干部人事檔案的特點、價值與開發和利用

何潘毅　楊凌云

摘要:本文針對干部人事檔案的特點、價值及它在組織人事部門知人善任方面、落實干部待遇和了解人物歷史方面發揮的作用,圍繞鄧小平同志提出的“開發信息資源,服務四化建設”,就干部人事檔案資源的開發和利用進行了有益的探索。

關鍵詞:干部人事檔案;特點;開發利用

干部檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部份,它直接服務于干部工作,為落實干部政策、調整干部職級、解決干部待遇、研究歷史人物、歷史事件、總結歷史經驗教訓等方面提供重要參考和憑證作用。根據干部人事檔案的特點和價值,積極有效地開發和利用干部人事檔案信息資源,是新時期干部人事檔案工作的出發點和落腳點。

1干部人事檔案的特點

立檔單位的統一性。干部人事檔案材料是干部本人成長、發展的歷史縮影,它真實客觀地反映了干部的本來面貌,雖然每個干部的成長不盡相同,但是干部人事檔案材料圍繞干部成長經歷所收集的內容基本相似,有許多共性的東西,因此,干部人事檔案的立卷、分類是統一的、一致的,每卷干部人事檔案實體都分成十大類:履歷類;自傳類;鑒定、考核、考察類;學歷、學位、培訓、職稱類;政審類;參加黨團類;獎勵類;黨內外處分類;工資、任免、錄用、出國類;其他(可供組織上參考的)類。

形成材料的分散性。第一,干部人事檔案材料收集規定決定了干部人事檔案材料的分散性。干部人事檔案的材料內容,大部分是由組織人事部門形成的,也有其它各級部門形成的材料,比如獎勵材料,既有本單位的先進獎勵材料,也有省級國家的先進獎勵材料。干部人事檔案材料產生面廣而雜,材料形成單位不統一,材料分散在各地、各部門,有干部主管業務部門形成的材料,也有無隸屬關系、不相干的地區、部門形成的材料,如學歷、服兵役等材料的形成。第二,干部人事檔案管理體制造成了干部人事檔案材料形成的分散性。干部人事檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。

檔案實體的流動性。干部人事檔案會隨著干部的流動而流動,干部人事檔案的管理會隨著干部管理權限的變化而變化。由于干部的交流、調動,會經常性地帶來干部人事檔案的接收、移交,干部人事檔案的轉遞工作頗為頻繁。隨著干部人事制度改革的不斷深入,干部身份終生制的打破,經濟全球化的到來,干部人事檔案的流動會更加豐富,這種流動不僅在機關之間,而且會在全社會內廣泛開展。

檔案內容的動態性。干部人事檔案內容起始于干部身份的確立,終止于干部身份的結束。干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立,會隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容,即使干部退休了,還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成。因此,干部人事檔案內容經常處于一個動態的過程,檔案材料不斷地在變化、發展著。

2干部人事檔案的價值

干部人事檔案是組織人事部門知人善任的重要依據。知人是善任的基礎,而耍真正地做到知人,就得歷史地、全面地了解人,不僅要了解人的過去,而且要了解人的現在;不僅要了解其才,而且還要了解其德;不僅要了解其長處及特點,而且還要了解其短處及弱點。要做到這一點,必須在直接觀察了解干部的現時表現的同時,查閱干部人事檔案,系統了解一個人的過去經歷和工作情況。只有全面地歷史地了解干部,才能科學地用人,才能有效地防止不講德條件,而憑主觀臆斷和一時情感任用提拔干部的問題,同時還可以防止出現擅長科學研究的卻要他做管理,擅長管理的卻要他做學問的任非所學的問題。

干部人事檔案是組織人事部門落實待遇、澄清問題的重要憑證。如在解決干部的工資待遇、參加工作時間等方面都需要依據干部人事檔案。針對目前普遍存在的干部的年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高等問題,也需要通過干部人事檔案來查證核實。

干部人事檔案是研究和撰寫各類史志、人物傳記的重要材料。干部人事檔案數量大、范圍廣、內容豐富,涉及黨史、軍史、革命史等各個方面,有的材料是在戰爭年代中形成的,有的是在極其艱苦的歷史條件下保存下來的,是難得的史料。

