淺談醫(yī)院科研檔案的管理與利用

摘要：一套完整規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案既可以隨時(shí)為研究者提供科研進(jìn)展?fàn)顩r，又是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的一個(gè)重要標(biāo)志。文章認(rèn)為，要針對(duì)科研活動(dòng)和科研檔案形成的特點(diǎn)，在科研活動(dòng)進(jìn)行和科研檔案形成過程中采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧右杂行Э刂啤?/p>

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案管理；科研進(jìn)展；科研檔案形成

中圖分類號(hào)：G643文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）14-0090-02

醫(yī)院科研檔案是在科學(xué)研究活動(dòng)中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的科研文件材料，是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分。它在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平。為確保科研檔案的質(zhì)量和提高檔案利用率，檔案管理人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，結(jié)合科研檔案特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取管理措施。

一、創(chuàng)新管理理念

要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化的管理理念與意識(shí)，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，使科研檔案工作在理論、制度和科技手段上創(chuàng)新，從而使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。樹立科研檔案利用的創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值，做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為廣大科研人員開展醫(yī)學(xué)研究提供最新的科研信息資料，避免不必要的人、財(cái)、物的浪費(fèi)，減少研究過程中的迂回和重復(fù)；另一方面，通過對(duì)科研檔案的綜合和歸納，為醫(yī)院的決策群體提供決策依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配實(shí)施必要的傾斜和扶持時(shí)做出合理與正確的決斷；再有面向社會(huì)公眾提供最新的反映醫(yī)院醫(yī)療、科研活動(dòng)的寶貴信息。特別是醫(yī)療科研成果，可以為疾病的防治提供依據(jù)；部分發(fā)病機(jī)制研究的成果，可以為疾病的診斷、治療提供依據(jù)；直接使患者受益，充分體現(xiàn)檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、集中統(tǒng)一管理

檔案集中統(tǒng)一管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是最基本的要求。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。因此，必須統(tǒng)一思想、統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)，運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。各種檔案材料由檔案部門集中管理，不能由承辦科室和個(gè)人保管，更不能據(jù)為己有。只有將檔案實(shí)行集中管理，規(guī)范管理制度，建立科學(xué)的管理方法，才能保證科研檔案的完整、安全，才能使科研檔案得到更好的

開發(fā)利用。

三、全過程跟蹤管理

根據(jù)醫(yī)院科研檔案工作的特點(diǎn)，在遵照醫(yī)療科技檔案規(guī)范管理原則的基礎(chǔ)上，從以下四方面抓科研檔案質(zhì)量：

1．立項(xiàng)指導(dǎo)。臨床科研人員往往對(duì)檔案收集的程序不熟悉，在科研立項(xiàng)時(shí)，由科教科的一名兼職檔案員根據(jù)科研設(shè)計(jì)的內(nèi)容，將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。將應(yīng)歸檔的內(nèi)容、形成材料的要求，形成書面要求分發(fā)各項(xiàng)目組，并指定一名兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所形成的各種文件材料的收集。

2．中期檢查。在科研項(xiàng)目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目進(jìn)展的動(dòng)態(tài)，針對(duì)開展項(xiàng)目的每一階段應(yīng)形成的原始材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保研究活動(dòng)中原始材料形成的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3．參與驗(yàn)收。在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要將該項(xiàng)目的全部文件材料送科教科審核，科教科的兼職檔案員應(yīng)檢查研究實(shí)施的原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成及管理情況、驗(yàn)收研究材料形成的質(zhì)量，對(duì)檔案不符合要求的科研項(xiàng)目不予結(jié)題驗(yàn)收。

4．審核鑒定。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對(duì)研究項(xiàng)目形成材料實(shí)行全程跟蹤，確保材料的齊全、完整，保證科研檔案的質(zhì)量。科研項(xiàng)目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對(duì)項(xiàng)目的檔案材料進(jìn)行審核鑒定后，集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。各項(xiàng)目組課題申請(qǐng)上級(jí)驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)科研成果都可以按規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱項(xiàng)目檔案。

四、運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段

醫(yī)院科研檔案工作的根本目的是滿足醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案利用的需要。對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院科研檔案來說，由于檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，隨著歷史延續(xù)，檔案數(shù)量也在不斷增加，同時(shí)檔案的載體、記錄方式也出現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，從而產(chǎn)生了檔案數(shù)量龐大與利用檔案時(shí)特有的利用與需求之間的矛盾。解決這一矛盾的主要途徑是改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式，采取電子文檔、照片、病理切片標(biāo)本等多種形式的存儲(chǔ)，并利用計(jì)算機(jī)等工具，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，提高科研檔案的管理水平，做好服務(wù)工作，充分利用科研檔案資源，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)

日益發(fā)展的需要。

五、開發(fā)利用創(chuàng)新

檔案的收集、保管以及所有技術(shù)支持都是為了檔案信息資源的開發(fā)利用。利用創(chuàng)新是提高醫(yī)學(xué)科研檔案信息資源為科研服務(wù)、為醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)的重要手段，也是科研檔案管理的目的。利用創(chuàng)新主要有兩個(gè)方面，一是利用平臺(tái)的創(chuàng)新。除了傳統(tǒng)的文件查閱、復(fù)印外，可將科研項(xiàng)目檔案首頁的醫(yī)學(xué)科學(xué)研究檔案歸檔說明書內(nèi)容逐項(xiàng)輸入計(jì)算機(jī)，建立形式多樣的檔案數(shù)據(jù)庫，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行排序、索引、檢索，提供形式多樣的查詢方式，滿足不同的檢索需求。另外還可利用醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索、瀏覽、下載和傳輸。二是利用方式的創(chuàng)新。利用上述數(shù)據(jù)庫對(duì)科研檔案信息進(jìn)行加工提煉，編輯各種形式的參考資料；根據(jù)科研檔案的內(nèi)在價(jià)值，編研醫(yī)學(xué)科技發(fā)展的趨勢(shì)和研究動(dòng)態(tài)，為項(xiàng)目查新服務(wù)；利用科研成果資料，制作多媒體演示系統(tǒng)，為教學(xué)服務(wù)；舉辦成果介紹會(huì)、展覽會(huì)，推廣新技術(shù)、新方法，指導(dǎo)臨床工作和促成成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓；制作多媒體或網(wǎng)頁，宣傳科研新成果，樹立良好的社會(huì)形象，提升醫(yī)院競爭實(shí)力等。在提供檢索性、介紹性、匯編性檔案參考材料的基礎(chǔ)上，開發(fā)系統(tǒng)性、綜合性、專題性的科研檔案信息材料，提高檔案利用效率，發(fā)揮檔案在科研活動(dòng)中的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳作明．科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)Ⅱ[M]．北京：檔案出版社，l989．

[2]劉燕清．醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在的問題與對(duì)策[J]．現(xiàn)代醫(yī)院，2005，5(1).

[3]蔡月仙，姚錫鎮(zhèn)．淺談科研檔案的管理創(chuàng)新[J]．科技管理研，2003，(6).

作者簡介：黃靜虹（1975- ），女（壯族），廣西欽州人，廣東省茂名市人民醫(yī)院助理館員，研究方向：檔案管理。