淺談展會立項前的信息收集工作

胡藝杰

摘要：一份成熟、完善、可行的展會立項策劃方案，是成功舉辦一個大型展覽會的關鍵。然而，客觀、有效的市場信息數據，則是訂立策劃方案主要的參考依據。由此可見，展會立項前的市場信息收集工作，是策劃舉辦一個展覽會的第一步，也是最基礎的一步。

關鍵詞：信息收集；展會

所謂市場信息收集，其過程就是一個系統的、有目的地、系統地收集、記錄和整理有關的市場信息和資料，客觀地反映市場態勢，為全面認識市場、進行市場分析和預測，以及為辦展機構進行科學決策提供依據。沒有掌握有關市場信息的會展策劃是盲目的策劃。對于策劃舉辦一個展覽會而言，市場信息收集主要涉及以下幾個方面：

1目標展會相關行業的基本信息

行業信息又要從兩個方面入手：

一方面是產業信息。產業發展狀況和產業的性質是影響一個展覽會能否成功舉辦的重要因素之一。產業不同，舉辦展覽會的策略和方法也不一樣。收集相關產業的有關信息主要是為了從產業的角度分析產業對舉辦展覽會可能產生的影響，以及產業給展覽會提供的可能發展空間等，為制定切實可行的展會舉辦策略奠定堅實的基礎。主要涉及以下幾個方面：

產業性質。一個產業的發展都要經過投入、成長、成熟和衰退四個階段。一般地說，處于成長期和成熟的產業，不論是企業的數量還是規模都達到一定的程度，比較適合舉辦展覽會，也有一定的發展前景。

產業規模。主要指該產業的生產總值、銷售總額、進出口總額和從業人員數量等，這些信息是策劃舉辦展覽會時需要參考的重要數據。例如，了解產業的生產總值和銷售總額可以為預測展會的規模提供依據，了解產業從業人員數量可以為預測展會的到會專業觀眾數量提供參考。

產業分布狀況。此項十分重要，因為它與以后展會的招展和宣傳推廣策略的制定密切相關，是以后制定展會招展招商和宣傳推廣策略的基礎，否則，上述策略的制定就會成為無的放矢，不具備可執行性。

廠商數量。從理論上講，一個產業擁有的廠商數量就是即將舉辦的展覽會的潛在參展商和專業觀眾的數量。如果產業擁有的廠商數量太少，則展覽會的潛在參展商和專業觀眾也會較少，展會舉辦成功的可能性也小。

產品銷售方式。一般而言，適合舉辦展覽會的產業都是哪些主要以“看樣成交”為主的行業，以及那些對產品的外觀設計和款式比較看重的行業。

技術含量。指該產業的產品以及生產設備所需要的技術的難易程度、以及它們的體積大小和重量等。了解這些，對于舉辦的場地選擇有著十分重要的參考意義。

另一方面是市場信息。舉辦市場化、商業性的展會，需要對市場進行全面的了解，要對各種市場信息進行全面地認識和深入的分析，并能在其基礎上作出科學的應對決策。如果信息不全、不準，憑此作出的決策就會出現很大偏差，有的甚至會使展會全盤皆輸。需要收集的市場信息主要有：

市場規模。某一產業的市場規模的大小，對在該產業內舉辦的展會規模會產生直接的影響。

市場競爭態勢。市場競爭較自由的產業，企業通過參加展會的方式，營銷自己的產品的積極性較高，在該產業舉辦展會成功的機率也較高。

經銷商數量和分布狀況。除生產企業外，各種經銷商也是重要的潛在客戶。他們既可能是參展商，也可能是專業觀眾。

行業協會狀況。產業內是否存在行業協會及其在行業內的號召力如何，對展會的成功舉辦有很重要的影響。

市場發展趨勢。主要是對該行業市場未來發展前景，做出科學的預測，這將直接影響到展會的未來發展。

相關產業狀況。指與本產業有產品使用關系的有關產業的狀況，即中間用戶或最終用戶，或者該產業是本產業生產設備和中間產品的提供者。了解這些，主要是為邀請和組織買家和觀眾做準備。

如果說產業信息所反映的產業狀況是舉辦展會的決策基礎，那么，市場信息所反映的市場狀況就是舉辦展會的決策依據。所以，兩方面都不可偏廢。

2國家有關的法律法規

不管是產業還是市場，它們都不同程度地受到國家有關法律法規的約束和影響。體現在三個方面：一是通過對國內外企業參展意愿和參展行為的影響來影響展覽會；二是通過對展會組織方式等的約束來直接影響展會；三是通過對展會舉辦單位的市場準入的限制來影響展覽會。需要了解的有關法律法規包括：

產業政策。指政府對產業產品的銷售、產品的使用和生產等方面的規定，如國家對香煙、酒等銷售方面的“專賣”的規定和對藥品在生產和使用方面的規定等。

產業發展規劃。指國家和地方政府對某一產業的發展所作的長遠和宏觀規劃。

海關有關規定。指針對某一產業的貨物進出口政策、貨物報關規定和關稅等，這些規定對海外企業參加展會將產生重大影響。

市場準入規定。一是對舉辦展會的企業或機構的資格的審定，另一個是國家對外資進入該產業的政策規定。

知識產權的保護。很多參展企業會發布新產品、推出新技術，如何保護這些新產品和新技術的知識產權，是展會主辦者所必須要考慮的問題。

其他規定。諸如交通、消防、安全等其他有關行業的規定。

3同類題材展會的信息

俗話說：“知己知彼，百戰不殆。”我們在策劃舉辦展會時，一定要對該行業內的現有展會的情況有所了解。特別是在本地和本區域的展覽業同行中是否有經營同類題材的展覽項目，并要給予密切關注該展會的各方面反應等。我們需要了解的信息有：

同類展覽會的數量和分布情況。同題材的展會數量越多，對在該產業中策劃舉辦新展覽會越不利；同題材的展會分布離計劃舉辦的展會的地域越遠，對策劃舉辦的新展會越有利。

同類展覽會之間的競爭態勢。弄清楚同類展覽會之間的基本競爭關系，對是否策劃立項舉辦新展會和為新展覽會制定怎樣的競爭策略有著十分重要的意義。

重點展會的基本情況。“重點展會”，指那些規模和影響都較大、行業口碑較好，或者是與我們計劃舉辦的新展會有直接競爭關系的展會。我們要盡可能的多收集相關的信息，以供立項決策。簡單介紹一下收集信息的幾種途徑我們要盡量使獲取的信息客觀準確、全面系統且富有時效性。通常可以通過以下幾種途徑獲取上述信息：

委托專門的市場調查機構幫助收集。包括：專業市場調查公司、廣告公司、咨詢服務公司等。在委托這些公司幫助收集信息時，我們要向它們明確需要收集的信息的地域范圍、時間跨度和產業范圍等。

收集現成的資料。能夠提供能夠提供現成資料的渠道很多，如：政府部門公布的政策、法令和統計數據、各種信息中心和上級主管部門提供的資料，專業雜志和報刊以及書籍提供的資料等等。

市場抽樣調查。這種方法可以在一定程度上排除主觀因數的干擾，對調查結果能有一定概率把握度的推斷和估計。

通過網絡收集。在使用網絡收集信息時，要注意運用專業知識進行多方面分析和比較，去偽存真，力求信息準確可靠。

通過以上方法收集到各種信息后，我們就可以從時間、空間和產業三個角度對信息進行整理和分析。得出真實、及時、系統和適用的資料。根據這些資料，我們就可以進行展會展覽題材的甄選和確定工作了。