淺談采購成本的控制方法

易　燦　朱　鋒

摘要:本文通過對企業(yè)采購所存在問題的分析,提出以信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想相結(jié)合的方法來控制企業(yè)采購成本。

關(guān)鍵詞: 采購成本;信息技術(shù) ;控制方法

現(xiàn)代企業(yè)面臨著需求多樣化和個(gè)性化的雙重挑戰(zhàn),需要物料的采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)能夠滿足生產(chǎn)過程對物料柔性(多樣化)和剛性(質(zhì)量)的需求。從物流角度看,最初采購流程運(yùn)行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售的最終產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。然而,不少企業(yè)采購流程卻不盡科學(xué)、采購機(jī)制不盡合理,不利于生產(chǎn)和銷售,必須結(jié)合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理思想加以解決。

一、信息不暢和采購模式落后是企業(yè)采購存在的根本問題

1.信息沒有共享。組織間信息私有化、未經(jīng)集成,采購方與供應(yīng)方之間、企業(yè)采購部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實(shí)施者之間的采購信息沒有實(shí)現(xiàn)有效共享,對采購情況也無法跟蹤。

2.采供雙方未建立穩(wěn)定的合作關(guān)系。采購雙方以短期合作機(jī)制為主,造成了競爭多于合作,進(jìn)而導(dǎo)致了采購過程的不確定性。同時(shí)缺乏制約機(jī)制,缺乏對供應(yīng)商的評價(jià)和管理機(jī)制。

3.采購與物料需求計(jì)劃結(jié)合不緊密。不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購,實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計(jì)劃與當(dāng)前需求的平衡,并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。

由于不通暢的信息以及落后的采購模式,在市場需求發(fā)生變化時(shí),采購方不能改變已經(jīng)提供給供應(yīng)方的采購合同,企業(yè)響應(yīng)用戶需求的能力遲鈍。

二、綜合信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想控制采購成本的方法

1.運(yùn)用供應(yīng)鏈管理策略,采取協(xié)同采購模式

協(xié)同采購模式采用了供應(yīng)鏈的管理策略,強(qiáng)調(diào)協(xié)同的理念,著重與供應(yīng)商建立一種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,協(xié)同作用將隨著采購品種、數(shù)量和頻率的增加而增加。協(xié)同采購模式是解決采購問題的有效模式,它包括企業(yè)內(nèi)部協(xié)同和企業(yè)外部協(xié)同兩部分。

企業(yè)內(nèi)部協(xié)同是指企業(yè)內(nèi)部研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和財(cái)務(wù)等部門的協(xié)同配合,適時(shí)進(jìn)行物料、供應(yīng)商和采購價(jià)格等相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù),保證企業(yè)以合理的價(jià)格采購到所需的物料、確保數(shù)量與實(shí)施的正確交付,保證采購行為的高效實(shí)施。

企業(yè)外部協(xié)同是指企業(yè)與供應(yīng)商在庫存、需求等方面信息的共享。企業(yè)可以根據(jù)供應(yīng)鏈的供應(yīng)情況及時(shí)調(diào)整計(jì)劃及執(zhí)行情況。同時(shí),供應(yīng)商可以根據(jù)企業(yè)的庫存、計(jì)劃等信息調(diào)整供應(yīng)計(jì)劃。

供應(yīng)鏈管理?xiàng)l件下,通過協(xié)同采購模式,可以實(shí)現(xiàn)從“為庫存采購”到“為訂單采購”的轉(zhuǎn)化。采購活動(dòng)以訂單驅(qū)動(dòng)方式進(jìn)行,可以準(zhǔn)時(shí)響應(yīng)客戶的需求,降低庫存成本,進(jìn)而改變傳統(tǒng)的以庫存補(bǔ)充為目的的采購模式。

2.加強(qiáng)外部資源管理,采取集中與聯(lián)合采購模式

有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò),減少供應(yīng)商數(shù)量,與供應(yīng)商建立一種長期的、互利互惠的合作關(guān)系,摒棄傳統(tǒng)采購管理的缺乏合作、柔性和對需求快速響應(yīng)能力的不足。

