醫院人事檔案管理的現狀

王　萍　李詠梅

摘要:醫院人事檔案是醫院的寶貴財富,人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分。加強醫院人事檔案管理工作對提高醫院管理水平,對人事檔案管理人員進行合理、科學、規范的考核,有利于優秀人才脫穎而出,有利于建立以競爭、擇優為導向的充分展示才能的選拔任用機制,加快醫院發展有著不可忽視的作用。醫院人事檔案管理工作如何發展是醫院管理者探討的重要課題。轉變觀念、增強服務意識、優化服務質量,健全制度、加大投入等是提高醫院人事檔案管理水平的重要措施。

關鍵詞:醫院人事檔案;管理;發展

醫院人事檔案是醫院在人才引進和人才管理過程中形成的,記述和反映個人經歷和德才表現,以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資、業務管理等部門在培養、選拔、使用和考核人員的工作活動中形成的,是個人經歷、學歷、思想品德、科研教學、職稱考評、繼續教育、業績考核以及獎勵等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。準確把握新時期醫院發展的特點,以人為本,積極踐行科學發展觀,加強醫院人事檔案管理,促進醫院人事制度改革,適應當前醫改是醫院人事檔案實行現代化管理的根本任務。

1醫院人事檔案管理的現狀

由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益,所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

醫院人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案材料需要專人管理,單獨存放。我院因辦公用房緊張,雖然人事檔案材料份數多,資料復雜,多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管,屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時歸檔整理,存在檔案資料不完整的情況。

2 醫院人事檔案管理的規劃

隨著醫院規模的不斷擴大,人事制度改革和人員模式改變,給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點,也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

2.1 增強對人事檔案管理目的和意義的認識

醫院人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎,轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發,提高檔案的使用價值,如人才信息軟件的開發,人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識,主動開發人力資源信息,變封閉式管理為開放式管理,由被動服務向主動服務轉變,不斷擴展延伸服務功能,將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室,為臨床、教學和科研工作提供優質、方便、快捷的服務。

2.2 健全醫院人事檔案管理制度

實行人事檔案的社會化管理制度,制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》,使檔案的管理制度更加完善和行之有效。規范醫院人事管理的流程,合理利用開發人才信息資源。制度建設一方面要適應完善社會主義市場經濟體制下的人事制度改革的新形勢,醫改的新政策,又要遵循人事檔案工作自身的發展規律,改革措施要落到實處,有實效,出高效。

2.3 加強醫院人事檔案管理,有效利用人才資源

醫院人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等,因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據,在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強醫院人事檔案管理,實行醫院人事檔案的社會化、開放式管理模式,有利于人才脫穎而出,有利于建立以競爭、擇優為導向的充分展示才能的選拔任用機制,更有效利用人才資源。

2.3.1 建立衛生技術人員業務檔案

建立衛生技術人員檔案,對專業技術人員的管理,特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告,學術論文(分級),專業技術成果鑒定書,典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:"三基"、"三嚴"考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立,為專業技術人員提供了有效的服務,為醫院管理提供了準確及時的信息。

2.3.2 實行人事代理,促進人事檔案的社會化開放式管理

人事代理是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物,是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式,是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此,人事代理有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展,人才資源的比較優勢將越來越明顯,人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化,人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業,人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。

2.3.3 建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理系統

建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎,是實現醫院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性,是保證信息準確可靠的基礎,是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源,達到一方收集,多方共享。以人事檔案信息系統為中心,建立計算機網絡分系統,如通過人事信息系統,完善財務工資系統,人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放,醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息,而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益,如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。

2.4 提高檔案管理人員的自身素質

新形式下要提高檔案管理的水平,必須提高檔案管理人員的專業技術水平,培養具有"創造型、復合型、協作型"多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神,努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術,了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式,使用科學的管理方法,通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設,充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性,從而提高工作效率,創造新的工作業績,為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制,通過擇優錄用,競聘上崗,把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃,關心他們的職稱晉升和工作業績,使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2.5 加強人事檔案管理的現代化手段

增加資金投人,引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備,增加檔案庫房,購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件,建立人事檔案的信息存儲和檢索系統,促進人事檔案資源的合理配置和充分利用,確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用,為醫院在發展培養、選拔、使用人才上提供堅實可靠的材料。

人事檔案管理作為人事管理的一部分,也是醫院管理的重要組成部分。通過指標分解讓職工參與管理指標的設立,讓員工都了解醫院的戰略規劃,認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用,從而提升醫院的整體管理水平,提升醫院的形象,增加醫院的經濟效益和社會效益。

參考文獻

[1]湖北省丹江口漢江醫院.《做好人事檔案管理促進醫院人事制度改革》

[2]黃石市五醫院,湖北黃石.《淺淡醫院人事檔案代理制度存在的問題及對策》