計算機在人事管理工作中的應用

宋　瑩　蔣曙光　肖　鵬

計算機在人事工作中的廣泛使用，替代了傳統的人事管理模式，為人事管理工作提供現代化的管理手段和科學的管理方法，提高了人事管理信息系統的工作質量和效率，促進人事信息的處理、傳遞、交流和信息共享，不斷把人事管理現代化推向全面發展的新階段，成為人事工作現代化管理的一個組成部分。

一、計算機應用在人事管理中的必然性

1人事管理的內容與計算機應用的必然性。人事管理是行政管理中任務重、工作量大的一個重要分支，分類繁多且管理工作之間相互聯系，錯綜復雜。目前大多數行政部門人事工作的分類主要包括：①工資管理。根據有關信息，做好職工的工資確定和變動工作，并及時兌現和存檔。②人事調動及職工增減管理。根據工作需要調整內部人員結構，或引進、調入工作人員以及職工的自然增減管理。③專業技術干部管理。根據專業技術人員的教學科研等工作業績，依據上級精神搞好職稱評聘、專業技術工作考核，并落實有關政策。④推薦評優工作。嚴格考核職工的德、勤、能、績，向上級業務主管部門推薦各類先進、模范人物。⑤人事檔案及文書檔案管理。收集和整理人事資料與信息，及時歸入職工人事檔案，嚴格上級來文的登記、分類、傳閱及處理制度，做好文書檔案管理。⑥統計報表及其它日常工作。統計整理各種人事信息，及時上報各類定期、不定期報表，做好統計分析工作，為領導提供決策依據。

2人事管理的特點與計算機應用的必然性。①人事信息存儲的廣泛性。人事信息數量之大、內容之全位于各項行政工作之首。它包括職工的基本情況、工作、學習簡歷、職務、工資演變歷史以及專業技術工作考核情況等，基本上包括了一個人工作、學習和生活中各個方面的信息。人事工作需要經常地搜集各種信息，其中搜集和存貯大量信息的過程是一項十分必要而艱巨的工作，需要人事工作者百倍的細心和耐心，才能建立一套信息齊全的資料系統。當前計算機的應用已經證明能夠利用數據庫的管理方式把大量的信息存貯起來，可以隨時存取、隨機分類，節省了大量查閱檔案的時間，并避免了重復性操作的誤差。②人事信息處理的快速準確性。人事信息的處理實質上是利用有關信息對某種具體問題作出決策的過程。這個過程經常是規定了時間和空間范疇的，所以信息處理必須快速準確。由于計算機在人事管理工作中的應用，特別是某些管理模型的產生，使抽象的事物量化成為可能，提高了決策的準確性。③信息數據的確鑿性。人事管理工作政策性很強，而且每項決策都關系到職工和單位的切身利益，因此要求數據信息必須準確無誤。④人事信息的保密性。對于屬于機密的人事信息要求嚴格保密，不得隨意泄漏，否則將會給工作帶來不良影響，甚至會造成一定損失。⑤人事管理的邏輯性和嚴密性。人事工作具有很強的邏輯性和嚴密性，如工資工作，在上級調資政策的限定條件下，對每位職工的情況進行具體分析、對照，使得調資方案與政策條件一一對應，否則方案就會出現錯誤。

二、計算機在人事管理中的應用分析

1電子數據處理和管理信息系統的開發利用。目前使用效果較好的DBASEI和FOXBASE等系統已能很好地通過數據庫的形式將各種數據和信息按要求進行運算、統計、分析、檢索、合并、分類、打印報表等，存取極為方便。但是這些系統使用起來命令繁瑣，不易普及和推廣。因此，應該建立和開發一套工資管理、職稱管理、文書文件管理、人事檔案管理等綜合管理的信息管理系統，使系統具有簡單易學、使用方便、易于普及的特點。