集團(tuán)企業(yè)一般可以采用集中采購。集中采購是相對分散采購而言的,即采購組織使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的采購系統(tǒng),運(yùn)用信息技術(shù)重建采購流程,為多個(gè)企業(yè)實(shí)施采購。集團(tuán)總公司與各制造企業(yè)使用同一個(gè)采購軟件系統(tǒng),各部門可以自己訂貨。總部也可以全面掌握需求情況,派采購部與供應(yīng)商談判、簽訂總合同,在采購上將規(guī)模優(yōu)勢擴(kuò)大,降低采購成本。

中小企業(yè)產(chǎn)品不多,產(chǎn)品銷售沒達(dá)到一定規(guī)模,可以采取聯(lián)合采購方式抵御風(fēng)險(xiǎn)。 聯(lián)合采購指通過加入組織或采購聯(lián)盟,統(tǒng)計(jì)各不同采購組織的需求量,以獲得較好折扣價(jià)格的采購方式,從而降低采購成本。

3.信息技術(shù)與先進(jìn)管理模式的有效結(jié)合解決采購問題

信息技術(shù)與先進(jìn)管理模式(特別是ERP)的有效結(jié)合,解決了企業(yè)在采購過程中的問題。通過信息技術(shù)在企業(yè)采購中的應(yīng)用,為協(xié)同采購、集中采購等方式的運(yùn)行提供了可能,提高了采購效率,降低了采購成本。

全球采購?fù)ㄟ^網(wǎng)絡(luò)在地理上拓展了集中采購的范疇,打破和淡化了時(shí)間、空間的限制,實(shí)現(xiàn)了跨國間的詢價(jià)、報(bào)價(jià)、樣品傳遞、訂單下達(dá)、關(guān)稅上報(bào)等操作,企業(yè)可以在全世界范圍內(nèi)尋找原材料和零部件來源,滿足企業(yè)全球化戰(zhàn)略的要求。

在線采購作為全球采購的具體形式,為采購人員提供了一個(gè)快速降低采購成本的系統(tǒng)工具,即通過Internet在全球范圍內(nèi)即時(shí)地同供應(yīng)商進(jìn)行通信和交易,實(shí)現(xiàn)采購商和供應(yīng)商“雙贏”的新型采購形式。

準(zhǔn)時(shí)采購是為適應(yīng)準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)系統(tǒng)(JIT)的需要而形成的,即供應(yīng)商有能力“在需要的時(shí)候,向需要的地點(diǎn),以可靠的質(zhì)量,向生產(chǎn)企業(yè)提供需要的物料”的一種采購方式。

4.設(shè)置流暢的采購流程,搭建合理的組織結(jié)構(gòu)

采購流程包含為生產(chǎn)需要而選擇供應(yīng)商并購買物料所涉及活動(dòng)的業(yè)務(wù)過程。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效采購的基礎(chǔ),它應(yīng)具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。優(yōu)秀的采購流程需要有相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來支撐,這種組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是扁平化的,并支持先進(jìn)的采購模式,如集中采購、分布式采購等。

對采購數(shù)據(jù)實(shí)施管理是信息快速傳遞、共享的基礎(chǔ)。采購數(shù)據(jù)主要包括物料數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)和采購價(jià)格數(shù)據(jù)。應(yīng)該建立對采購數(shù)據(jù)的唯一性錄入、動(dòng)態(tài)更新和維護(hù)的機(jī)制。健全的采購數(shù)據(jù)可以快速地尋找并評價(jià)供應(yīng)商、詢購、形成采購訂單、審批、跟蹤采購情況。

5.集成相關(guān)業(yè)務(wù)功能

物料采購與銷售、生產(chǎn)、庫存、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、供應(yīng)等多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密相關(guān),需要得到相關(guān)部門的配合。因此,數(shù)據(jù)的共享和業(yè)務(wù)的集成對于實(shí)施協(xié)同采購模式是必須的和基本的。

6.第三方采購模式

第三方采購是企業(yè)將產(chǎn)品或服務(wù)采購?fù)獍o第三方公司。國外的經(jīng)驗(yàn)表明,與企業(yè)自己進(jìn)行采購相比,第三方采購?fù)梢蕴峁└嗟膬r(jià)值和購買經(jīng)驗(yàn),可以幫助企業(yè)更專注核心競爭力。

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(作者單位:湖南現(xiàn)代物流職業(yè)技術(shù)學(xué)院)