信息化建設(shè)中的項目范圍管理

繆宇鵬

隨著需求的日益多元化，系統(tǒng)復(fù)雜程度不斷升級，人們越來越認(rèn)識到在信息化建設(shè)中項目管理的重要性。事實說明，如何使項目整體滿足用戶的要求，保持項目科學(xué)進度，保證良好的項目質(zhì)量，有效地降低項目實施成本，達到最好的用戶滿意度和效益最大化，已經(jīng)離不開科學(xué)的項目管理。

項目經(jīng)理主要分項目范圍管理、項目時間管理、項目費用管理和其他管理。其中項目范圍管理尤為重要，它是根據(jù)項目的目的，界定項目所必須完成的工作范圍并對它進行管理，包括立項、項目范圍的計劃和定義、范圍確認(rèn)、范圍變更控制。

項目范圍管理定義

項目范圍管理是指對項目承載的全部內(nèi)容的界定及對階段過程的控制。其內(nèi)容包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能；另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在界定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須清晰，以認(rèn)可的形式表達出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進一步明確需要做什么工作，生產(chǎn)出什么產(chǎn)品，也就是說產(chǎn)品范圍決定項目范圍。

項目范圍管理內(nèi)容及與其他管理條件關(guān)系

明確項目范圍管理的具體內(nèi)容是為了對項目進行更好的控制和優(yōu)化。項目范圍管理主要包括：第一，項目啟動，即對項目或項目的階段授權(quán)。第二，范圍計劃，即制定一個書面的范圍陳述，作為未來項目決策的基礎(chǔ)。第三，范圍劃分，即把項目應(yīng)提交的成果進行階段分解，提高階段管理成果的顯現(xiàn)率。第四，范圍變更控制，即根據(jù)實際情況控制項目范圍的有效變更。

在信息化建設(shè)項目實施過程中，所謂項目管理三角形，是指項目管理中范圍、時間、成本三個因素之間的關(guān)系，這三個要素是相互影響，相互制約的，而管理范圍往往在這種影響和制約關(guān)系中起主導(dǎo)作用。一個信息化建設(shè)項目，如果一開始就將范圍定小了，那么它需要完成的時間以及耗費的成本必然也小，反之亦然。很多項目在開始時僅粗略地確定項目的范圍、時間以及成本，對項目范圍沒有具體準(zhǔn)確的確定，以至于在項目進行到一定階段之后，還需要進行項目管理范圍的調(diào)整，整個項目成為無范圍的無序管理，管理者心里無數(shù)，這對管理層來說，是最不希望看到的。同時，說明了該項目沒有控制和管理好項目的范圍。

項目范圍管理作用

項目范圍管理的作用在某種情況下決定項目成敗的關(guān)鍵，范圍管理好了就成功，反之就失敗。

第一，嚴(yán)格按項目范圍管理，時間和成本按項目計劃進行。如《北京區(qū)域氣象中心氣象網(wǎng)站建設(shè)》項目，開發(fā)之初，對項目進行了認(rèn)真規(guī)劃，與各個涉及部門進行了良好的溝通和協(xié)調(diào)，明確了用戶的需求，并將階段要求變?yōu)榭闪炕⒖蓹z驗的要素。按照軟件開發(fā)的管理流程，建立項目范圍管理流程圖，使整個工作一目了然，使參與人員充分了解自己的職責(zé)和任務(wù)。在項目的實施過程中，用戶的需求變更都是按照事先制定好的流程執(zhí)行。

第二，不按范圍管理要求進行，導(dǎo)致各方怨聲載道。如某網(wǎng)站開發(fā)項目。項目一開始就缺乏對項目的范圍管理，用戶需求一直在變動，開發(fā)人員只能不停地跟著用戶需求走，不斷地進行新的開發(fā)以滿足客戶的需求，直接導(dǎo)致這個項目變成了一個無休止項目，耗費了大量人力、物力、財力，致使用戶方和開發(fā)方互相抱怨。之所以這樣，是因為這個項目一開始就沒有很明確地界定整個項目的范圍，在范圍沒有明確界定的情況下，又沒有一套完善的變更控制管理流程，任由用戶怎么說，就怎么做，從而導(dǎo)致整個項目成了一個無休止的爛攤子。

項目范圍管理實施步驟

項目范圍管理實施步驟分為項目啟動、范圍計劃、項目范圍說明、范圍確認(rèn)及范圍變更控制。

1、項目啟動。具體分為啟動投入和啟動成果兩部分。

項目啟動投入需要對項目所需的各種要素綜合分析，既要考慮戰(zhàn)略上的投入，也要考慮到戰(zhàn)術(shù)上和技術(shù)上的投入。信息化建設(shè)項目的類型不同，啟動投入也會有一些差別。如一個大型的網(wǎng)站項目，在啟動投入上首先需要制定一個完善的戰(zhàn)略計劃，也就是這個網(wǎng)站建成后要實現(xiàn)什么功能，達到什么效果。由此在技術(shù)上確定開發(fā)所用的語言、數(shù)據(jù)庫、硬件環(huán)境等等。在規(guī)劃出總體方案后需要通過專家組的審核和評估，最終確定開發(fā)方案。而有些項目不拘這種形式，如特殊的內(nèi)部服務(wù)項目和新產(chǎn)品開發(fā)項目，因為受到所做的工作數(shù)量的制約，職員也能牢固地掌握其工作方法，它的啟動也不需要很正規(guī)。因此在啟動投入上重點只針對工具和技術(shù)層面進行選擇。

