中小企業財務信息化現狀及對策

王瑩

中小企業因受到人才、資金等因素的困擾,財務信息化發展遲緩,必然影響企業的競爭能力。因此,想在當前經濟形勢下抓住機遇,必須大力發展中小企業財務信息化,提高企業市場競爭力。

我國的財務軟件起步較晚,從20世紀七十年代開始進入了一個高速發展期,從一種簡單替代手工核算的軟件發展成為以“財稅一體化”為主要理念,強調企業財務、業務、稅務三者的整合,從而最終達到企業高效管理,提升競爭力的效果的多功能財務軟件。在這幾十年的發展中,中小企業因受到人才、資金等因素的困擾,財務軟件應用低,財務信息化發展遲緩。這種財務信息化的落后必然影響企業的競爭能力。因此,想要在當前經濟形勢下抓住機遇,必須大力發展中小企業財務信息化,提高企業市場競爭力。

一、中小企業財務信息化現狀

企業財務管理作為管理工作的核心,其信息化程度的高低將直接影響企業的經營決策,也決定了企業是否能夠適應日益復雜的市場環境,但目前中小企業中財務軟件的應用情況不容樂觀。

1、對財務信息化的認識錯誤。在中小企業的高速成長期,管理水平難以跟上企業規模發展的要求。有很多中小企業的領導和職工認為,購買了計算機和相應的財務軟件,然后通過這些財務軟件把傳統的手工核算過程通過計算機和財務軟件來實現,這就是財務管理的信息化了。這是把會計核算的電算化簡單等同于財務信息化的錯誤認識;另一方面由于中小企業手工記賬模式下存在一些不規范的業務流程和核算流程,往往會導致這些企業在財務信息化中的前期初始化工作量繁重。有些財務人員認為財務信息化工作量大,并沒有想像中的方便快捷,因此對財務信息化產生了錯誤的認識。

2、專業人才缺乏。中小企業很難找到一批既精通計算機知識,又精通財務管理理論知識的復合型財務管理高級人才。企業缺乏高素質的財務人才,即使實施了財務信息化,員工也因為自身的局限性不懂得使用新技術和設備,難以適應新的操作方式,這就直接影響著中小企業財務信息化的進程。同時,中小企業中高層次的財務專業人才偏少,不利于企業財務信息化的實施,人才已經成為制約企業財務信息化發展的主要因素。由于專業人員的缺乏,對產品實施和應用的認識都十分有限,想當然地認為財務信息化應用簡單,沒有建立科學的財務信息化評估標準,忽略了企業財務信息化面臨的風險控制,最終導致財務信息化達不到預期的目標。

3、人為思想阻力。中小企業財務信息化存在人為思想阻力。有很多中小企業的會計人員不愿意接受工作模式的改變,不愿意打破原有的工作習慣,也有的會計人員由于知識結構老化不能適應新工作模式的需要。在新的財務管理模式下,這些會計人員自身素質的不足更充分顯現出來,有些職工對于新技術帶來的新操作方式不適應而遭到淘汰,因而對財務信息化產生畏懼心理。另外,財務信息化為企業打造一個全新的財務管理體制,重建企業的財務組織結構時,財務信息化帶來的嚴格管理制度會讓一些企業中層財務人員面臨位子不保、利益受損。因此,他們就對財務信息化進行百般抵制。

4、不能合理利用資金。一方面中小企業的經濟實力較弱,普遍存在融資困難的問題,因此無暇顧及財務管理信息化的建設。財務信息化建設需要動用企業的一部分流動資金,但由于這些投入的收益效果不能較快的顯現,不能引起足夠的重視,因此這方面明顯投入不足;另一方面很多中小企業在選擇軟件的問題上,不是從企業的自身實際出發,沒有制訂方案,完全采用跟別的企業一樣的軟件或者隨便地選擇不適合自身財務業務發展的軟件,結果企業并不能消化吸收這些財務軟件。這樣,建立財務信息系統之后缺乏科學合理的應用,造成資金的投資浪費。

