與其他組織相同的屬性,也具有自己的特殊性。建立現代大學管理機制首先需要選擇具有活力的組織形式,進行組織結構設計。這是任何大學管理的基礎,也是創新大學管理機制的出發點。

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