項目啟動成果主要包含：（1）項目證書。項目證書應(yīng)該通過管理者對項目及項目所需的條件進行客觀的分析后頒發(fā)，它提供給項目經(jīng)理運用、組織生產(chǎn)資源，進行生產(chǎn)活動的權(quán)力證書。它包含既定的商業(yè)目標(biāo)和產(chǎn)品說明書兩部分。（2）指定/委派的項目經(jīng)理。通常項目經(jīng)理應(yīng)該盡可能在項目的早期進行指定和委派，最好項目計劃實施開始之前被委派，或在項目規(guī)劃完成之前就委派最好。（3）制約因素。制約因素是限制項目管理團隊進行運作的要素。（4）假設(shè)因素。為了規(guī)劃目標(biāo)的準(zhǔn)確性，要考慮到的假設(shè)因素必須具有科學(xué)性、真實性和確定性。假設(shè)通常包含有一定程度的風(fēng)險。

2、項目范圍管理計劃。“公欲善其事，必先利其器”。一個項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍，沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進行調(diào)查，其中項目范圍計劃被放到了首位，可見它在項目管理中的重要。做好周密的范圍計劃、形成項目文檔是項目決策的基礎(chǔ)。范圍計劃最重要的就是目標(biāo)的量化，也就是要詳細(xì)地做出項目的合理性說明、目標(biāo)的期望值、可交付產(chǎn)品模塊的清單。量化的目標(biāo)可以使項目經(jīng)理對項目的把握成竹在胸，容易更精確地進行下一步工作，減少計劃、目標(biāo)等的盲目性，減少項目實施過程中的浪費現(xiàn)象。

3、項目范圍說明。范圍說明是在項目參與人之間確認(rèn)或建立了一個項目范圍的共識，作為項目決策的文檔基準(zhǔn)。包含：項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果、項目目標(biāo)等。

項目本身是一個復(fù)雜的過程，必須把項目分成更容易管理的單元進行階段性管理。項目組建立一個工作分解結(jié)構(gòu)，以便確保找出完成項目工作范圍所需要的所有工作要素。它通常是一種面向“成果”的樹，基于可交付成果的劃分，上層一般為可交付成果的導(dǎo)向，下層為可交付成果的工作內(nèi)容，從而在項目全范圍內(nèi)分解和定義各層次工作包。它的結(jié)構(gòu)層次越往下層，則項目組成部分的定義越詳細(xì)，最后構(gòu)成一份層次清晰、可作為組織項目實施的工作依據(jù)。

一個完整的范圍管理過程應(yīng)該包含如下步驟：確定項目工作分解的方式、畫出范圍管理層次結(jié)構(gòu)圖、進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。不斷地對范圍管理更新或修正，直到覆蓋所有工作。

4、項目管理范圍的確認(rèn)

項目范圍一經(jīng)確認(rèn)，表明各方已經(jīng)接受該項目的事實，必須根據(jù)承諾去實現(xiàn)它，確保項目范圍能得到很好的管理和控制。

5、范圍變更控制

一個項目的范圍計劃制訂得再好，在實施過程中要想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的，關(guān)鍵問題是如何對待變更，如何進行有效地控制。造成項目變更的原因有很多，通常是項目負(fù)責(zé)人由于項目環(huán)境或者其他原因要求而對項目的范圍計劃進行修改。

控制好變更必須有一套規(guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。通常對發(fā)生的變更，需要確定在項目范圍之內(nèi)。如果是在項目范圍之內(nèi)，那么就需要評估變更所造成的影響，以及如何應(yīng)對的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶方進行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。變更無論大小都要詳細(xì)做出記錄，方便日后查找和分析。

做好變更控制的效果是顯而易見的，首先，項目的需求得以不斷完善，一步步接近用戶的最終期望，引導(dǎo)項目走向成功；其次，可以及時地進行分析，調(diào)整計劃，保證項目的正常進度；再次，可以不斷地糾正項目實施中的一些問題，總結(jié)出經(jīng)驗教訓(xùn)，避免了潛在的糾紛。變更可能是重復(fù)的，甚至可能是前后矛盾的，有了良好的變更控制系統(tǒng)和制度，就能從根本上減少了重復(fù)工作，提高效率，加快進度，確保質(zhì)量。

項目的范圍管理是一個項目的龍頭，它是信息化建設(shè)項目能否順利開展的前提和基礎(chǔ)，需要去認(rèn)真研究、思考和實踐。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，社會的進步，時間的推移，項目范圍管理的作用將進一步顯現(xiàn)，使我們的管理水平更上一層樓。

(作者單位：北京市氣象局信息中心)