5、財務軟件的選擇。由于人力、財力上的限制,中小企業一般會購買一些市場上的通用財務軟件。這些財務軟件的流程與企業實際的財務流程會有一定的差異。如果選擇通用性的財務軟件,雖然其具有的功能模塊基本趨于穩定,其處理流程也一般遵循一定的規律,但各個財務軟件為突出其特色,往往加強某些模塊的功能,或提供一些輔助性的功能,企業需要根據自身實際需要對軟件進行重新定義。否則,軟件所具有的功能企業用不上,而企業需要的功能軟件又沒有。財務軟件不能發揮它的長處,嚴重影響了使用效率,增加了復雜性,使得企業的數據操作很容易出現錯誤。

二、中小企業財務信息化應對措施

1、政府加強引導,糾正企業領導及員工對財務信息化的錯誤認識。政府及企業主管部門應加大對中小企業財務信息化建設的政策支持,為實現中小企業財務信息化創造良好的政策環境。政府部門和有關行業協會應通過多種形式,加強對企業財務信息化知識的培訓,通過新聞宣傳、經驗上網、現場培訓、交流會等各種形式,大力宣傳和推廣先進企業的經驗,為推動中小企業財務管理信息化建設營造輿論氛圍。大力推進中小企業財務信息化建設,首要的是解決企業的觀念問題。企業領導應該認識到:財務管理信息系統建設是長期性的,要總體規劃,分步實施,只有能為企業創造價值的系統才是最好的系統。要在財務信息化的推行中加強并強調信息技術與應用的培訓,讓相關員工知道新技術如何去應用,提升員工自身的競爭力,并且要鼓勵員工自我成長,以適應企業的發展。

2、重視企業人才的培養和儲備。人才是中小企業實施財務管理信息化成功的關鍵。缺人才特別是缺少既懂信息技術又懂財務管理的復合型人才,是制約中小企業財務信息化的重要原因之一。企業應該認識到人才的重要性,在當前經濟危機背景下應該制定一些措施來吸引專業人才加盟。不僅要引進人才,而且要重視企業內部人才的培養和儲備,把人才培養作為企業財務信息化的重要基礎工作來抓。企業要盡快建立與企業財務管理信息化建設相適應的用人機制,形成尊重知識、尊重人才的良好氛圍。中小企業要培養一部分既懂會計又懂計算機技術的復合型人才。這些復合型人員能夠對計算機系統環境進行一般維護,對財務軟件進行參數設置,以及對會計核算信息進行簡單分析和利用。通過這一系列的培訓措施,一方面可以讓相關人員掌握工作知識和技巧;另一方面增強他們的信心和運用財務軟件的主動性和積極性,提高工作效率。

3、合理利用有限資金實現財務信息化。資金問題是大多中小企業都需要面對的問題,因此中小企業的財務信息化建設應該考慮怎樣合理利用有限的資金。中小企業絕不能盲目追求最新技術和軟件,而要根據企業自身的實際情況逐步實現財務信息化。由于中小企業在應用財務軟件方面面臨的困難是資金和人才缺乏,即無力支付包括軟件、硬件的一次性成本開支,也無力承擔之后的IT系統運行和維護的人力開支,企業可以以外包方式實現企業財務信息化建設。這種方式一方面能有效地為中小企業解決資金壓力問題;另一方面外包公司憑借自身對中小企業財務管理軟件的開發經驗和企業的IT建設比較深厚的研究能夠為企業出謀劃策,成為企業的IT部門,而產生的費用比IT部門更低,達到的效果比企業自身的IT部門更科學、更完善。

4、根據企業自身需要選擇財務軟件。中小企業選擇財務軟件首先要考慮滿足企業自身規模和經營特點的需求。就我國目前中小企業發展的現狀來看,企業規模或大或小,很不均衡,所以中小企業實施財務信息化最重要的一點是明確自身需求,通過對本企業資金規模、業務特點、硬件配置、人員素質及發展方向等方面的研究定位來確定所需財務軟件的性能、功能、運行平臺及實施方法和步驟,可以先選擇一些常用的模塊,如賬務處理、報表處理作為試點,隨著企業規模的擴大和業務量的擴充,再投資選用其他的模塊。這樣,既避免企業一次性投入費用太高,也能使中小企業財務人員在循序漸進過程中更好地使用財務軟件,為企業服務。另外,企業要認識到使用的財務軟件要與企業的管理相結合,即管理需要軟件,軟件要有管理,要把二者很好地結合起來,企業要積極與軟件公司交流,共同研究并切實解決企業財務管理軟件開發特別是二次開發中遇到的具體問題。這項工作直接影響到中小企業財務信息化的建設。■