2計算機輔助模型仿真應用。勞動力管理和分配模型。勞動力管理和勞動分配問題是一個復雜的經濟問題，把勞動力供給與需求函數以及勞動的數量和質量等多種因素結合起來，確定工資參數和函數關系式，建立合理的數學模型，通過計算機的復雜計算，使勞動用工和工資分配更加合理，真正實現勞動力的合理使用，貫徹按勞分配的分配原則。職稱、考核評定模型。目前崗位責任考核與職稱評聘工作中需要解決的問題是把職工的工作業績和技術技能盡可能量化，便于考評，以減少人為因素的影響和不確定性因素的干擾。要做到職稱評定和考核結果公平合理、真實可靠，確保有真才實學、成績卓著的技術人才和管理人才脫穎而出，同樣需要建立合理的數學模型，這個模型應具有動態與靜態的結合，連續與離散的結合，確定性與隨機性的結合。專業隊伍建設計劃模型。專業梯隊的建設與人事編制的矛盾一直是人事工作中棘手的問題，在處理二者的關系時，往往顧此失彼。如果能夠把教學門類、課時時數、專業人員分布、各類職務的合理比例、上級下達編制等變量之間通過數學表達式形式表達其相互關系，通過運籌分析和計算，這一矛盾也就容易解決了。除了以上模型外，還有繼續教育模型、津貼和獎金分配模型等都可以建立，而且，計算機的應用研究已經表明，現在完全可以仿真求解復雜的數學模型，所以盡快把計算機應用到人事管理工作中來，可使管理水平和效率有很大的提高。

三、在人事管理中如何用好計算機

1建立工資管理系統，實現管理手段現代化。在高校人事工資管理中的計算機應用，應達到能提高人事工資管理水平，極大提高工作效率。使用計算機管理高校人事工資，所反映的人事數據信息比較全面，統計結果一目了然，而且建立的計算機信息管理系統可以包含多個應用子系統，可以處理大量的復合文檔的數據信息。越來越多的高校人事工資管理者已經認識到運用計算機技術進行高校人事工資管理和交流的便捷。

目前各種工資系統軟件已形成一定規模并初見成效，但良莠參差。高校人力資源管理部門要結合自己學校及本地區的實際情況，有選擇的開發實用且操作簡單的工資管理軟件。工資系統軟件和人力資源管理軟件要做到相互結合利用，信息共享，對事業單位工作人員正常的工資升檔、調整標準、職務變動、調整工資、調進調出確定和轉移工資、離退休人員增加離退休費、數據錄入、修改、查詢、統計和打印方便簡捷，以及完成上級部門各種審批表和花名冊的統計等工作，人員基本情況修改后，可自動計算出調整后的工資數據等這些煩瑣復雜的基層工資工作，工資系統軟件都應進行科學的設置和處理，均可自動完成。

2加強工資數據的分析，使工資管理工作達到更高的層次。高校工資管理長期以來滿足于完成國家規定調資等工作，忽視了對工資報表數據的分析。隨著計算機技術的飛速發展，VF6.0、Excel、Access等軟件已在人事管理中廣泛應用，可以將大量的工資資料數據通過這些軟件計算，從而達到工資數據分析的目的。實際工作中科學合理地編制各種工資制度、政策、方案的圖表，即使有大量基礎數據，但進行統計分析后，可知道將要投入的津貼是否用在了應投入的職工身上，學校制定的分配政策是否能激勵優秀職工的工作積極性，從而提出可行的最佳方案，為學校領導出謀獻策，為制定出符合學校實際情況的分配制度提供了真實可靠的依據，也是學校分配制度不斷調整的重要依據，為學校的發展起到了相當的促進作用，真正做到為學校經濟管理服務，因此必須重視工資數據的分析工作，這將是高校工資管理工作的一大轉變。

3增強人事勞資干部的整體素質和技能，體現高校的科學管理水平。人事制度改革是高校管理體制改革的核心，它包括機構編制改革、用人制度改革、分配制度改革和后勤社會化改革等內容。隨著高校改革的深入，對人才的素質和技能需要不斷提高，計算機的應用能力高低成為衡量新世紀人才素質的重要指標。可以說具備高超的使用計算機的能力對勞資管理干部既有重要性也有必要性。只有對知識不斷更新，學習創新知識和技能，才能滿足工作所需，才能滿足高校改革發展的需要，從而實現高校工資的科學管理。此外學校內部津貼分配必須建立在科學計量和嚴格考核教職工的勞動數量和質量的基礎上，也呼喚著先進的管理技術和經驗。充分利用高校高科技人力資源得天獨厚的條件，加強計算機知識的學習和技能培訓，利用計算機來進行大量的數據處理，提高工資管理的準確度和工作效率，不僅能增強自身的素質，又能真正滿足高校科學管理的需要。

總之，隨著計算機在人事信息管理中的應用，利用計算機替代手工操作，不但可以高效能大容量地收集、處理、存貯人事信息，大幅度地提高人事管理信息系統的工作質量和效率，而且可以及時掌握整個人事管理系統的全面情況，提供系統、準確的人事信息，促進人事工作的規范化及各項制度與指標體系的建立和健全，進而提高行政管理水平，還能提供各種加工處理了的人事信息，以滿足人事管理的特殊要求，適應新形勢對教職工隊伍提出的新要求，選擇方案，實現優化決策。