人事檔案標準化建設實施中的問題及對策

張　勇

《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“ 標準化是組織現代化生產的重要手段, 是科學管理的重要組成部分, 在社會主義建設中推行標準化, 是國家的一項重要技術經濟政策。”隨著中國經濟的發展,競爭日益激烈, 人員流動加快, 我國現有的人事檔案管理制度、規定在許多方面已不能適應市場對人才的需求, 人事檔案管理工作面臨著許多新挑戰。在此條件下, 要搞好人事檔案標準化建設不僅要利用現有的人事檔案管理規定、制度, 還應利用現有的檔案法律、法規來補充完善人事檔案制度。

一、人事檔案的標準化

人事檔案的本質是一種信息, 是人類記憶工程的組成部分。人事檔案標準化建設, 涉及到人事檔案管理的方方面面。人事檔案工作者要有高度的責任心, 既學習人事檔案的各項規定, 又學習檔案工作的法律法規, 只有這樣才能把人事檔案標準化工作做好, 才能使人事檔案工作質量達到一個新高度。

人事檔案工作的標準化建設主要有兩方面的內容：一、管理業務標準化。人事檔案管理業務的標準化建設, 是指干部檔案材料收集、整理、鑒別、統計、提供利用等業務工作的標準, 以及檔案室管理等標準的建立與實施。它包括管理權限標準化、收集鑒別標準化、整理標準化、利用標準化等。二、技術標準化。人事檔案的技術標準化, 是指人事檔案管理部門應用的技術標準, 如計算機管理人事信息系統標準化、保護技術裝備和檔案裝具標準化。它主要包括：數字建設標準化、裝具標準化、保管保護標準化。用現代技術進行檔案的管理保護, 是延長檔案壽命、保證檔案完整與安全的有效手段。

二、檔案標準化中存在的問題

（一）對人事檔案的重視程度不夠。人事檔案工作既是國家檔案工作的重要組成部分, 也是黨和國家人事工作的重要組成部分, 它在貫徹執行黨的干部路線、方針、政策、選賢舉能、知人善任、進行社會主義現代化建設服務等方面發揮著重要作用。它與每個人都息息相關, 密切聯系, 通過人事檔案, 可見其一生的成長與發展軌跡, 是伴隨我們一生的第二生命。

（二）人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全, 執行不嚴格，收集的內容不具體、不全面,歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面不準確。主要表現在當前的人事檔案材料在全面準確地反映一個人的全貌方面還是欠缺的。

（三）人事檔案利用工作水平較低, 未發揮應有的作用。即使利用, 其范圍也有限, 緊緊局限于在政審、調升工資、職務變動等工作中用來了解人員的基本情況, 而知人善用的作用并未發揮出來, 人事檔案的利用方式單、利用率低下, 缺乏主動服務。而我們知道, 人是事業成敗的決定因素, 而選好用好人才又離不開人事檔案。

（四）人事檔案材料虛假現象嚴重, 鑒別工作有待加強。近年來,檔案中項目涂改、假功績、假學歷、假批注等虛假材料日益增多。這些虛假材料的出現, 危害性極大, 在社會上有著較大的負面影響, 嚴重損毀了人事檔案的嚴肅性, 妨礙了選賢舉能、知人善任的實施。

（五）人事檔案管理手段落后, 管理水平較低。目前不少的檔案管理部門基本上處于手工操作階段，缺乏基本的管理設備與手段。

三、加強人事檔案標準化管理工作的建議

（一）加強宣傳力度, 增強檔案意識, 提高對人事檔案管理工作重要性的認識。人事檔案是一個單位集中保存起來的、 在社會活動中形成的對了解個人情況具有一定憑據作用的文件材料, 但個人在現實生活的社會分工是不斷變化的, 如可能提干, 學生畢業后可能成為干部。而且人事檔案的種類在一定條件下會發生變化。為此, 我們應加強人事檔案的科學化管理, 更好地為經濟建設服務。

（二）做好對人事檔案材料的收集、鑒別、整理工作。檔案材料的收集工作是檔案工作的起點, 檔案工作其他環節, 都是在收集工作的基礎上展開的。為此,檔案管理部門在收集人事檔案材料過程中, 要做到全面、及時。檔案管理工作人員要做到認真負責, 并將收集的檔案材料, 按照有關規定, 認真分析、鑒別、整理, 剔除重復無用和不屬于檔案內容的材料, 留下合乎規格要求的材料, 方便管理和使用。

（三）改變人事檔案的管理體制。人事部門要加強人事檔案的管理工作, 按照檔案完整、真實、精練、實用的要求, 將人事檔案納入現代化的管理軌道, 更好地為經濟工作服務, 為人事決策服務, 為適應經濟轉型的特殊要求服務。同時要嚴格制度規范管理, 按照“ 集中統一、歸口管理”的原則, 建立健全各項規章制度, 確實加強人事檔案管理。它包括以下幾個方面：嚴格歸檔制度、嚴格保管保護制度、嚴格查閱借用制度、嚴格履行審批登記手續、提高人事檔案管理人員的整體素質、加大對人事檔案管理的投資力度。

參考文獻：

[1]朱曉莉.人事檔案標準化建設實施中的問題及對策[A]. 齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術年會會刊[C], 2008.

[2]韓超英. 人事檔案存在的問題及建議[J].才智,2006(8).

(作者簡介：張勇（1966—）男，山東人，云南省昆明西郊普吉昆明冶金高等專科學校材料與機械學院，研究方向：人事勞資及人事檔案管理。)