淺談利用GPMS軟件管理疾病機構人事檔案的優勢

農克平,李道逸,李素芬

摘要:目的:分析人事檔案管理中存在的問題,探討利用GPMS軟件管理檔案的優勢。方法:結合近年來利用GPMS軟件管理疾病機構人事檔案,比較傳統的檔案管理方法與模式的應用弊端。結論:使用GPMS軟件管理人事檔案,體現了人事檔案信息化管理工作的優勢,對人事檔案的利用和管理有著重大的現實意義。

關鍵詞:GPMS軟件;管理;人事檔案

中圖分類號:C931文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)14—0135—02

人事檔案信息電子化管理,它服務面廣,容量大,便于社會各種機構和人員利用。[1]通用人事信息管理系統(GPMS世紀版)是按照國家人事部、國家技術監督局頒布的人事信息指標代碼標準,由北京金益康集團公司和國家人事部聯合開發的,該系統從我國人事管理的實際需要出發,充分考慮了我國人事管理流程的獨有特色,并以先進的數據庫和開發工具為手段,成為目前最適合政府機關、國有企事業單位實現人事管理信息化的軟件系統。本文將傳統疾控人事檔案管理方法與應用CPMS軟件管理進行比較。

1.傳統方式在疾病機構人事檔案應用弊端

疾病預防控制中心是在市衛生防疫站原有基礎上由若干所單位撒并組建而成,隨著幾所單位的撒并,大量的檔案資料需要重新整理、歸檔,但由于撒并前各單位人事檔案管理存在差異、業務不盡相同,在人事檔案利用和管理工作中存在以下幾個問題:

1.1人事檔案大多手工操作,工作效率低。各單位負責人由于受各種舊觀念以及人力、物力、財力等因素的制約,傳統的人事檔案管理主要是提供紙質檔案信息,工作手段主要是依靠手工操作來進行,一方面在建立檔案檢索工具時,耗時耗力地進行人工操作,另一方面在利用時,仍然要通過人工找尋和人工操作調閱檔案原件,勞動量大,手續繁瑣,效率不高而且檔案的查全、查準率很低。

1.2分類不明確。根據中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》),干部檔案分為10類,但一些單位沒有按《條例》中所規定的內容予以分類,致使檔案整理和利用極為不便。

1.3人事檔案經常翻閱,易于損壞。檔案信息化可以妥善解決珍貴檔案文獻的保護和利用問題。[2]傳統的人事檔案的整理是按照以前的規定必須把各類材料按次序排列并立成卷。對檔案的翻閱、更改,容易對原件造成機械性損傷,破壞了檔案的原貌;不利于檔案的保護,翻閱過多,會加速檔案原件的脆化和褪變,不利于維護和變更。

2.應用GPMS在疾病機構人事檔案中的管理優勢

開發計算機在干部人事檔案管理方面的應用,改進提供利用的手段。[3]該單位在2000年引進國家人事部信息中心和北京金益康新技術有限公司聯合開發“通用人事信息管理系統”軟件——GPMS軟件。該系統涵蓋了信息查詢、統計分析、報表處理、工資管理等人事管理工作的方方面面,使人事資源的利用率與整體工作效率得到提高;其完善的安全機制和數據維護功能滿足了人事部門對信息管理的安全保密性的特殊要求;可以直接上機查詢,并且可以通過一定的程序進行相應的整理,(如學歷認定、職稱晉升、更改專業職稱、新增學歷、年度考核等等)。這樣,涉及檔案的升學、晉職、升資、調動、退休等一系列問題,都可以利用計算機管理,解決了原由手工操作的各項煩瑣而又繁重的文件管理工作,辦事效率得到極大的提高。將GPMS軟件運用到人事檔案管理上,可以實現下列功能:

2.1數據錄入及編輯方式兼容性強。GPMS軟件提供了列表、視圖和模板等多種錄入方式,以及代碼錄入、文本錄入、批量錄入等錄入方法。指標審核和指標計算(例如利用出生日期計算出年齡)功能可以有效提高錄入的工作效率。此外,還可以通過系統的多媒體數據功能錄入員工照片、影像等多媒體信息。

2.2提高查詢統計效率。方便統計利用者信息、檔案利用率等各項數據。人事管理者對已建立的應用數據庫,可按任意字段、任意組合條件進行查詢,可隨時調用常用查詢條件,滿足日常信息查詢工作的需要。對于瀏覽查詢的結果,可以選擇查看全部信息或者部分信息,也可查看當前最新信息或全部歷史記錄,以及個人數據信息或照片、獎狀影印件等多媒體信息。例如領導需要年齡在45歲以下、學歷本科的中級職稱的人員名單,通過該模塊功能,鍵入統計條件,即可獲得相應的信息,整個過程只需要短短的一、二分鐘,統計工作變得輕松。比起從前的翻檔案查找,在速度和準確率上都有很大的提高。同時,采用密碼和身份確認也可以有效地解決保密的問題,防止丟失泄密,有效地發揮人事檔案的作用,為領導和各部門提供快捷的服務,實現檔案資源的合理開發利用,是搞好人事檔案工作的最終目的。