3干部人事檔案的開發和利用

鄧小平同志曾經指出:“開展信息資源,服務四化建設”。如何開發利用干部人事檔案信息,更好地為干部人事工作服務,筆者認為可從以下幾個方面入手:

第一,變被動性服務為主動性服務。及時、全面地收集反映干部的政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等方面的檔案材料,為黨的干部工作服務,是干部人事檔案工作的根本目的。檔案信息利用工作開展的好壞,直接影響干部工作的效率和質量。要做好干部人事檔案信息的利用工作,一是要樹立服務觀點,增強服務意識,檔案工作者要有強烈的事業心和責任感,時刻牢記黨的宗旨,樹立全心全意為人民服務的思想,默默無聞地為黨工作,做好干部人事檔案材料的收集、鑒別、整理和干部人事檔案的管理工作;二是行動上要主動。不僅要注意收集已產生的材料,還要根據每個階段的需要,適時補充一些新的材料。如果檔案材料不齊全,就會影響或制約信息資源的開發和利用;三是方法上要改進。要改進傳統的材料收集、檔案管理、檔案利用方式,將干部人事檔案信息庫變為黨組織發現培養選拔使用干部的人才信息庫;四是措施要切實可行。要經常了解和掌握形成干部人事檔案的信息來源,注意溝通信息渠道,建立健全干部人事檔案信息交換聯系制度,形成干部人事檔案材料收集網絡,以提高干部人事檔案信息資源的利用率。

第二,變“死”檔案為“活”檔案。干部人事檔案部門要認真履行開發檔案信息資源的職責,轉變有礙于開發利用檔案信息資源的傳統觀念。一要破除傳統觀念的束縛,全面理解干部人事檔案的價值。在嚴格執行《保密法》和《干部檔案工作條例》的前提下,為開發利用干部人事檔案創造良好的社會環境;二要用歷史的、全面的、發展的觀點看干部,不能因一時一事的某些枝節問題而“一葉障目,不見泰山”。要有組織有計劃地收集、整理、宣傳介紹干部隊伍中堅持四項基本原則,勇于改革,在社會主義革命和建設事業中做出重大貢獻的中青年干部和科技工作者;三要在科學、審慎、求實的原則下,多渠道、多形式地向組織人事部門提供在社會主義現代化建設中具有典型意義的各類干部代表的檔案信息,為使用好干部提供依據。

第三,變傳統的管理方式為科學的管理方式。隨著科學技術的不斷發展,人類社會的不斷進步,近幾年干部人事檔案工作也得到了很大發展.因此,干部人事檔案管理部門的工作人員,應該積極探索,不斷進取,采用科學的管理方式,做好干部人事檔案的管理工作,以適應新形勢發展的要求。一是干部人事檔案工作人員要加強學習,拓寬視野,加快知識更新速度,擴大知識面,提高自己的政治素質和業務素質;二是要積極創造條件,逐步改善干部人事檔案工作環境,利用計算機管理干部人事檔案信息;三是要做好干部人事檔案的編研工作,為干部人事決策工作當好參謀,還要做好干部人事檔案方面的咨詢工作。

第四,變分散管理體制為集中統一管理體制。為有利于干部人事檔案的開發利用,應逐步理順和完善干部人事檔案管理工作體制,縣(市)一級應相對集中管理或集中管理,可集中在縣委組織部一家或由組織部、人事局、教委、衛生局四家管理,并按《條例》要求配齊檔案管理工作人員。有條件的縣(市)可以建立干部人事檔案管理中心,有利于配足干部人事檔案管理人員,有利于加強對干部人事檔案的管理和對干部人事檔案工作的研究,有利于根據不向行業、不同地域、不同職級固定干部人事檔案管理人員,實行專人統一管理,有利于提高干部人事檔案管理質量和使用效率,更好地為黨的干部人事工作和人事決策工作服務,為“四化”建設和經濟建設服務。

由此可見,在新的歷史條件下,如何利用開發干部人事檔案信息資源,發揮干部人事檔案的積極作用,是值得大家探討的。

參考文獻

[1]高湘洪.人事檔案管理的幾點思考. 《檔案時空》2007(12)

[2]梁克榮.新形勢下人事檔案管理問題淺析. 《蘭臺世界》2006(9)

[3]李華.創新高校檔案工作的幾點思考. 《檔案與建設》2006(7)