淺談學(xué)生紙質(zhì)檔案的重要性

王　月

摘 要：本文按時(shí)間順序，在檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案產(chǎn)生基礎(chǔ)上，舉例闡述了紙質(zhì)檔案的唯一真實(shí)的原始性、無(wú)法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性，說(shuō)明了學(xué)院學(xué)生紙質(zhì)檔案的重要性。

關(guān)鍵詞：院學(xué)生；紙質(zhì)檔案；重要性

檔案是在文字的產(chǎn)生和使用過(guò)程中誕生的，早在我國(guó)古代就產(chǎn)生了檔案，在明朝《明實(shí)錄稿本》中就有“戶部文檔不明”之說(shuō)，清朝《清太宗實(shí)錄》中戶部承政韓大勛等“故不記檔案”，這都是封建社會(huì)負(fù)責(zé)財(cái)政的戶部工作中發(fā)生的事。現(xiàn)在檔案的定義有很多，通常用到的定義是，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人，在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

隨著紙張的產(chǎn)生紙質(zhì)檔案也產(chǎn)生了，紙質(zhì)檔案是指用筆和紙的形式記錄和保存上述歷史資料的一種檔案形式。時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的日新月異，在計(jì)算機(jī)日益普及的今天，電子檔案產(chǎn)生了，盡管電子檔案在諸多方面的有著較多的優(yōu)勢(shì)，但在實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案的許多有別于電子檔案的特點(diǎn)也逐漸體現(xiàn)出來(lái)，下面從幾個(gè)方面談?wù)劶堎|(zhì)檔案的重要特性。

1 唯一真實(shí)的原始性。紙質(zhì)檔案的原始性，是與其它文獻(xiàn)檔案有所區(qū)別的根本所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點(diǎn)之一，而紙質(zhì)檔案完美的體現(xiàn)了檔案的這一特征。例如，紙質(zhì)檔案中最有原始價(jià)值的原始文稿即原稿，又稱底稿，是當(dāng)事人經(jīng)過(guò)審閱修改最后生成的有效的文稿。原稿作為重要的原始文本，它用文字或符號(hào)的方式真實(shí)地記錄了當(dāng)事人此情此景此想，體現(xiàn)了文件生成者的思想和意圖。如在學(xué)生即將畢業(yè)領(lǐng)取畢業(yè)證和戶籍資料時(shí)，學(xué)院要求學(xué)生寫(xiě)畢業(yè)證和戶籍資料認(rèn)領(lǐng)單等，學(xué)生書(shū)寫(xiě)的這些認(rèn)領(lǐng)單資料，當(dāng)時(shí)用的材料紙和筆墨的顏色等都具有最真實(shí)的原始性。所以這些原始的紙質(zhì)資料體現(xiàn)了檔案的唯一性和真實(shí)性，較之于電子檔案其原始性顯得尤其珍貴。

2 無(wú)法替代的憑證性。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。紙質(zhì)檔案是從工作中直接使用的文件轉(zhuǎn)化而形成的，這種形成的自然性，決定了它記錄歷史情況的客觀真實(shí)性，因此成為人們信服的歷史證據(jù)。從紙質(zhì)檔案自身物質(zhì)情況看，它保留了當(dāng)事人的歷史筆跡，如在學(xué)生即將參軍時(shí)，學(xué)院有關(guān)教師在給該學(xué)生寫(xiě)在校表現(xiàn)情況等，當(dāng)時(shí)教師的個(gè)性化的落款姓名日期等筆跡字樣、筆墨顏色這些原始資料，都是日后難以偽造和修改的憑證性資料，是其它資料無(wú)法替代的，這些也是電子檔案無(wú)法比擬而望塵莫及的。

3 內(nèi)容材料的隱私性。每份紙質(zhì)檔案都記載了學(xué)生的許多個(gè)人資料，如學(xué)生姓名、年齡、出生日期、身份證號(hào)、家庭住址及家庭電話等，這些都屬于學(xué)生個(gè)人隱私，在一定范圍內(nèi)需要保密。當(dāng)利用者要向?qū)W院索取這些資料時(shí)，利用者必須按要求出示有關(guān)證明，經(jīng)過(guò)審查證明書(shū)合格后，我們?cè)侔凑沼嘘P(guān)檔案文件的管理規(guī)定，向利用者給予資料提供，否則，無(wú)法保證學(xué)生檔案資料不外流，對(duì)學(xué)生會(huì)造成不利影響。我們檔案工作人員有責(zé)任和義務(wù)，堅(jiān)守檔案管理人員職責(zé)，以保證學(xué)生個(gè)人戶籍檔案資料的安全性和私密性。