2.3生成花名冊和個性化登記表快速、簡便。人事管理者常用的花名冊,GPMS軟件也可以快速的生成。無論需要什么樣的花名冊或干部任免審批表、工資變動審批表、員工基本情況登記表等各種格式的登記表格,軟件都可以滿足。只需勾畫出所需的表格樣式,然后指定每個單元格希望顯示的指標項,軟件就會自動調用相應的數據填寫表格。所產生的表格可以轉換成Excel電子表格,也可借助批量打印、套表打印、全表打印等功能,制作出整潔的表冊。

2.4構造符合自身需要的人事數據庫。GPMS軟件根據國家標準提供了60多個人事管理指標集,包含近700個指標項。這些內容囊括了人事勞資業務處理的所有常用信息,如人員基本信息、學歷及學位、行政黨派職務、工資、崗位變化、合同信息、保險福利、專業技術工作等等。構造一個適用于單位的數據庫,只需要從中選出需要的指標項即可。如果這些指標仍然不能滿足本單位特殊的需要,還可以自定義指標,從而滿足不同層次、不同性質、不同業務工作的需求,可操作性極強。

2.5便于自動調整和統計。GPMS軟件預置了國家機關事業單位工資標準體系,可以幫助你自動完成工資晉級、晉職、定級、晉檔等調整。同時還可以將這些數據發送至財務軟件。你也完全可以使用自定義的工資調整標準和計算公式來處理本單位人員工資。可以根據單位的工資變動要求自動進行工資晉檔、晉級處理,也可以自動處理針對各種政策的工資改革。根據本單位工資代發銀行的要求,可生成建行、工行等代發文件格式,實現工資發放電子化。

2.6自動化的統計報表。信息數字化使檔案能及時歸檔并盡快提供利用。快速生成年未報表,在GPMS軟件中,只要錄入詳細的人事信息,一切復雜的計算和統計工作皆由計算機自動完成,并按照你預先設計的報表格式生成報表。各類統計表均可存儲、編輯統計和打印,并可按統計結果進行數據反查,直接快速瀏覽相關人員的信息。GPMS軟件內包含了國家人事部要求的機關、企事業單位干部各種統計年報和工資統計年報樣表,可自動完成各類報表的統計和匯總工作。確保圓滿完成當年的人事年報統計工作。

2.7保障信息安全。提供“精確到每一項操作”的權限設置。系統管理員可根據實際需要,進行數據訪問、功能操作、單位部門權限的設置,保證系統操作的安全保密性。系統提供數據備份、恢復功能,如出現異常情況時,系統管理員可通過條件定義和手工方式進行數據庫恢復,避免重大損失,即使發生災難性的事故,仍然可以使用數據庫異常恢復功能進行數據庫恢復,將損失降低到最小程度。

總之,實行人事檔案數字化管理,充分利用現代化信息技術帶來的便捷,更好地發揮人事檔案信息資源的共享性和價值性。[4]使用GPMS軟件管理疾控機構人事檔案,規避了多數傳統管理模式的弊病,實現了數據資料的安全、便捷、快速、查詢、利用,充分體現了人事檔案信息化管理工作的優勢,對不斷促進人事檔案的利用和管理有著重大的現實意義。

參考文獻:

[1]陳愛欽,淺談人事檔案信息電子化[J].福建電腦,2006,(12).

[2]丁梅,試論高校檔案信息化建設[J].蘭臺世界,2007,(2).

[3]王麗芹,關于干部人事檔案工作的幾點思考[J].中華女子學院山東分院學報,2006,(4):90-92.

[4]李仲月,高校人事檔案信息化建設初探[J].淮海工學院學報(社會科學版),2006,(12):99-100.

On the use of software management GPMS disease advantage of personnel files

Nong ke pingli dao yili su fen

(Nanning center of prevention and disease control,guangxi nanning 530011)

Abstract: ObjectiveTo analyze the personnel files management problems, to explore the use of software management file GPMS advantage. MethodsIn recent years the use of combination disease GPMS software management personnel file, the more traditional model of records management methods and the drawbacks of the application. ConclusionGPMS software management personnel files, personnel files reflect the information management work, to the personnel files of the use and management of great practical significance.

Key words: GPMS software management personnel files