4 持久穩(wěn)定的安全性。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和已形成的原始特征不會(huì)發(fā)生變化，這種真實(shí)性和原始性是電子檔案無(wú)法保證的，這也是紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)更安全穩(wěn)定的原因。紙質(zhì)檔案一旦形成，我們只要對(duì)檔案的載體——紙張進(jìn)行妥善的保護(hù)（或修復(fù)），便可延續(xù)檔案的壽命。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，文件信息的所有內(nèi)容都固化在紙張上，所以紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)對(duì)用戶來(lái)說(shuō)都是透明的，所要紙質(zhì)檔案的保護(hù)即是對(duì)紙質(zhì)檔案的物質(zhì)實(shí)體的保護(hù)，即做好防蟲(chóng)、防霉等項(xiàng)目，避開(kāi)天災(zāi)人禍，遵守各項(xiàng)管理制度，做好保護(hù)有關(guān)項(xiàng)目，收藏好，就可以天長(zhǎng)日久的保存下來(lái)。而電子檔案就麻煩很多，在電子檔案文件歸檔時(shí)先要花些功夫來(lái)做好檔案內(nèi)容的完整性，電子檔案載體的物理狀態(tài)的完好性等工作，還要檢查是否會(huì)有病毒、信息能否準(zhǔn)確提出等，另外，電子檔案保存環(huán)境要求較高，不僅要防蟲(chóng)、防霉、防潮、防灰等，還要避開(kāi)磁場(chǎng)和電場(chǎng)。做好的電子檔案要備份一個(gè)，以確保電子檔案的萬(wàn)無(wú)一失。如果電子檔案與網(wǎng)絡(luò)相連，還要防止別人非法訪問(wèn)而泄密，以及病毒的感染。所有這些都說(shuō)明了紙質(zhì)檔案只要按要求存放，比電子檔案有更好的安全性。如在工作中存放在軟盤中某些重要文件，由于軟盤長(zhǎng)期使用，或存放軟盤的地方磁性材料的干擾等原因，導(dǎo)致軟盤無(wú)法讀取文件資料，給工作造成不便，如該文件無(wú)復(fù)制品，則將永久失去該文件。

5 提取利用的直接性。隨著辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)用于檔案管理工作已成為不可阻擋的趨勢(shì)。而電子檔案從其產(chǎn)生的那一刻起，就離不開(kāi)電，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)軟件等這些必須器材，否則將無(wú)法取得我們所要的有關(guān)檔案資料，由此可見(jiàn)電子檔案的依賴性。紙質(zhì)檔案則一目了然，不須要任何輔助器材，只要紙質(zhì)檔案保存完好，拿起來(lái)就可用，這種紙質(zhì)檔案與使用者之間沒(méi)有任何障礙的特點(diǎn)，就是紙質(zhì)檔案提取利用的直接性。如：在一次停電時(shí)，學(xué)生要查閱學(xué)生的身份證號(hào)，在翻閱紙質(zhì)文件檔案資料袋內(nèi)，很快找到了手寫(xiě)的學(xué)生身份證號(hào)原始資料，學(xué)生很順利的從全院眾多班級(jí)中查找到了自己的身份證號(hào)，如果沒(méi)有這份紙質(zhì)檔案資料，那還得等到來(lái)電了，再?gòu)挠?jì)算機(jī)中提出資料，這樣我們的工作效率就得到保證。

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子信息的洶涌而至，以計(jì)算機(jī)軟盤、光盤、磁帶、硬件平臺(tái)等光學(xué)磁性材料為載體的電子文件，帶動(dòng)了辦公室自動(dòng)化的迅速發(fā)展，于是產(chǎn)生了電子檔案，電子檔案以它查詢方便、檢索快捷等優(yōu)點(diǎn)沖擊著紙質(zhì)檔案，但是這并不意味著紙質(zhì)檔案將被電子檔案所代替，從某種意義上說(shuō)，電子檔案還將依賴于紙質(zhì)檔案而存在，因?yàn)樵陔娮訖n案歸檔時(shí)還必須做必要的文字說(shuō)明。另外，紙質(zhì)檔案有以上有別于電子檔案的眾多特性，紙質(zhì)檔案的不可替代性日益呈現(xiàn)出來(lái)。我們相信紙質(zhì)檔案將以其具有的獨(dú)特魅力，在今后相當(dāng)長(zhǎng)的歲月中，將與電子檔案一起，各有千秋的攜手共進(jìn)，為時(shí)代進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展發(fā)揮出各自應(yīng)有的作用。

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